Как не «попасть» на ERP-систему

Потребность в автоматизации бизнеса существует, и автоматизировать бизнес нужно. Однако, почему-то в России, статистика подобных проектов не очень впечатляет. Причин тому много, но одна из них — банальный обман клиентов на стадии переговоров, когда клиентам буквально пускают пыль в глаза и рассказывают истории успеха, а при внедрении клиент понимает, что ему предлагают дырку от бублика.

Очень часто неудача проекта по внедрению ERP системы связана с тем, что система совершенно не оправдывает ожидания заказчика. В процессе выбора решения заказчик видит одно (верней не видит, а слышит), а на деле, когда пытается внедрить продукт, понимает, что его буквально обманули, и приходится за свой счет разрабатывать элементарную функциональность.
Вот несколько советов, соблюдая которые можно существенно снизить риски неудачного выбора и внедрения ERP-системы:

• Не покупайте кота в мешке и исходите из того, что вас хотят обмануть. Будьте на чеку и не расслабляйтесь в процессе презентации erp-решения (хм, а решения ли? Это еще вам проверить предстоит). Производитель должен вам дать максимум информации о функциональных возможностях системы. И не просто в виде красочного буклета, где написано, что «мы можем это, вот это и еще много-много чего, а вы будете просто счастливы, когда купите наш продукт и дела у вас пойдут как на том восходящем графике в нашем рекламном буклете». Все функциональные возможности системы должны быть формально описаны и подкреплены инструкциями, где должно быть написано, как конкретно работает тот или иной функциональный участок.
• Определитесь, что вы хотите. Я тут недавно у одного из заказчиков поинтересовался задачами, которые он хотел бы решить. Ответ был гениальным — «Хочу наладить управленческий учет». Определяйтесь конкретнее, расписывайте детальнее свои требования. Определяйтесь с конкретными инструментами, которые вам нужны. Чем более детально вы опишете свои требования, тем сложнее будет вас обмануть.
• Пробуйте. Постарайтесь получить возможность попробовать систему, которой заинтересовались. И не просто «потыкать кнопки», а например, пройти как можно больше цепочек конкретных бизнес-процессов и убедиться что работает, а что «не очень». Встретьтесь с представителем. Перед встречей вооружитесь списком функциональных требований и приготовьтесь к тому, что вам всю презентацию будут пытаться пустить пыль в глаза. Не покупайтесь на фразы «легко настроить», «сто раз внедряли», «здесь этого нет, потому что это демо-версия». Или вам показывают, или этого нет. Если не показали, значит это нет! Если вам что-то показывают, но вам это не понятно, не стесняйтесь попросить повторить. Вникайте в детали и постарайтесь вникнуть, как именно вы будете работать с этой системой, если попытаетесь ее внедрить.
• Изучите инструкции. Попросите производителя предоставить вам инструкции для администрирования системы и инструкции для пользователей. В этой части, как правило, у производителей огромные проблемы. Ну и конечно это большое поле для возможности зарабатывать деньги на обучении ваших пользователей. Поэтому возьмите эти инструкции и поработайте в тестовой системе по ним. Постарайтесь понять, насколько они применимы в реальной жизни и насколько они понятны. И если вам с серьезным видом будут рассказывать о том, что «мы в каждом случае разрабатываем отдельные инструкции», то предлагаю вам еще раз перечитать первый абзац статьи. Чушь полнейшая. Нет инструкций — готовьте деньги.
• Готовность и еще раз готовность. Чем больше продукт готов к эксплуатации «здесь и сейчас», тем меньше он вам будет стоить в результате, и тем ниже ваши риски неудачного внедрения. Вы должны стараться купить не продукт, который потенциально все может, потому что так сказано в том красочном буклете, а продукт, который уже сейчас многое может. Поэтому, когда будете смотреть продукт, просите показывать продукт не абстрактно, а конкретно. Например, как работает система управления затратами, поставками, продажами и т.д. Не надо слушать рассказы продавца о том «как космические корабли бороздят просторы вселенной» и как «уже сто раз мы это внедряли». Вот конкретно, с чего и кто начинает, куда и что заносит, что происходит дальше, и чем все заканчивается. Таким образом, вы сможете понять, какие готовые инструменты есть в системе. Потому что лучше пользоваться каким-то готовым инструментом, и, возможно, в чем-то себя немного ограничить, но в 10 раз дешевле, чем сделанным «под себя», но в 10 раз дороже. Кроме того, любая разработка — это риск, потому что не факт, что она заработает.
• Не боги горшки обжигают. Любое внедрение ERP — это не только и не столько бизнес-консалтинг, сколько уйма рутинной работы по настройке системы. Работу эту делают обычные люди. Они не боги, просто они знают, как это делать, да и то не всегда. Потому что даже у них может не быть инструкций, как это ни странно. И вот эту работу лучше делать самостоятельно. Если есть инструкции, конечно. Не бойтесь самостоятельно настраивать продукт. Если есть качественные инструкции, вы справитесь. И в дальнейшем будете более независимы от производителя.
• Добивайтесь референс-контактов или даже визитов. Не надо соглашаться на контакты и встречи с IT-администратором клиента. Они никакого отношения к ERP не имеют, да и «договориться» продавцу ERP с ними гораздо проще. Лучше попытаться контактировать с руководством клиента.

Простой пример. Не так давно в мою компанию обратились два очень показательных потенциальных клиента. Один прислал требования на двадцати листах A4, а другой прислал фразу «я ничего в этом не понимаю, но хочу, чтобы все было автоматизировано. Что вы можете мне предложить?». Как вы думаете, в каком случае шансов внедрить erp больше?

Помните главное — внедрить то, что есть, гораздо легче, чем внедрить то, чего нет.