Привет!
В статье хочу рассказать об оказавшемся полезном для нас решении — автоматизации внутрикомандных Stand‑up созвонов.
Вряд ли будет удивительным фактом, что по свежему исследованию аналитиков из Jay Copilot, созвоны по‑прежнему входят в топ раздражителей IT‑специалистов (40,3%). Если заглянуть в детализацию ответов респондентов по этой категории, то, вероятно, «дэйлики» будут фигурировать в примерах у многих.
До недавних пор и мы не были исключением. Сложно забыть, наверное, знакомое многим чувство, когда ты на ежедневном стендапе в 9:00 утра, лежа еще под теплым одеялом, с чашкой кофе в руке ожидаешь своей очереди двухминутного «выступления», которое очень важно услышать другим 15 участникам встречи.
Наш IT‑отдел состоит из 80 человек распределенных по нескольким направлениям и командам. Как и многие, мы прошли классический путь от недостатка внутрикомандных синхронизаций до их избытка, и в конечном счете, кажется, нашли свою золотую середину. Нет, мы не отменили дэйлики, а пришли к довольно простому и, как оказалось, популярному среди наших сотрудников решению — перевели стендап в текстовый формат, где Scrum‑мастером выступает Google Apps Script (GAS).
Описание инструмента
К завершению каждого рабочего дня всем сотрудникам проектных IT-команд приходит авто-рассылка — напоминание о необходимости заполнить Daily Stand-up report:
Где, перейдя по ссылке в Google-форму, в свободном формате надо ответить на два простых вопроса:
что ты сделал сегодня?
что планируешь сделать завтра?
Все ответы фиксируются в Google Sheet, группируются по командам, и через GAS каждый рабочий день в 8:45 рассылается email — общий Stand-up report на весь IT-отдел следующей структуры:
К такой версии автоматизированного Stand‑up report мы пришли не сразу, и первое время Google‑форму заполняли только тимлиды, каждый вечер в чатах собирая от сотрудников мини‑отчет о проделанной работе и планах на завтра, а затем причесывая все собранные ответы в удобоваримый summary. Это быстро привело нас к очевидным проблемам: излишние нагрузка на тимлидов и давление на сотрудников, от которых каждый вечер ожидался доклад в лс своему руководителю.
Передав инструмент полностью во владение сотрудникам, мы, по сравнению с отправной точкой, ушли от надоевших утренних созвонов, добавили прозрачности между командами (которые физически не могли присутствовать на всех стендапах одновременно, а теперь как и все получают summary о всех командах), стали иметь историю о ежедневном прогрессе всех отделов в разрезе специалистов.
Каких‑то жестких требований к формату или контенту у нас нет, достаточно описать так, чтобы тиммейт из того же домена мог понять, о чем речь.
Если по каким‑то причинам сотрудник не заполнил форму, и в Stand‑up report напротив его фамилии наблюдается «No data», то для таких кейсов у нас есть бирюзовое правило: при ближайшей возможности опоздун просто делится ответами на те же два простых вопроса в командном чате в Telegram.
Мнение сотрудников
По обратной связи от самих сотрудников, такой подход способствует не только самоорганизации но и (возможно кого‑то это удивит) отдыху: спустя несколько месяцев работы с Daily stand‑up report, некоторые ребята начинают ассоциировать нажатие на кнопку «отправить форму» как ту самую границу между work и life, некий рубикон, после которого происходит разгрузка от рабочих мыслей и посвящение себя личным делам.
Мы также не получали жалоб на сокращение коммуникаций. Инструмент не исключает обычное общение для желающих, а лишь освобождает от обязательного обсуждения статуса и списка задач.
Однажды выстроенная система даже защитила сама себя, выдержав челленджинг:
В какой‑то момент менеджерским составом мы задумались, не превратился ли процесс в рутину, и предложили командам и тимлидам выбор: вернуться на классические утренние созвоны или сохранить все как есть. Реакция была удивительна: практически единогласно сотрудники настояли на том, что хотят сохранить инструмент, и уверенно защитили его. Ниже фидбэк одного из моих сотрудников об идее вернуть голосовые стендапы. Во многом он отражает мнение большинства:
«Мне кажется, это прям бэд айдиа. Внутри конкретного проекта дейлики — это благо. Внутри команды по куче разных проектов — ооочень сомнительно. И вот почему я так считаю:
В текстовых дейликах есть большая, пускай и не всем прозрачная, ценность — их можно перечитать самому сотруднику на утро и в конце дня. Это хорошо подсвечивает, если ты что‑то забыл или упустил из‑за суматохи
Если сделать дейлик утром, то
Из‑за погоды, дел или еще чего не всегда будет фул состав. Мы все иногда опаздываем или элементарно стартуем день в курилочке на 5–10 минут. Элементарно лишний стресс «а вдруг опоздаю на дейлик», и день начинается со спешки и нервов
Элементарно утром у многих из нас рутина — разгрести почту, посмотреть свои задачи и тихонько начать вкатываться в день. А если сделать дейлик днем или вечером, то они вырывают из дел и потокового состояния
С учетом специфики отдела, за 15 минут мы можем не всегда уложиться. А делать длительный статус = заставить всех остальных с самого утра грузиться проблемами или панами на других проектах»
А что думают менеджеры?
Делюсь подкастом, где наш IT‑директор — непосредственный автор решения рассказывает о Stand‑up report, как об управленческом инструменте (в видео на 55:07):
С точки зрения эффективности инструмента также важно насколько регулярно и качественно непосредственный менеджер отслеживает контент, находится в контексте Stand‑up reporting своей команды. На это, конечно, требуется время руководителя, но уже не требуется время 15 человек команды, ранее ожидавших своей очереди «Stand‑up» на утренней встрече.
Всегда ли это сработает?
Стоит отметить, что данный подход не стоит рассматривать как серебряную пулю. Инструмент может не подойти процессам, где нет потребности в Stand-up, например, некоторым командам системных администраторов. Или наоборот, где эта потребность особенно острая: сильно разрозненным сотрудникам, где классический Stand Up - это единственная возможность пообщаться голосом/по видео.
Надеюсь данный опыт может оказаться полезным для вас, или как минимум сэкономит время на тестирование подобных гипотез :)
Буду рад услышать ваше мнение: подошел бы такой инструмент вашей команде, и если нет, то почему?
Спасибо за внимание!
Андрей Никитин
Руководитель IT-направления Transport в компании FM Logistic
