Нормативно справочная информация (НСИ) — это совокупность наименований, терминов и кодов, которые используются для идентификации объектов, процессов и явлений в организации. НСИ играет важную роль в обеспечении единообразия и согласованности данных в различных системах и процессах.
Классификация номенклатуры НСИ, которая будет оптимально подходить для конкретной компании, — одна из главных целей проекта организации управления нормативно справочной информацией, достижение которой обеспечивает оптимальную подготовку мастер‑данных под целевую MDM‑систему бизнеса перед проектом внедрения.
Основные задачи
Представлять в удобном для восприятия виде всю систематизируемую область;
Заключать в себе упорядоченную (структурированную) информацию об объектах этой области;
Прикладные задачи:
Создать структурную основу для стандартизации наименований записей справочников;
Реализовать дополнительные возможности поиска (навигации) по записям справочников;
Реализовать дополнительные возможности профилактики появления дублей и дедубликации (группирование однородных объектов, сопоставление классификационных кодов, включающих атрибуты.
Классификация номенклатуры НСИ может быть сложной задачей :
Классификация — это один из наиболее древних и широко используемых методов систематизации знаний. Однако в попытках систематизировать номенклатуру очень часто бизнес сталкивается с рядом сложностей, которые затрудняют разработку единой методики.
Разнообразие объектов и их характеристик — сложно учесть всевозможные характеристики.
Изменение требований к данным — со временем требования к данным могут меняться, что может привести к необходимости пересмотра классификации.
Отсутствие стандартизации: в разных странах, организациях и отраслях могут использоваться разные подходы к классификации.
Сложно определить единые критерии классификации — трудно принять решение о том, как классифицировать тот или иной объект из‑за неоднозначности критериев.
Для решения проблем классификации номенклатуры НСИ можно использовать следующие методы
Иерархический метод, при котором множество объ��ктов систематизации (классификации) последовательно подразделяются на подчиненные классификационные группировки.
Используется в подавляющем большинстве всех классификаторов, потому что позволяет визуально воспринимать архитектуру данных. Однако ему присуща масса недостатков, главный из которых — жесткая структура, поэтому при добавлении новых категорий объектов приходится перестраивать всю структуру справочника в целом.
Фасетный метод, при котором множество объектов систематизации (классификации) подразделяются на независимые классификационные группировки.
Если иерархический метод — это метод классификации объектов, то фасетный — метод классификации признаков, и к этим признакам в случае необходимости привязываются объекты.
Комбинированный метод, сочетающий принципы иерархического и фасетного методов, а иногда также и других, не таких распространенных в области управления мастер‑данными. Считается «золотым стандартом».
Каждый из них имеет свои достоинства и недостатки, какой метод подходит для создания классификатора НСИ в каждом конкретном случае определяется в ходе работы над проектом.
Качественный классификатор номенклатуры НСИ должен соответствовать ряду критериев:
Емкость;
Глубина деления;
Распределение категорий по уровням;
Распределение позиций по категориям;
Грамматическая и орфографическая корректность;
Терминологическая корректность;
Корректность деления (отсутствие логических ошибок);
Однозначность интерпретации содержания категорий;
Полнота деления в рамках отдельных категорий.
Необходимо формулировать теорию предметной области в сфере управления и нормализации справочных данных в каждой конкретной ситуации, поскольку универсальной теории нет и, даже если бы была, она бы обладала нулевым прикладным потенциалом.
Роль НСИ в предприятии:
Если смотреть на финансово‑экономическую деятельность предприятия с точки зрения данных, есть несколько объектов, которые являются одновременно и потребителями, и генераторами данных. Важный момент для понимания роли НСИ здесь то, что справочники и ИТ‑системы оперируют не физическими объектами, а описаниями. Та информация, которую дает описание, позволяет участникам процесса принимать те или иные решения, поэтому качество данных и полнота описания напрямую влияет на качество принятых решений и эффективность предприятия.
Задача информации — влиять на суждение и поведение получателя. В отличие от данных, у информации есть смысл, значимость и назначение.
Порой сама тема работы с НСИ воспринимается как простое наполнение контентом, что в корне неверно, потому что этот контент должен описывать все физические объекты с необходимой долей актуальности, состав информации должен быть минимален, но при этом достаточен для полноценного функционирования процессов, в рамках которых используется этот физический объект.
Формирование НСИ на примере справочника «Номенклатура»
Организация эффективного управления НСИ начинается с правильной постановки задачи на разработку данных. Ключевые аспекты, на которые стоит обратить внимание:
Выбор концепции архитектуры справочника.
Разработка методологической базы.
Разработка инструментов корректного описания номенклатуры.
Адаптация к реальным данным номенклатуры.
Прежде чем приступать к разработке рекомендаций необходимо произвести первичную диагностику данных и анализ структуры классификаторов.
