Успех любой компании напрямую зависит от того, насколько эффективно используется время каждого сотрудника. Исследования показывают, что менеджеры среднего звена более 50% табельных часов тратят на непродуктивную деятельность. А неэффективное использование потенциала специалистов съедает до 60% рабочего времени. Избежать этого помогают цифровые сервисы для выстраивания организационной структуры. Обзор популярных HR-Tech-решений на российском рынке — в нашем материале.
Автоматизируй это
Сегодня в большинстве компаний процесс управления организационной структурой одинаков и, как правило, происходит в «ручном режиме». Это вызывает определенные сложности, если в штате более сотни человек. Недостатки такого подхода тоже повторяются у многих:
нет общей картины и актуальных данных;
руководителям сложно принимать решения;
функции подразделений дублируются;
сотрудники вынуждены часто брать на себя несвойственные функции.
Сложности возникают и когда нужно быстро собрать продуктовую команду. А в комплексе все это несет неизбежные ошибки в расчетах и существенные затраты времени на их устранение. Потери бизнеса из-за неэффективного организационного управления и планирования персонала, по некоторым оценкам, составляют порядка $106 млрд в год.
Исправить ситуацию позволяют интеллектуальные системы автоматизации организационного управления и основных HR-процессов. Они оптимизируют бизнес-процессы и облегчают ведение кросс-функциональных проектов. Таким образом снижаются риски дублирования функций и уменьшаются трудозатраты, что ускоряет внедрение любых изменений в процесс управления компанией.
Модули структуры
Наиболее распространенной на российском рынке является система 1С. Также часто используют Mirapolis HCM и Websoft HCM. А в 2019 году компания ForPeople выпустила собственный продукт — GP OrgManager. Его уже используют многие крупные компании, лидеры своих отраслей. К примеру, решение GP OrgManager выбрали для внедрения в компании «Лаборатория Касперского». Чтобы понять, почему крупные игроки выбирают разработку резидента «Сколково», сравним функционал программ по трем основным модулям.
Визуализация. В GP OrgManager на едином экране отображается оргструктура всех юридических лиц и подразделений и взаимосвязи между ними. Модуль позволяет загрузить, выбрать и отсортировать метрики, показывать различные виды структур (административная, функциональная, управленческая и другие). Помимо этого, он может отображать оргструктуры предприятия как в режиме реального времени, так и по состоянию на выбранную дату. Каждому сотруднику соответствует карточка, из которой можно узнать все о его должности, обязанностях и месте в компании.
В 1С интерфейс может различаться в зависимости от конкретной информационной базы. Вся работа строится через панель разделов (Зарплата, Кадры, Настройки), зайдя в которые можно использовать отдельные функции. Все функции конкретных разделов формируются согласно информационной базе, однако просматривать одновременно два разных раздела не получится. Интерфейс можно персонализировать, но только в диапазоне доступных ролей (бухгалтер, кадровик), и это потребует обращения к специалисту.
Websoft HCM содержит два разных интерфейса. Администраторы настраивают каталоги и системные параметры с помощью приложения WebTutor Administrator. Его также можно использовать через браузер. Основной же инструмент платформы — Портал, который можно настроить в корпоративном стиле. Через него происходит коммуникация сотрудников между собой и с руководством. При этом в системе, как и в Mirapolis HCM, доступно отображение только административной оргструктуры предприятия, без возможности объединения разных юрлиц или сортировки метрик.
Моделирование. GP OrgManager позволяет создавать одновременно несколько вариантов изменений оргструктуры. Для каждого такого проекта проводится отдельный перерасчет метрик, что облегчает выбор оптимального сценария. Количество и алгоритм расчета внутренних метрик предприятия можно загрузить из электронных таблиц формата Excel или иных учетных систем в рамках интеграции. Предусмотрена и возможность перемещения сотрудников, создания вакансий, распределения текущего бюджета, учета ролей и прав доступа для соблюдения конфиденциальности персональных данных.
В системе 1С отражаются все основные изменения статуса работника: прием, перевод, увольнение. Любую из этих операций можно совершить для одного или сразу нескольких сотрудников. Платформа поддерживает также создание вакансий, а вот распределение текущего бюджета или создание различных вариантов изменений не предусмотрено.
Облачный сервис Mirapolis HCM позволяет проводить подбор и адаптацию персонала, управлять обучением сотрудников и анализировать его результаты, управлять компетенциями и развитием персонала, а также оценивать работников по методу «360 градусов». При этом создание изменений в соответствии с ролями доступов, как и поддержка различных их вариантов, не предусмотрено. То же актуально и для Websoft HCM.
Согласование. Внесенные изменения в GP OrgManager могут быть отправлены на согласование в соответствии с заданными правилами. Система может последовательно и параллельно согласовывать разные задачи с разными участниками. Все этапы и предлагаемые изменения отображаются в одной диалоговой ветке. Обновления вступают в силу только после окончательного утверждения ответственным лицом.
В системах Websoft HCM и Mirapolis HCM доступны функции создания порядка согласования и отслеживания его этапов. На любом этапе в проект изменений можно внести предложения по доработке или отказать в проекте. Возможна отправка изменений в мастер-системы. А вот продукт от 1С не поддерживает такой инструментарий.
Оптимальные решения
Как видно, представленные сегодня на рынке HRM-системы имеют узкую направленность и зачастую влияют только на отдельные процессы. Такой подход облегчает внедрение отдельных модулей и их последующую интеграцию, однако пользователи вынуждены прибегать к нескольким системам учета данных одновременно. А часть функций, связанных с анализом данных, вообще перекладывается на HR-специалистов.
Также важно учитывать, что автоматизация процессов компании по управлению человеческим капиталом начинается не с подбора или приема на работу, а с оргструктуры. Существующие российские HRM-системы не могут в полной мере покрыть эту потребность, поскольку, как правило, концентрируются на отдельных аспектах, не охватывая область целиком.
В этом главное отличие решения от ForPeople, которое позволяет объединить управление человеческим капиталом в единый процесс. Пользователям больше не нужно прибегать к помощи высококвалифицированных специалистов — любые необходимые данные в рамках компетенций доступны им сразу. Руководство при этом видит полную картину по всей организации, даже если в структуре несколько юрлиц. Все это позволяет компании быстро адаптироваться к изменяющимся условиям рынка и благодаря этому в разы повысить эффект бизнес-стратегии.