Инвентаризация офисного оборудования

    Доброго времени суток.
    Не так давно сменил место работы. Как говорится пришел и ужаснулся. В связи с недавним переездом данной компании в новый офис, вся серверная представляла собой жуткое зрелище -нагромождение коробок и пакетов с комплектухой и девайсами. Полуразобранные системные блоки и мониторы от мала до велика. Также удручал факт отсутствие, какой либо информации о кол-ве и характеристиках девайсов в целом по компании.
    Ну собственно это было не большое отступление.

    Задача.
    Произвести инвентаризацию.


    Способы решения:
    Вариант 1 – Автоматический скрипт по сбору конфигурации/информации с каждого компьютера в сети. (он к сожалению отпал сразу, т.к сеть очень разнородная)
    Вариант 2 – Вручную переписывать все оборудование. (не самый удобный вариант, но другого не было)

    Самое сложное начать, но глаза боятся, а руки делают.

    Разберем все по пунктам.
    • необходимо решить куда и в каком виде мы будем вносить информацию.
    • как этот процесс можно облегчить.
    • как опознавать данные девайсы (кто владелец и тд и т.п)

    1. Т.к время как обычно ограниченно и сделать все надо было еще вчера, решил использовать Ms Excel таблицу.
    Я решил, что инвентаризационный номер устройства будет составляться из двух частей (DEV-TYPE + ID )
    Вот примерная шапка таблицы (с вашими вариациями естественно)



    По пунктам
    ID – уникальный серийный номер устройства (я брал 4-ехзначные числа) начиная с 0001
    DEV-TYPE – тип устройства ( MON, PC, NB, SRV, NET, OTHER, PRINT ) по вашему пожеланию.
    MODEL – модель устройства
    SN- серийный номер
    ФИО – за кем закреплен данный девайс
    Должность, Проект, Примечание (это уже скорее опционально )

    2. Облегчить данный процесс можно только делегировав часть задачи конечным пользователям, не забывая о контроле процесса. Что собственно и было сделано – самому активному/сообразительному было объяснено как узнать конфигурацию его ПК ( в случае ноутбука/монитора/принтера где модель и серийный номер). Далее была выложена в общую папку данная форма инвентаризации, и оставалось ждать пока общая папка наполнится уже заполненными таблицами от пользователей. Конечно же без ошибок тут не прошло, приходилось подходить и проверять т.к путались где серийник, а где модель, но все равно это сэкономило уйму времени.
    3. Помочь нам опознать девайсы должны баркоды или их аналоги стикеры. Я выбрал стикеры из расчета, что данное решение будет бюджетное и менее трудоемкое ( здесь я к сожалению прогадал, т.к всем известно что, чем дешевле прибор, тем меньше в нем функций).
    Был куплен DYMO Letra Tag + пара кассет к нему(лучше брать бумажные ленты – пластиковые со временем имеют тенденцию отклеиваться).

    Из плюсов можно отметить что, он вполне портативен и интуитивно понятен в управлении.
    Из минусов – отсутствие английской раскладки, отсутствует возможность автоматической нумерации стикеров.

    вот как он выглядит

    кассета вставлена

    !6! батареек AA -напечатал порядка +300 стикеров (должно хватить еще на столько же)

    вот пример готового стикера


    В итоге мы уже подготовили таблицу с информацией предоставленной пользователями + собранную нами, осталось только пронумеровать оборудование. Далее распечатать ваш список и стикеры к ним. Я печатал стикеры в два ряда. Сверху DEV-TYPE Снизу его ID. После чего довольно трудоемкий процесс оклеивания и вычеркивания из списка уже оклеенных девайсов.
    Также необходимо создать сводную таблицу, т.к. не очень удобно читать таблицу из 200-300 позиций по всем устройствам. В этом нам поможет функция уже встроенная в Excel. Вставка -> Сводная таблица.




    Далее показан пример как создать простейшую сводную таблицу, с выводом информации по кол-ву оборудования по проектам


    Небольшой нюанс, при добавлении нового оборудования сводную таблицу необходимо создавать заново.

    Выводы

    • Нужно заранее продумать какие аспекты вы хотите отразить в инвентаризации.
    • Блокнот со списком оборудования прокатит когда у вас не более 20 девайсов (ИМХО).
    • Лейбл-принтер нужно брать более функциональный.
    • Постараться делегировать часть задачи для ускорения ее выполнения.
    • При появлении нового оборудования не откладывать на завтра его внесение в список (т.к завтра будут новые задачи, велик шанс про это забыть).


    PS. Заранее извиняюсь за качество фотографий (камера телефона).
    PSS. Нe уверен что правильно подобрал блог. Куда перенести посоветуете?
    Поделиться публикацией
    Похожие публикации
    Ой, у вас баннер убежал!

    Ну. И что?
    Реклама
    Комментарии 32
    • +1
      Вы молодец. Сам бы я все-таки остановился на сканере штрих-кодов.
      • +2
        эм… извращенный мозг видит QR-коды, распечатать и прикрутить вместо стикеров, и читать телефоном можно было бы…
      • +2
        Наверно все-таки проще было запустить на каждом компе что то типа Everest'а, и сохранить в файл собранную им инфу. А из файлов уже повыдергивать скриптом нужные строки и заполнить таблицу.
        • 0
          Ну сеть слегка разнородная. Linux, Mac, Win — всего примерно поровну. Также есть сетевые хранилища например.
        • +1
          > Как говориться
          > глаза бояться

          ошибок намного больше, но это самое ужасное…
          • 0
            спасибо, исправил.
          • 0
            Делал один раз инвентаризацию на обьекте с примерно 600+ единицами оборудования (системник, монитор, принтер, мфу), её надо было делать по факту наличия оборудования, месте где оно находится и кто за ним сидит.
            С системниками и мониторами было в принципе просто, все они были от HP и на каждом есть стикер с детальной информацией о такой как модел, оперативка и проц, а так же баркод с серийником.

            Взял мини-ноут Asus S200 из запасов с дополнительным внешним аккамулятором и ещё одним запасным, баркод сканер из архива, excel таблица и вперёд с песнями.
            • +1
              У нас ocsinventory-ng + gpli. Но его надо немного допиливать, например есть баги с русской кодировкой.

              Принтер для наклеек PT-1280 — очень нравится.
              • 0
                Спасибо. Удобнее что там есть автоинкремент значения. К сожалению времени было не много потому в Комусе что было то и купили.
              • 0
                «при добавлении нового оборудования сводную таблицу необходимо создавать заново»
                — это очень странно. Попробуйте в меню «Работа со сводными таблицами» — «Параметры» — «Данные» — «Источник данных» указать новый диапазон (добавить новые строки) и обновить сводную таблицу
                • 0
                  Пробовал, был косяк если в уже существующей записи меняешь значение, оно оставалось в сводной и при сортировки оно выплывало.
                  • 0
                    В OpenOffice достаточнно было просто обновить сводную таблицу.
                    Я уверен, что в MS офисе должно быть также (или даже проще).
                    Возможно проблема связана с параметрами самой сводной таблицы (при создании)…
                    • 0
                      Вкладка «Данные» — кнопка «Обновить»
                  • 0
                    Самое смешное, что у нас в организации этот метод уже года 4 используется примерно. Причем термо-принтер точно такой же! Сижу смеюсь, потому что такие совпадения просто редкость))
                    • 0
                      Примечание — не создавать заново, а в мастере исходных данных — просто задать новый диапазон, или еще лучше сразу в кач-ве исходных данных для сводной задать целиком столбцы. Тогда при добавлении, удалении — придется только жать на кнопку «обновить сводную»
                      • –2
                        Total Network Inventory сделает это за 10 минут без мозгоебства и признания собственной никчемности перед остальными сотрудниками.
                        • 0
                          ну если вы считаете себя никчемным когда просите о посильной помощи, мне вас искренне жаль.
                        • 0
                          А мне очень помогает checkcfg и программка sklad того же автора — еще и позволяет мониторить изменения софта и железа почти в реальном времени. checkcfg.narod.ru/. Бесплатна и для коммерческого использования.
                          • +1
                            Я пользовал батник в общей расшаренной папке, который запускался в 2-3 ночи. Из батника в фоне Эверест, формировал сводный отчет, который складывал в папочку на сервере. На сервере программка учета оборудования автоматом засасывала конфигурацию и при изменении конфигурации кричала «Алярм! Пропала планка памяти!»
                            Ночью по WakeOnLan в 2 часа ночи все компьютеры по очереди просыпались на антивирусную проверку и бекап. Прогонялся антивирус, сливался бекап, сгонялся отчет, компьютер выключался.

                            Произвело неизгладимое впечатление на дизайнеров, однажді оставшихся поработать на ночь:)
                            • 0
                              Да, но это решение only for Windows. Я делал в предыдущих компаниях через Kaspersky Admin Kit (проверка + сбор инфы). Everest + Access DB.
                            • 0
                              А сколько этикеток в одной кассете?
                              Из сайта не понял…
                              • 0
                                Там метров 8 насколько я понял. Кол-во наклеек зависит от того какой длины они будут.
                              • +3
                                Ну если начальник ИТ отдела (!!!) неспособен автоматизированно собрать информацию с компьютеров своей хе сети, то я вас даже не жалею. Разнородность ЛВС не может служить оправданием собственной тупости. Своим постом вы расписались в своей некомпетентности. dixi
                                • 0
                                  … Напомнило в списках — компьютер (белый процессор) «Titan Cooler on board»)))
                                  Хорошая штука, а мы все по старинке, малярный скотч и маркером на нем…
                                  • 0
                                    Это, конечно, все здорово вы придумали… но, действительно — чем вариант «OCS Inventory+GLPI» не устраивает?

                                    Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                                    Самое читаемое