Внедрение Business Intelligence с нуля — первые шаги

Внедрение системы Business Intelligence в рамках компании - одновременно уникально для каждой компании, и в то же время может быть унифицировано за счет использования существующего опыта и знаний. В этой статье приведены базовые принципы построения BI систем, на которые можно ориентироваться, чтобы сэкономить время и получить качественную BI систему для компании. Тем, кому интересны основы BI систем - добро пожаловать :)

В качестве небольшого вступления имеет смысл отметить две особенности BI систем. BI системы основаны на рассчитываемых ключевых показателях эффективности (KPI), но тем не менее, для управления компанией представляет ценность именно система или набор показателей, а не какой-либо единственный показатель. Другой особенностью является то, что BI система аккумулирует данные из различных систем и различной периодичностью, например, финансовые показатели из учетных систем, данные о клиентах из CRM систем или из систем обратной связи с клиентами, и все эти задачи интеграции встают перед компанией, которая внедряет BI.

Рассморим выбор ключевых показателей BI системы "с нуля", что определит суть будущей BI системы компании. Конечно, можно использовать и готовый набор показателей, которые часто имеются для разных предметных областей в различных BI платформах, в этой статье обращается внимание на выбор системы KPI "с нуля".

Популярным подходом к управлению по KPI является сбалансированная система показателей (Balanced Scorecards, BSC), предложенная Р. Капланом и Д. Нортоном в работе "Сбалансированная система показателей" в 1996 году. В книге рекомендуется подход к управлению, основанный на ключевых показателях эффективности (KPI), отслеживающих стратегический прогресс в достижении основных целей по четырем направлениям: финансовые показатели, взаимодействие с клиентами компании, внутренние процессы компании и обучение/рост сотрудников компании.

Для справки можно привести примеры показателей из четырех групп BSC показателей и способы их расчета.

1. Финансовые показатели

• Рост дохода: процентное увеличение дохода от продуктов и услуг по сравнению с предыдущим периодом:

  

• Маржа прибыли: процент прибыли, полученной от продуктов или услуг:

  

• Рентабельность инвестиций (ROI): рентабельность инвестиций:

  

2. Показатели взаимодействия с клиентами

• Коэффициент удержания клиентов: процент клиентов, удержанных за определенный период:

  

• Показатель удовлетворенности клиентов: использование опросов и отзывов клиентов для расчета общего показателя удовлетворенности.

3. Показатели внутренних процессов компании

• Уровень успешности проектов: процент успешных проектов, завершенных вовремя и в рамках бюджета:

  

• Индекс качества данных: точность и полнота BI данных, может быть рассчитан как взвешенная сумма оценок качества данных (например, точность, полнота, релевантность - оцененные по шкале от 1 до 5, и далее взвешенная сумма этих критериев).

4. Показатели обучения и роста сотрудников компании

• Часы обучения сотрудников: количество часов обучения, предоставленных сотрудникам для улучшения их навыков и знаний.

• Текучесть сотрудников: процент сотрудников, покидающих компанию:

  

Важно регулярно пересматривать и обновлять эти показатели, чтобы гарантировать их соответствие целям и задачам компании. Постоянный мониторинг и анализ этих показателей может помочь компании улучшить свою деятельность и добиться успеха на конкурентном рынке.

Таким образом, мы получили представление о классификации показателей в рамках BSC и примерах их расчета. Кроме этого, подход на основе BSC предполагает не только расчет показателей, но и достижение стратегических целей компании на основе BSC и KPI. Можно выделить следующие шаги в рамках BSC.

1. Определение стратегических целей компании.Эти цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными по времени (specific, measurable, achievable, relevant, and time-bound - SMART).

2. Разработка ключевых показателей эффективности. Требуется выбрать подходящие KPI, которые помогут измерить прогресс в достижении каждой стратегической цели. Эти ключевые показатели эффективности должны быть показателями, которые можно измерить и отслеживать с течением времени.

3. Выбор целей и контрольных показателей. Требуется установить конкретные целевые значения для каждого ключевого показателя эффективности, которые указывают желаемый уровень производительности. Эти цели могут быть основаны на исторических показателях, отраслевых стандартах или других показателях.

4. Определение инициативы и планов действий. Определить конкретные действия и инициативы, которые необходимо реализовать для достижения стратегических целей и достижения целевых показателей, установленных для каждого KPI.

5. Создание сбалансированной системы показателей BSC. Имеется в виду визуальное представление ключевых стратегических целей, ключевых показателей эффективности, задач и инициатив в сбалансированной системе показателей. Сбалансированная система показателей обычно включает четыре перспективы: финансовую, клиентскую, внутренние процессы, а также обучение и рост.

6. Обмен информацией и каскадирование BSC. Требуется разъяснить BSC всем соответствующим заинтересованным сторонам внутри компании, чтобы обеспечить согласованность и понимание стратегических целей и ключевых показателей эффективности. Важно распределить сбалансированную систему показателей по всей компании, чтобы каждый понимал свою роль в достижении стратегических целей.

7. Мониторинг и анализ производительности. Имеется в виду отслеживание производительности по сравнению с целевыми показателями и ключевыми показателями эффективности в сбалансированной системе показателей. Собранные данные можно использовать для определения областей, требующих улучшения, и при необходимости вносить коррективы в инициативы и планы действий.

8. Оценка и адаптация. Важно периодически анализировать и оценивать эффективность BSC в повышении производительности и достижении стратегических целей. Важно вносить все необходимые изменения в сбалансированную систему показателей, чтобы она оставалась актуальной и соответствовала целям компании.

В заключение хочется отметить, что с технической точки зрения существует множество платформ, продуктов и инструментов для реализации BI систем (например, одно из наиболее простых и доступных решений Microsoft Power BI), в том числе и BI системы собственной разработки, создаваемые собственными силами IT подразделения компании; есть и отечественные решения, например, Visiology. Но вне зависимости от реализации BI системы и способа выбора "первого приближения" KPI компании (готовый набор KPI или более глубокие результаты исследования), успех BI системы зависит от выбора ключевых показателей, возможности управления стратегией компании на основе этих показателей и от адаптации BI системы к внешним и внутренним изменениям по отношению к компании.