Работа редакторов выглядит как бесконечный творческий процесс, но на самом деле большую часть рабочего времени мы тратим на рутинные задачи. Это скучно, грустно, но нужно. Чтобы сократить время обработки информации, мы используем несколько технических штук, о которых я расскажу в этой статье.
Я — Алла Шильман, редактор на Госуслугах, и это моя новая статья про сокращение времени при работе над типовыми задачами через использование шаблонов, жёстких форм и конструкторов.
Сказка о потерянном (рабочем) времени
По закону Парето 80 % результата достигается за счёт 20 % усилий. Остальные 80 % усилий, по нашему опыту, обычно сливаются на типовые задачи низкого уровня: редактирование однообразных текстов, исправление ошибок и т. д.
Например, вот как может выглядеть драфт от заказчика и итоговый текст. Для удобства восприятия назовём этот пример «Улыбающийся питомец». Почему? Читайте поступивший драфт и смотрите то, что в итоге из него получилось:
Драфт | Итог |
Приглашаем вас присоединиться к волонтерам на субботнике в лесном массиве, где гуляют питомцы приюта! 15 июня, в теплое летнее утро, добровольцы отправятся в живописный лесной массив, где обычно прогуливаются четвероногие питомцы приюта. Разделившись на небольшие группы, участники субботника тщательнообследуют каждый уголок леса, аккуратнособирая и складывая в мешки все, что может причинить вред прогуливающимся собакам. Стекло, металл, пластик - каждый найденный предмет будет бережно извлечениз земли и отправлен на утилизацию. После уборки территории мы отправимся на прогулку с собаками из приюта. Радостные питомцы, почуяв свежий воздух и свободу, с восторгом будут носиться по расчищенной тропе, с удовольствием исследуя каждый уголок. Гул их звонких голосов, смешивающийся с веселымщебетанием птиц, создаст атмосферу умиротворения и гармонии.. Для волонтеров это станет настоящим праздником — наблюдать, как пушистики безбоязненно резвятся на безопасной территории, наслаждаясь каждым мгновением. Улыбки на лицах четвероногих питомцев станут лучшей наградой за проделанную работу. Ведь именно ради этих радостных моментов и трудятся - чтобы подарить своим любимцам настоящую свободу и уверенность в том, что во время прогулок им ничего не угрожает. | «Мы в ответе за тех, кого приручили» — присоединяйтесь к акции помощи приюту для собак Приют для собак [***] — это место, куда попадают брошенные домашние животные. Волонтёры заботятся о них, но им нужна ваша помощь. Чтобы сделать выгул животных безопасным, нужно убрать мусор из лесопарка, где выгуливают собак Когда: 15 июля Где: лесопарк [***], сбор у третьей сосны справа от входа Форма одежды: свободная Инвентарь: предоставляется После уборки территории участники акции смогут пообщаться с питомцами приюта и принять участие в совместной прогулке |
Чтобы переработать этот драфт, редактору пришлось потрудиться. Краткий список того, что усложнило работу:
— драфт слишком длинный, много лишней информации;
— много орфографических и пунктуационных ошибок;
— стиль не соответствует требуемому информационному;
— текст не соответствует редполитике Госуслуг.
Проблемы не было бы, если бы «улыбающиеся питомцы» были единственным примером. Но аналогичные сложности регулярно возникали и при работе с другими карточками.
Как мы решали проблему потерянного времени
Мы проанализировали процесс работы редакторов, выявили основные проблемы и нашли способы их устранения.
Вся работа проходила в несколько этапов:
Этап | Задача | Что было сделано |
1 | Формулирование проблемы | Выявлено, что драфты имеют низкое качество → нужно его повысить. |
2 | Сбор информации о текущем состоянии | Зафиксировано среднее время работы редактора на 1 материал. Оценена стоимость одного «дефектного драфта» в человеко-часах: — на переработку одной карточки редактор тратит в среднем 15 минут — за полгода через редакцию прошло около 2,5 тысячи карточек — только на обработку этих карточек было потрачено 625 рабочих часов. Если бы задачей занимался один редактор, она отняла бы у него 78 рабочих дней — примерно 3,5—4 календарных месяца, в зависимости от графика работы и количества выходных и праздничных дней. То есть больше половины полугодия один редактор был бы полностью занят низкоуровневой, совершенно не творческой работой по переписыванию карточек. |
3 | Поиск конкретных причин проблем | Основные дефекты входящих драфтов: — фактические ошибки; — орфографические и пунктуационные ошибки; — нарушение стиля или тона; — несоответствие редполитике; — недостаточность информации. |
4 | Определение основных типов потерь | Выявили два типа потерь: — скрытые, или внутренние. Дефекты текстов, обнаруживаемые до публикации. Потери связаны с переделками, правками, задержками выхода материалов; — явные, или внешние. Эти потери выявляются после публикаций. Кроме затрат на исправление ошибок, они также включают опровержения и репутационные потери. |
5 | Внедрение решений, устраняющих причины дефектов | Чтобы повысить качество драфтов, мы: — составили максимально подробную инструкцию; — разработали жёсткую форму для ввода информации; — придумали калькулятор качества текстов; — организовали обязательное периодическое обучение для заказчиков. Обо всех этих методах подробно и с иллюстрациями я расскажу ниже. |
6 | Контроль | Оценить результат и поддерживать стабильность. |
Рассмотрим подробнее методы, с помощью которых нам удалось улучшить качество драфтов и снизить потери рабочего времени на этом этапе.
1. Жёсткая форма с подсказками
Много времени редакторы тратили на исправление типичных ошибок ввода информации, например заголовки длиннее допустимых, неверный формат телефонных номеров и т. д. Частично эта проблема была снята с помощью жёсткой формы, которую должны были заполнить заказчики. Для каждого из полей сделали подсказки. В строках, где длина текста была ограничена, например в заголовках, стояло ограничение по количеству символов (ри. 1).
2. Калькулятор качества текста
Калькулятор качества текстов — удобный инструмент, который мы используем в редакции. Отвечая на предлагаемые им вопросы, автор сразу же видит обобщённую оценку своего текста и места, которые нужно доработать. Это как чек-лист, только с оценками (подробнее о нём моя коллега Вероника Высотина писала здесь, скачать его можно тут).
За основу калькулятора текста для заказчиков мы взяли редакционный калькулятор качества, но в упрощённом виде, оставив в нём только действительно важные для заявок пункты (рис. 2, 3).
Калькулятор составили в Excel.
Лайфхак: чтобы не запутаться в формулах, сделать их красивыми и понятными, можно привлечь ИИ. При разработке калькулятора для заказчиков по этой задаче мы так и сделали:
Было:
=ЕСЛИ(ИЛИ(D7="Да"; D7="Нет"; D7="Неприменимо");ЕСЛИ(D7="Да"; 5; 0);0)+ЕСЛИ(ИЛИ(D8="Да"; D8="Нет"; D8="Неприменимо");ЕСЛИ(D8="Да"; 5; 0);0)+ЕСЛИ(ИЛИ(D9="Да"; D9="Нет"; D9="Неприменимо");ЕСЛИ(D9="Да"; 5; 0);0)+ЕСЛИ(ИЛИ(D10="Да"; D10="Нет"; D10="Неприменимо");ЕСЛИ(D10="Да"; 5; 0);0)
Стало:
=СУММ(ЕСЛИ(D7="Да";5;0); ЕСЛИ(D8="Да";5;0); ЕСЛИ(D9="Да";5;0); ЕСЛИ(D10="Да";5;0))
3. Инструкции
В заключение для всех, кто уже заполняет наши заявки или будет делать это в будущем, мы составили максимально подробную инструкцию, в которой постарались расписать абсолютно все аспекты заполнения заявок на публикацию контента с примерами и подробностями (рис. 4).
Мы не были слишком наивными и не считали, что все пользователи будут читать нашу инструкцию. Мы исходили из того, что в ней должен быть максимум информации для тех, кто всё же решит прочесть.
4. Обучение
Силами редакции мы разработали базовый обучающий модуль и провели обучение в формате небольшого онлайн-курса, на котором рассказали, как заполнять карточки и пользоваться калькулятором качества, что такое Редполитика и зачем она нужна, какие вопросы могут возникнуть и кому их задавать.
Итог эксперимента
Через месяц после проведения обучения, внедрения жёсткой формы заявки, выдачи инструкции и калькулятора качества текстов заказчикам количество затрачиваемого редакторами времени на обработку карточек уменьшилось на 30%. После отработки технологии мы смогли полностью отказаться от редакторской проверки. С предоставленными материалами заказчики теперь могут самостоятельно готовить свои тексты к публикации.
А мы задумались о том, как с помощью шаблонизации снизить ресурсоёмкость работы и над другими типами задач редакторов.
Шаблоны
Редакция Госуслуг выпускает большое количество разнообразного контента. Чтобы написать лендинг или рассылку, мы должны быть писателями. Чтобы создавать много лендингов, рассылок, системных и статусных уведомлений, пушей, смс, новостей, ответов на частые вопросы, сторис и других видов контента, нам нужна не только богатая фантазия, но и готовые шаблоны, которые упрощают работу над однообразным контентом.
Что было сделано
Разделили контент по основным категориям: рассылки, пуши и смс, лендинги, FAQ, баннеры, карточки и другие.
Подготовили инструкции, разработали типовые шаблоны и макеты.
Рисунок 5. Шаблон типовой рассылки и пример работы с ней Редактор может делать рассылку сразу в шаблоне, визуализируя и подгоняя блоки текста под требуемые размеры (рис. 5).
Рисунок 6. Готовый баннер и шаблон для работы с ним Аналогичные стандартные макеты разработали для большинства видов типизированного контента.
Перешли на конструкторы, которые разработали технические специалисты нашей компании. Появилась возможность собирать лендинги, рассылки и услуги из готовых блоков и сразу же, минуя этапы дизайна, вёрстки, разработки и тестирования, выводить в прод.
Расскажу о конструкторах подробнее.
Конструктор лендингов — это специальный программный комплекс, который позволяет с помощью набора готовых блоков собирать лендинги с нуля даже незнакомому с базовыми основами разработки человеку. Уровень сборки: от простых одностраничных вроде «Открытие салона красоты» до больших многоуровневых суперсервисов типа «Мой питомец» (рис. 7).
Сборка лендинга ведётся по типовым шаблонам (рис. 8) из стандартных блоков (рис. 9).
Процесс работы с лендингами на конструкторе достаточно прост: выберите шаблон новой страницы или загрузите готовый джейсон для редактирования → в левой части конструктора выберите нужный текстовый блок, плашку, заголовок, кнопку или другой элемент лендинга → добавьте новый текст или отредактируйте существующий. При этом в правой части экрана в режиме реального времени можно видеть, как меняется лендинг.
Примеры редактирования блока и текста в конструкторе лендингов приведены на рисунках 10 и 11.
Возможности редактирования текста ограничены стандартным набором. Можно:
— добавить новый абзац;
— сделать список;
— добавить ссылку, в том числе якорную;
— вставить неразрывный пробел;
— выделить жирным;
— изменить расстояние между абзацами;
— добавить попап;
— добавить кнопку.
Все эти блоки соответствуют гайдам Госуслуг.
Некоторые элементы полностью готовы, например кнопки сторов (рис. 12).
Конструктор рассылок работает по аналогичному рассмотренному выше принципу.
Возможности редактирования текста в конструкторе рассылок, как и в конструкторе лендингов, ограничены. Можно только добавить ссылку, список или неразрывный пробел, выделить жирным или разбить на абзацы. При этом все элементы выделения текста допустимы с точки зрения редполитики, а их ограниченное число стандартизирует блоки, снижая вероятность ошибок при сборке готовой рассылки или уведомления.
Экономим время с конструкторами
Конструкторы при работе с текстом не только упрощают работу и минимизируют ошибки, но и экономят время. Для сравнения: внесение правок в кастомный лендинг занимает в среднем от 1 недели — если речь идёт о сложных в разработке страницах. При использовании конструктора внести правки, согласовать их и вывести в прод можно в течение 1 рабочего дня. Подготовка рассылки к отправке с конструктором сокращается до нескольких часов.
Таким образом, при тех же самых имеющихся ресурсах мы можем выполнять гораздо больше задач, не уходя в овертаймы, стандартизируя свои тексты и уменьшая количество возможных ошибок. Надеюсь, наш опыт поможет и вам сократить работу с типовыми шаблонными задачами, освободив время для творчества.
Если у вас возникли вопросы или предложения, пишите в комментариях. Буду рада ответить на них.
