Гуглодоки хороши, я бы тоже их использовал, но не всем нравится хранить доки на третьей стороне, хотя этот недостаток присутствует и в данной схеме.
Но основной минус заключается в том, что Google Docs на данный момет не интегрированы с менеджерам библиографий типа Endnote, или RefMan, которые позволяют сэкономить кучу времени на вставку ссылок на другие научные труды, на которые опираются утверждения в документе. И позже централизованно управлять форматом как сносок, так и конечного списка литературы.
Господи, да сколько ж можно?! Ваш вариант использования Dropbox-а нисколько не оригинален, напротив, что-то подобное написано в Top Frequently Asked Questions.
К слову, если документ открыт в МС Ворде, то дропбокс не может его синхронизировать — «нет доступа к файлу»...(и не в том плане, что вот вы октрыли документ в ворде и стали править, а тут кто-то залил новую версию, нет, вы открыли, стали править, сделали промежуточный сейв… а дроп его залить не может… только когда вы ворд закроете… вот такой ворд жадный)
К сожалению нет у коробки простых checkout/checkin.
Имхо лучше поставить VCS и зашарить диск из нее. Некоторые умеют интегрироваться с десктопными текстовыми редакторами типа офиса. Хотя на мой взгляд wiki было бы лучше в плане редактирования больших документов.
Приватность решается через свой выделенный сервер.
Dropbox и совместная работа над документами