В продолжение предыдущего поста заглянем за кулисы RuSSIR Music Hackathon 2013. В данном тексте представляю вашему вниманию анализ события с точки зрения организатора. Надеюсь, этот рассказ будет полезен организаторам будущих аналогичных мероприятий.

Цели мероприятия

Идея проведения хакатона родилась, в первую очередь, благодаря школе RuSSIR. По моей субъективной оценке, предыдущие школы показали, что ее серьезной проблемой являлся недостаток интенсивной практики. Свободный и соревновательный формат хакатона представлялся наиболее удобным для применения слушателями школы полученных навыков при решении реальных задач. Кроме того, лично я — большой фанат музыки и музыкальных сервисов/приложений. Таким образом, основная тема школы — аудио-поиск — трансформировалась в музыкальную тему хакатона.

Анкета участника

Мы собирали фидбэк от участников после мероприятия, поэтому некоторые пункты будут иллюстрироваться статистикой из анкеты.

Принципы организации

Хакатон проходил в 24-х часовом режиме (с вечера пятницы до вечера субботы). Поскольку наша казанская команда никогда прежде не устраивала хакатоны, основным источником лучших практик проведения для нас стал HackDay Manifesto, а также мы полагались на консультации с нашими более опытными партнерами. Практически в самом начале было принято решение позиционировать наше мероприятие как открытое и бесплатное: мы рады были видеть среди участников людей, которые не имели никакого отношения к школе RuSSIR. Поскольку аудитория школы включала иностранных участников из Европы, изначально все материалы в процессе подготовки создавались и поддерживались для двух языков — английского и русского.
Намеренно мы предоставили полную свободу в выборе технологий для реализации. Полезным оказалось привлечение независимой команды тренеров (наши партнеры из Dream Industries). Очевидно, что не на всех хакатонах следуют этой практике, которая, вообще говоря, достаточно полезна, особенно для молодых разработчиков. В нашем случае, это было просто необходимо: тренеры также консультировали участников по вопросам использования конкретного API. Согласно анкете, до трети участников воспользовались помощью тренеров, и все оказались довольны результатами.
Что касается призов, в итоге — было два типа призов: один проект выбирался на основании wisdom of crowds (участники могли голосовать за любой проект, кроме своего), а другой — коллегиально командой тренеров. Кстати, согласно анкете, треть участников выступила за идею выбора проекта независимыми экспертами.

Площадка мероприятия

Выбор площадки проведения — один из краеугольных камней организации любого мероприятия. Специфика 24-х часового хакатона, очевидно, заключается в том, что необходимо особенно учитывать удобство места проведения. К сожалению, нам не удалось договориться о проведении мероприятия как с руководителем одного из местных коворкинг-центров, так и представителями центральной площадки основных мероприятий в IT-сфере в Казани — IT-парком. В итоге мы остановились на аудиториях здания Высшей школы информационных технологий и информационных систем Казанского федерального университета. Организация ночного мероприятия в университете — не самая простая задача, в принципе. К нашей удаче, руководство пошло навстречу и предоставило все необходимые разрешения. Понимая прекрасно, что в учебных аудиториях практически невозможно обеспечить необходимый комфорт, мы пришли к идее своеобразного ноу-хау — арендовали на ночь 16-местный номер в хостеле, располагавшемся в 10 минутах ходьбы, затем чтобы участники, кому это было необходимо, могли сходить отдохнуть и принять душ. Подавляющему большинству участников (даже тем, кто не воспользовался) эта идея понравилась.

Поиск партнеров/спонсоров

Нам повезло с тем, что НКП РОМИП — организация по проведению школы RuSSIR — стала базовой организацией проведения хакатона (это избавило от необходимых юридических усилий по подготовке спонсорских контрактов, проведения средств и т.д.). Важным было и то, что с самого начала наше мероприятие поддержал один из партнеров школы RuSSIR — компания Dream Industries, развивающая популярный музыкальный стриминговый сервис Zvooq.

Продвижение мероприятия

Для распространения информации о хакатоне мы использовали различные онлайн каналы: основную страницу с регистрационной формой на Timepad (также использовались рассылки), информационные каналы школы RuSSIR, страницу в Facebook, тексты на Codeforces и, естественно, на Хабре. Кроме того наши партнеры помогли нам анонсировать мероприятие на Теориях & Практиках. А также мы распространяли флайер оффлайн среди казанцев. Неудивительно, что по статистике львиная доля участников пришла через информационные каналы школы, также заметная часть участников выделяли друзей/коллег как источник первой информации о школе.

Инфоресурсы

Поддержка вспомогательных ресурсов также могла бы рассматриваться как важная часть подготовки к мероприятию. Так, мы использовали для описания идей и формирования команд Hacker League, популярную площадку для сопровождения хакатонов. Не секрет, что культура хакатонов только начинает приживаться в России, поэтому ключевым пунктом была подготовка специального FAQ, который затрагивал как общие, так и частные аспекты нашего мероприятия. Полезным для быстрого старта являлся и документ о рекомендуемых ресурсах, с которым участники могли ознакомиться заранее. Кроме того, во время хакатоне вся релевантная информация выводилась на специальной странице ресурса TweetWally, настроенного на хэштэг #russir. Согласно анкете, список наиболее полезных ресурсов оказался следующим: страница на Hacker League (29%), главная страница на Timepad (21%) и рекомендуемые ресурсы (16%).

Питание

Мы заключили контракт с ближайшим кафе, которое организовывало 4х разовое питание участников (два ужина, завтрак, обед). Кроме того, был один кофе-брейк, два доставки пиццы в качестве overnight food, и, естественно, энергетики, чай, кофе, соки, снэки, доступные в течение всего времени проведения хакатона. Пицца понравилась всем (не буду рекламировать заведение из федеральной сети, но можете обратиться ко мне в личку, если интересно). Выбор напитков — дело вкуса. Однако 28% респондентов отметили соки как наиболее понравившийся напиток, далее идут чай (25%), кофе (23%) и энергетики (18%).

Организационные промахи

Не совсем комфортна была скорость беспроводного Интернета (естественно, ключевая вещь при организации). Только 43% участников оказались довольны качеством Интернет-соединения. К сожалению, проводной Интернет был неверно сконфигурирован, и участники не имели возможности разгрузить сеть, пересев на другой канал.
Моим личным организационным промахом явился провал в переговорах о партнерстве с местными и федеральными музыкальными магазинами. Следуя заветам и практикам Стива Джобса, иллюстрированным, например, и в недавнем одноименном фильме, я, кажется, обзвонил все потенциально интересные представительства магазинов, убеждая их в целесообразности поддержки (естественно, имея наготове полноценное информационное письмо). К слову, как показал данный опыт такие переговоры необходимо начинать вести заблаговременно (даже не за месяц), так как многие не совсем понимают выгоды от своих вложений (реклама на определенный сегмент рынка — пересечение аудиторий ITшников и музыкантов), пусть даже сравнительно небольших. То есть, в принципе, имея больше времени, можно было бы успеть выйти на конкретные договоренности с одним-двумя магазинами. Но иногда доходило до смешного: некоторые даже признавались, что им реклама ни к чему — привыкли работать по-тихому.
Другой промах — не удалось привлечь музыкальную аудиторию (или IT-шников-музыкантов) для разнообразия мероприятия. Безусловно, всегда важно соблюдать баланс при такого рода вещах. Однако, как казалось, идея jam session смотрелась весьма адекватно мероприятию, но не была поддержана участниками.

Выводы и будущие планы

Общий консенсус всех людей, причастных к хакатону, — мероприятие удалось. То, что интерес к будущим мероприятиям такого плана есть и вне этой аудитории, показывает хотя бы опрос из предыдущего поста на Хабре (до 3/4 проголосовавших к этому моменту проявляют интерес к хакатону). С моей точки зрения, идея проведения музыкального хакатона в следующем году в Казани или Москве с участием ведущих музыкальных стриминговых сервисов — Zvooq, Яндекс.Музыка, Google Музыка и, вероятно, Spotify (должен прийти в Россию в следующем году) — выглядит вполне реалистично.

RuSSIR Music Hackathon 2013: заметки организатора