ERP система – гибкое решение для автоматизации сложных, многоступенчатых бизнес-процессов. Это универсальная единая информационная система, целью внедрения которой является оптимизация бизнес-процессов компании и получение конкурентного преимущества. Так как проекты по внедрению ERP требуют больших временных и денежных ресурсов, важно точно определить цели еще до старта проекта. Такой целью могут быть, например, улучшение показателя окупаемости инвестиций.
Кому подходит? Работа в ERP-системах востребована в таких сферах как, производство, ритейл, финансовый сектор, услуги, госсектр, строительство и многие другие.
Есть разные варианты реализации проектов на базе ERP. Это зависит от выявленных сложностей, поставленных задач и технологий внедрения. Минимальные сроки внедрения до точки промышленного старта составляет, не менее 9 месяцев. Окончательная стоимость внедрения зависит от многих факторов и рассчитывается индивидуально для каждого конкретного проекта.
Внедрение такой системы – это непростой процесс, и бизнес должен быть готов к этому мероприятию: иметь отлаженные процессы, и сотрудников, готовых к обучению.
Цели и задачи
Для того чтобы получить максимум выгоды при внедрении ERP, необходимо тщательно спланировать каждый этап проекта. Для начала важно поставить цели и задачи.
Основными целями являются:
автоматизация бизнес-процессов, производства, учета и управления;
оптимизация бизнес-процессов, использования всех ресурсов предприятия и затрат;
повышение эффективности бизнес-процессов и качества обслуживания клиентов;
увеличение темпов роста и прибыли;
улучшение показателя окупаемости инвестиций (ROI);
уменьшение оборотного капитала;
облегчение работы сотрудников;
получение расширенных аналитических данных;
интеграция с различными программами и оборудованием;
безболезненный переход со старой системы.
Подготовка к внедрению
Первым шагом может стать составление технического задания. В нем прописываются задачи, планирование, постановка целей, аудит, карта, архитектура, бюджет и сроки. Благодаря техническому заданию можно определить, как процессы, требующие автоматизации, так и показатели, требующие улучшения. Команду экспертов со стороны заказчика должны составлять: руководитель, руководители отделов, начальники подразделений, ит-специалисты.
Первичным этапом является подбор исполнителя и решения. Когда продукт и подрядчик определены, составляется план внедрения, учитывающий цели, задачи, требования и возможности конкретного предприятия. А также проводится финансовая оценка: вложения, получение экономии, окупаемость.
Важным пунктом является и обучение сотрудников. Часто руководству приходится сталкиваться с сопротивлением пользователей, которые неохотно идут на принятие нововведений. Необходимо провести работу с сотрудниками по переходу на новое ПО, а также по предотвращению саботажа. Для этого после внедрения всегда проходит этап поддержки пользователей.
Подходы к внедрению
Проектный подход
В виду сложности системы подход можно считать наиболее эффективным. Проектный подход включает в себя такие этапы как, обследование, моделирование, проектирование, разработка, внедрение и опытная эксплуатация.
Обследование может проводиться посредством анкетирования ключевых пользователей. По итогу обследования должен быть получен перечень требований, эскиз предлагаемой будущей модели, а также составлена архитектура ИТ-решений.
На этапе моделирования происходит тестовая реализация процессов и анализ функциональных разрывов. Вырабатывается методика реализации процессов, определяются участки проектирования.
На этапе проектирования функциональные разрывы анализируются и происходит проектирование будущей системы. Составляются задания на разработку по каждому блоку, форме, отчету. Первичное тестирование также является неотъемлемой частью данного этапа.
На этапе внедрения построенной и разработанной системы производится обучение по модифицированному функционалу. При необходимости пишутся пользовательские инструкции. По результатам этапа выносится решение о готовности системы к вводу в промышленную эксплуатацию.
Опытная эксплуатация проходит с организацией готовности всех блоков к работе в оперативном режиме. Решение периодически возникающих задач происходит в период промышленной оперативной эксплуатации системы.
Плюс подхода состоит в том, что он подходит практически к любым проектам внедрения ERP-систем. Он предполагает точность и цельность, но при этом здесь не возможно все предусмотреть, а также одна ошибка, может повлиять на изменение в тз и другие части проекта.
Поэтапное внедрение
В данном подходе проект рассматривается не как единый массив действий, а как последовательность отдельных задач. Подразумевает внедрение отдельных частей и модулей, а также полное обследование предприятия и определение всех автоматизируемых бизнес-процессов с последующей разработкой тз, в котором указывается: количество необходимых доработок, развернутый план работ с разбивкой на этапы, сроки и стоимость проведения каждого этапа внедрения системы ERP.
Плюсы подхода заключаются в снижении ошибок и их влияния на весь проект, а также быстрые первые результаты. Недостаток данной технологии заключается в более длинных сроках и отсутствии точных сроков и стоимости всего проекта. Внесение даже самых незначительных изменений повлечет за собой корректировку ТЗ, сроков и итоговой стоимости.
Agile
В этом случае внедрение начинается сразу, без какого-то предварительного плана. Уточнение и доработка плана происходят в процессе. Agile базируется на принципах сотрудничества, постоянной обратной связи от заказчика и непрерывного совершенствования. Подобный метод работы используется во внедрении коробок.
Основной плюс такого метода – работа по внедрению начинается быстро. Минусы – частые ошибки и переделки из-за отсутствия комплексного плана для всех частей, слабая вовлеченность сотрудников заказчика к тестированию и использованию и неопределенность результата.
Внедрение в рамках абонентского обслуживания (time and material)
Это подход, при котором проект оформляется на часы работы занятых на проекте специалистов и их разработки за эти сроки. Проводится экспресс-обследование организации, формируется план проекта внедрения ERP-системы и рассчитывается максимальная стоимость работ. Данная цифра прописывается в договоре, так же, как и стоимость часа работы специалиста, интегрирующего программу. План работ по внедрению системы ERP разбивается на несколько месяцев. В зависимости от общего объема рабочих часов определяется количество ежемесячных оплат.
Планирование бюджета
Теперь можно приступать к формированию бюджета. Затраты должны окупаться в четко установленные сроки. Важно заранее оценить задачи, их стоимость и выбрать такой комплекс, который и будет помогать в достижении целей, и не требовать излишних вложений.
При подсчете бюджета следует заложить дополнительную сумму к бюджету на непредвиденные случаи. Эти средства могут потребоваться при возникновении сложностей — организации обмена данными с ПО, которая не поддерживает существующий API, доработке базовых справочников, сложностях при переносе данных, реализации необходимых для успешного внедрения функций.
Окончательная стоимость внедрения ERP зависит от многих факторов и рассчитывается индивидуально для каждого конкретного проекта. Состоит она из стоимости программного продукта и лицензий, а также стоимости внедрения и поддержки. При расчете стоимости проекта учитывается: количество АРМ, трудозатраты, сложность проекта, доработки, интеграция с другими системами и т.д.
Эффект от внедрения
Увеличение выручки и сокращение затрат.
Оптимизация бизнес-процессов, увеличение их прозрачности и усиление контроля.
Повышение рентабельности производства.
Улучшение показателя окупаемости.
Повышение эффективности бизнес-процессов.
Преимущества внедрения
Синхронизация и контроль процессов. Благодаря внедрению вы сможете упорядочить получение данных и обмен ими на всех взаимосвязанных между собой этапах деятельности организации. Это положительно скажется на эффективности работы каждого подразделения.
Унификация отчетности. При помощи ПО ERP все финансовые и статистические отчеты выводятся согласно единому образцу, что значительно облегчает совокупный анализ текущих результатов работы отделов организации.
Функции для руководителя. Внедрение ERP позволяет активно пользоваться базами управления корпоративными знаниями компании, увеличивая функциональность руководителя.
Личный кабинет контрагента. Возможность участия клиентов организации. К примеру, они могут самостоятельно формировать заказ, отслеживать его статус, анализировать наличие материальных запасов, пополнять их в случае необходимости.
Безопасность данных. Администратор может категорировать всех пользователей системы, предоставив каждой категории доступ к определенным ресурсам и функциям. Действия каждого пользователя можно будет легко проверить.
Внешние интеграции. ERP-системы могут взаимодействовать с системами более низкого уровня, такими как технологическое оборудование, производственные комплексы и станки.
Взаимодействие. Внедрение ERP предусматривает наглядную демонстрацию результатов работы каждого подразделения, что помогает улучшить взаимодействие между ними.
Масштабирование. Модули ERP позволяют наладить централизованное управление и масштабировать принимаемые решения.
Контроль всех направлений работы предприятия. Внедрение ERP позволяет контролировать все рабочие процессы, протекающие в подчиненной организации.
Проблемы при внедрении
Успешное внедрение зависит от большого количества факторов. В ходе проекта компании могут столкнуться с рядом проблем:
нецелесообразность внедрения;
нет цели внедрения;
плохой план внедрения или его отсутствие;
плохое управление проектом;
нехватка ресурсов;
много доработок;
плохой контроль подрядчика;
мало опыта исполнителя;
плохое тестирование;
плохое обучение конечных пользователей.
Распространённые риски и проблемы проекта по внедрению ERP-системы:
недооценка масштаба, сроков, стоимости
срыв сроков и превышение бюджета
плохая информационная инфраструктура
саботаж сотрудников-пользователей
невовлеченность заказчика
неправильный выбор решения
отсутствие ожидаемого эффекта в срок
проблемы с интеграцией сторонних систем;
слабые инструменты аналитики.
В заключение отметим, что внедрение ERP-системы – дорогой и сложный процесс, который требует значительных временных затрат. Внедрение надо тщательно планировать, оценивать, контролировать и впоследствии грамотно использовать.
