Нужно ли управлять временем?
Если вы никогда не задавались этим вопросом, то вы наверняка имеете проблемы с организацией рабочего процесса.
Когда работаешь в сфере IT нужно непременно знать как правильно ставить задачи, в какой последовательности их выполнять, кому и что можно перепоручить, а что следует отложить, все это касается не только тим-лидеров, но и каждого сотрудника, который сам должен уметь разобраться в том ворохе задач которые ему поставил руководитель. Ведь правильная организация рабочего времени это безусловный показатель результативности.
Чем выше эффективность использования рабочего времени, тем быстрее и качественнее можно выполнить любой проект. Как мы знаем время деньги, а сэкономленное время это заработанные деньги для компании и соответственно для себя. Если вы менеджер или только целитесь в руководители, то надеюсь я вас убедил почему одно из главнейших качеств руководителя это умение управлять своим временем и временем всего отдела.
Скорей всего некоторые из вас неосознанно применяют некоторые принципы на практике в каком либо объеме, или уже начали использовать инструменты для управления временем. Но то что казалось бы так очевидно, на самом деле не так уж и просто.
Давайте разберемся с терминами и инструментами
Время можно ощущать на себе только когда вы ставите некие точки отсчета, и когда оно измеряется отрезками.
Одним из важнейших терминов является капитал времени, это всё то время, которое нам доступно для выполнения будущих задач, т.е. это своего рода обратный отсчёт, и необходимо понимать что оно ограничено.
Вторым таким термином будет бюджетирование времени, т.е. выделение отрезка времени на выполнение какой-��ибо задачи.
Дэвид Аллен является пионером в области тайм менеджмента, и он в своей книге “Getting things done” ввёл одноименный термин GTD (доводи свои задачи до конца).
Основным тезисом этой книги является то, что все поступающие к вам дела нужно регистрировать, все – это значит все без остатка. Выполнять задачи можно позже, но регистрировать их нужно сразу как они появились. После того как у вас образовалась «свалка» таких задач, необходимо начать их решать.
Для этого нужно сделать следующие шаги
- Выбери. Необходимо определить всё, что вы должны сделать.
- Проанализируй. Для каждой задачи необходимо определить какой будет следующий шаг. Если на выполнение задачи требуется не более пары минут – то лучше сделать сразу. Для более продолжительных задач необходимо определить адекватное время решения этой задачи, либо делегировать ее, если это возможно.
- Организуй. Все важные встречи необходимо фиксировать в календаре. Все остальные задачи перенесите в список задач на будущее. Наименее срочные задачи нужно хранить в списке «когда-нибудь сделаю».
- Проводи ревью. Ежедневно нужно просматривать список задач и календарь. Еженедельно нужно просматривать список проектов, будущих дел и делегированных задач.
- Сделай. Выполните задачу учитывая её время, важность, а также затраченную энергию.
- Отдохни. Всё, что не было сделано – всплывет на следующем ревью.
И теперь хочется перейти к инструментам регистрации задач. Самое главное, что нужно запомнить – голова не является таким инструментом. И на данный момент на рынке представлено множество предложений таск менеджеров и календарей (не буду ничего рекламировать), каждый может для себя решить сам, на крайний случай можно пользоваться ежедневником.
Одним из инструментов определения типа задач — является матрица Эйзенхауэра
А) Срочные и важные дела. Это неотложные проблемы, критические ситуации и т.п. Если здесь начали появляться задачи, это скорее всего значит, что вы в других квадрантах что-то не доглядели. Ситуацию упустили из-под контроля, либо из-за лени, либо из-за недальновидности. Естественно если постоянно решать подобные задачи, можно очень быстро перегореть. И всё ваше свободное время будет занимать тактические задачи, а над стратегией уже не будет времени подумать.
Б) Важные, но несрочные. В нём будут стоять наиболее перспективные и постоянные задачи, их профилактика, укрепление связей и отношений, новые возможности. Если большая часть ваших задач находятся в этом квадранте, то это означает, что вы находитесь на правильном пути. Находясь в нём, вы формируете в себе хорошие привычки, планомерность решения задач, эффективность, и конечно со временем лучше видите перспективу и целесообразность решения разного рода задач.
В) Срочные, но неважные задачи. Они вас отвлекают от основных дел, это те самые неожиданные поручения, которые вам подкидывают на работе. И мешают сосредоточится на важных цел��х. Обычно это делегированные активности. Сюда же можно отнести совещания, потому что зачастую большинство людей, которые там находятся не играют основной роли, либо вообще не нужны там.
Г) Несрочные и неважные дела. Это задачи без пользы и заниматься нужно ими в последнюю очередь, но мы занимаемся ими в первую очередь. Это то, что нас отвлекает, приятные активности, их ещё называют пожирателями времени. Сюда можно отнести соц. сети, веб-серфинг и тому подобное.
Вывод напрашивается сам собой, держать себя нужно в квадранте Б и как можно меньше времени уделять квадранту Г.
Чтобы так было всегда необходимо использовать определенный инструмент – система принятия решений.
Есть два параметра времязатратность (Т) и энергозатратность (Е), каждый из них оценивается по 10 бальной шкале и считается так Т+Е/2 и получаем затраты на решение нашей задачи.
Следом к ним добавляется ещё два параметра: результаты сейчас (R1) – это всё, то полезное, что приносит профит уже сейчас и потенциально-прогнозируемый результат (R2) – это всё то, в чём мы видим перспективность задачи, также оцениваются по 10-бальной шкале и считается так R1+R2/2 и получаем результативность нашей задачи. И чтобы получить ценность нашей задачи мы результаты делим на затраты.
Есть несомненные плюсы у этой системы, мы будем иметь понятие ценности дела, акцента на главном, и учимся прояснять ценность наших дел и также можно выявлять дела, которые можно поручить. Минусы тоже есть, субъективность, и конечно добавляется ��осредоточение на своих делах и на себе в целом.
Дальше хочу акцентировать внимание на принципе Парето (20/80)
Его суть заключается в том что, выбрав минимум самых важных действий, можно быстро получить значительную часть от планируемого полного результата и при этом дальнейшие улучшения могут быть неэффективны и не оправданы.
Делайте в первую очередь те задачи результативность которых самая большая
Наверняка у вас было такое, что в то время пока вы заняты решением одной задачи, на вас валятся другие более мелкие и казалось бы срочные дела, за которые вы сразу хватаетесь, откладывая основную задачу, в результате эффективность вашей работы падает, и результат будет совсем не такой какой от вас ожидается. В таком случае можно пересмотреть приоритетность задач и передать часть другим сотрудникам, а также назначить ответственного.
И конечно нужно упомянуть Брайана Трейси, с его принципом лягушки
Суть его в том, что самое неприятное для нас дело нужно делать в первую очередь, а потом уже браться за другие дела и для нас они будут уже менее неприятны и соответственно с большей охотой мы их выполним. Яркий пример это ведение технической документации и отчеты.
Следующий принцип, введенный специалистами — это принцип поедания слона
Любое дело можно делать потихоньку, т.е. большое дело мы пилим на маленькие задачи, которые не будут нам стоить больших усилий, и мы их будем планомерно делать, а в итоге будет решаться большая задача. Хотя конечно она съест много времени, но самое главное, что большая и сложная задача будет выполнена.
Когда запускается новый проект, зачастую известна конечная цель, хотя нередко бывает такое что и не известна, но вот как же до нее добраться. В первую очередь очень важно поэтапное планирование проекта за счет разбиения на мелкие задачи, очень важно четко распределить обязанности между разработчиками, важно назначать ответственного и давать конкретные сроки для устного отчета о результате, чтобы понимать что все идет в нужном направлении, также нужно понятно ставить задачу не только команде в целом, но и удостоверится что каждый понял свою задачу на сто процентов, особенно это касается новых сотрудников.
Далее хочется рассказать о том, что важным принципом является — умение говорить вежливое “нет”
И главная мысль этого принципа — необходимо отказывать не человеку, а именно задаче. Можно составить список таких задач, и заносить дела, которые не приносят никакой пользы и только отвлекают нас от достижения действительно важных дел.
Если вам сложно отказывать людям, ну к примеру, вы понимаете, что просьба человека для вас лично ничего не принесёт, то есть достаточно простой способ: возьмите перерыв, решите для себя будете ли вы выполнять просьбу человека и только потом уже дайте ответ. Ну а просящий должен понимать, что когда он просит, то ему может поступить отказ.
Ну и когда мы говорим об управлении временем, то необходимо упомянуть о том, кто ворует наше время.
Поговорим о пожирателях нашего времени
Дэн Кеннеди назвал их вампирами и установил иерархию для них.
- Самый коварный из них вампир-минутка, т.е. это незначительные просьбы вроде бы вам ничего не стоящие, но ворующие у вас драгоценное время. Конечно в работе скажем HelpDesk невозможно отложить срочные задачи, но в личной жизни нужно присмотреться к подобным проблемам.
- Следом идёт вампир-ерунда, его цель сбить вас с толку и отвлечь от существенных задач.
Бороться с ним необходимо взвесив для себя, приведет ли эта задача вас к чему-либо.
- Вампир-дверь открыта, это когда к вам приходят коллеги из разных отделов, которые отвлекают вас, они могут украсть у вас очень много времени.
- Вампир-телефон, это постоянно отвлекающие вас звонки, уведомления и тому подобное.
Хороший способ с ним бороться, естественно отключить его, когда нужно сосредоточиться на важной задаче.
- Вампир-непунктуальность, нужно требовать от других людей уважения к своему времени.
- Вампир-толпа, это значит следовать окружающим и делать как делают они. Нужно избегать этого, стараться не поддаваться этому и следовать своему расписанию.
- Вампир-бесцельность, дела, которые делаются без цели.
- Вампир-нытик, это оправдание своим неудачам.
И конечно же это не все пожиратели нашего времени, есть ещё и выполнение чужой работы, и попытки слишком много сделать за один раз, и плохое планирование рабочего дня и много чего ещё.
Теперь хочется упомянуть о том, что необходимо снижать время на выполнение задач и заставлять себя выполнять накопленные ранее задачи. Прежде чем начинать выполнять задачи необходимо сократить количество времени на их выполнение.
И одной из таких эффективных систем является Кайдзен, она учит увеличивать количество эффективного времени и учит организовывать своё рабочее пространство.
На русском языке она звучит как 5С:
- Сортируйте: необходимо избавляться от ненужного.
- Соблюдайте порядок: определить каждой вещи своё место.
- Содержите рабочее место в чистоте.
- Стандартизируйте процедуры поддержания чистоты на рабочем месте.
- Совершенствуйте порядок: стимулируйте его поддержание.
К примеру инженеру ЦОДа необходимо установить новый сервер или заменить существующий, он берет с собой сервер, берет к нему салазки, когда приходит до стойки выясняется что он забыл ключ, кладет сервер, салазки, возвращается за ключом, взял ключ, открыл стойку, демонтирует старый сервер, ставит салаз��и для нового, уже уставший начинает монтировать сервер и выясняется что эти салазки к нему не подходят.
Из за казалось бы ерунды, было потрачено существенное количество времени.
И еще, скажем эникейщику нужно установить программу пользователю, он идет через весь офис, вставляет флешку в компьютер, судорожно ищет нужную программу в папках “новая папка”,”новая папка (2)”,”123”,”qwerty”. Открывает папку “distrib” она оказывается пустой, он вынимает флэшку, бежит к своей тумбочке за другой флэшкой, сделав десять шагов он понимает что отдал флешку Пете, который сегодня заболел. И понимает что нужную программу теперь можно только скачать, и он возвращается на свое рабочее место, по дороге другой пользователь озадачивает его другой проблемой, и это можно продолжать до бесконечности. В итоге человек весь день работал, но все остались не довольны, в том числе и он сам.
После этих примеров я хотел бы донести такую мысль, что организация рабочего пространства очень важна для эффективной работы компании и руководство компании должно культивировать правильные принципы работы среди сотрудников разных уровней.
Мы научились всему что необходимо для правильной организации рабочего времени. И правильно собирать задачи и расставлять приоритеты этих задач, а также бороться с тем, что нас отвлекает от них, и как можно экономить время для их решения. И вот наконец-то можно приступить к их выполнению.
Теперь разберём методы, которыми можно и нужно заставлять себя выполнять те или иные задачи
Есть интересный метод «принцип помидора» — для выполнение какой-либо задачи, необходимо взять 25 минутный промежуток времени в который не предполагается отвлекаться от поставленной задачи, потом берёте небольшой перерыв, опять 25 минут, потом опять небольшой перерыв и таким образом вы распиливаете дела, которые необходимо выполнить.
Следующий метод – пирог времени, его суть в классификации рабочего времени, ведь не секрет, что большая часть наших дел практически однообразна и ежедневна. Так вот, можно начать вести тайм-трекер наших задач, целью его будет определить на что тратится наше время и в дальнейшем оптимизировать его и выяснить может вы тратите время на лишние задачи или вам не свойственные, где можно разгрузить себя и от чего отказаться.
Очень полезная вещь для новичков в компании, либо наоборот для особо загруженных ребят.
Следующий наш шаг – это инструменты
- Якорь – это подготовка к выполнению задачи, и желательно себя подготавливать бессознательно.
- Заточить карандаш – это подготовка инструментов таким образом, чтобы не отвлекаться на их поиск, чтобы они все были под рукой.
- Продырявьте сыр – любую задачу нужно выполнять по небольшим «укусам», либо шагам.
- Вознаградите себя – в конце необходимо себя наградить, естественно награда должна быть адекватна задаче.
И немного о неопределенных задачах
Работа в неопределенных условиях – когда задача до конца нам не понятна, но за нее необходимо браться и в дальнейшем мы получаем какие-либо дополнения или уточнения для ее выполнения и не всё будет известно заранее.
Такого рода задачи характерные для руководителей проектов, и в принципе для высокого менеджмента. И для выполнения такого рода задач необходимо корректировать свой первоначальный план при получении новых деталей , не нужно думать если к вам поступила не определённая задача, то и план для ее решения будет неопределённый и корректировать его не нужно.
Следует составлять адекватный план такой задаче и при получении новых деталей корректировать план, либо вообще его менять.
Ну и необходимо подвести обобщение, чтобы выполнять сваливающиеся на нас задачи
Главное то, что необходимо составить правильный режим дня и знать свои слабые и сильные стороны, всё необходимо делать планомерно даже небольшими шагами. И даже трудное дело станет для вас привычным, а в итоге может даже и приятным. А знание себя очень помогает в принятии разного рода решений.
На начальном этапе нужно уделять особое внимание пожирателям времени, и необходимо культивировать в себе полезные привычки. Награды и наказания, публичные обещания – нужны для мотивации, чтобы выполнять разного рода задачи
Вот и мы подошли к концу. В этой небольшой статье я ставил задачей себе не сколько рассказать вам очень много информации по этой теме, а побудить вас заниматься своим временем и начать уважать его если вы еще этого не делаете.
Литература используемая в статье:
— Келли Макгонигал “Сила воли”
— Дэн Кеннеди “Жёсткий тайм-менеджмент”
— Брайана Трейси “Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать”
— Дэвид Аллен “Как разобраться с делами”
