Планирование сроков и бюджетов для фрилансера

Вот уже почти три месяца я уволился из офиса и работаю на «вольных хлебах». «Халтуры» попадались и до этого, но я не брал более одного проекта и делал лишь то, что входило в мою широкую, но не безграничную область компетенции.
Я занимаюсь «программированием под ключ». Специализируюсь на проектах, требующих смежной компетенции, обычно я работаю с заказчиками долго — по нескольку лет. Я за то, чтобы исполнитель и заказчик работали вместе и помогали друг-другу найти оптимальное видение проекта. Мой процесс разработки выглядит так:

• Входящий запрос: либо меня находят, либо я отвечаю на какой-то заказ, размещенный на одной из бирж. Озвучиваю приблизительный прогноз по стоимости и срокам или прошу созвониться/списаться/прояснить непонятные моменты
• Если проект большой, то первым этапом идет проектирование, результатом которого становятся прототипы страниц (в balsamiq, если нужен визуальный дизайн, или сверстанные под bootstrap) + «архитектура» проекта: используемые технологии, схема серверов и т.д.
• Этот этап оплачивается отдельно, после чего, с помощью прототипов и «архитектуры» я предоставляю детализированную смету
• Смета обсуждается, иногда некоторый функционал выбрасывается, как слишком дорогой
• Если над проектом работают другие исполнители, то я добавляю их в свой YouTrack, там накидываются задачи, асайнятся на исполнителей и путешествуют из todo в done

Пока финансовая информация и сроки сдачи хранятся у меня в Google Docs. Я пришел к тому, что это не удовлетворяет моих потребностей, а именно я хочу:

• видеть в календаре сроки по проектам и текущее состояние (успевает ли проект)
• видеть, сколько я лично заработаю в этом месяце, сколько заплачу подрядчикам. Сейчас я не понял выгодно ли мне вообще работать на фрилансе: дополнительных издержек много, а денежный «выхлоп» пока примерно такой-же, как когда я работал в офисе. Дополнительно все осложняется тем, что большинство проектов фикс-прайсовые, поэтому, в отличае от офисной работы, я рискую не получить в конце месяца ожидаемой суммы, если проект запаздает
• лучше планировать даты начала следующих проектов/итераций, чтобы проекты не наложились друг на друга, с другой стороны, чтобы избежать «дыр» между заказами
• иметь collaboration tool для прояснения требований, желательно интегрированный с таск-трекером, скажем, чтобы была кнопка «требование ясно», которая бы создавала story в таск-трекере. Стори можно разобрать на таски уже в трекере

Частично эту проблему решают множество существующих решений, таких как Мегаплан, Basecamp, SharePoint и др. Речь идет не о таск-трекерах, а больше о CRM-подобном софте, который поможет мне лучше планировать продажи и отслеживать платежи. К сожалению, они все мне не нравятся, либо из-за чудовищного интерфейса, либо из-за того, что мне не хватает какой-то функциональности.

Если кратко, я хотел бы решение, упрощающее отношения фрилансер/небольшая студия — заказчик. Чтобы можно было обсудить, договориться, выставить счет, согласовать смету, подтвердить предоплату и перекинуть мяч в производство, когда разработчики закончат провести демо, подтвердить сдачу приемку и подтвердить оплату. При этом, я категорически не хочу тащить в этот софт таск-трекинг. Все управление проектами в CRM-системах реализовано просто чудовищно. Программисты любят Jira и YouTrack, а не Microsoft Dynamics. Эту задачу мог бы решить отдельный человек — «менеджер среднего звена», но я не хочу нанимать такого человека по ряду причин, в том числе из-за того что все, что может быть автоматизировано, должно быть автоматизировано.

На данный момент, думаю о том, чтобы написать самому себе такую софтину, хотя и понимаю, что это достаточно дорого. Уважаемое хабра-сообщество, вы сталкиваетесь с подобными проблемами? Интересно, как вы их решаете, каким софтом пользуетесь и пользуетесь ли?