В любой организации есть свои бизнес процессы: взаимодействие с заказчиком, отгрузка товара, другие операции — все это требует выполнения определенных действий. Конечно, эти операции могут выполняться вручную с помощью телефонных звонков, электронных писем и других ручных операций. Но в этом случае возникает риск возникновения бардака — то есть мы что‑то неверно указали, забыли выполнить какое‑то действие при составлении заказа, не смогли дозвониться нужному человеку и в итоге заказчик обращается к другой организации, и мы лишаемся крупного заказа. Не очень хороший сценарий.
Эти проблемы возникают из‑за неверной организации работы в компании. Так, классическим примером является отсутствие единого средства фиксации договоренностей, когда общение с клиентами ведется и в мессенджерах и по телефону и по электронной почте. Потом ответственный сотрудник уходит в отпуск, а может и совсем увольняется и все результаты договоренностей теряются.
Другой пример это оптимизация логистики, когда по двум разным заказам нам нужно отгрузить товары в точки, находящиеся рядом друг с другом. Логично было бы отправить оба груза на одной машине, но из‑за того, что этими заказами занимаются разные менеджеры, мы отправляем две машины по сути по одному и тому же маршруту.
Для решения этих проблем необходимо средство автоматизации бизнес процессов. CRM или Customer Relationship Management (управление взаимоотношениями с клиентами) — это инструмент, который помогает владельцам бизнеса вести учет клиентов, продаж и взаимодействий. Это программное обеспечение, которое собирает, связывает и анализирует все данные о клиентах: контактную информацию, взаимодействия с представителями компании, покупки, обращения в службу поддержки и т. д.
В этой статье мы рассмотрим использование Битрикс24 для реализации вашего алгоритма бизнес процесса.
Бизнес-процессы в Битрикс24
Битрикс24 — это онлайн‑сервис, в котором собраны все нужные инструменты для работы компании и управления бизнесом. Он позволяет перенести в единое пространство и автоматизировать все рабочие коммуникации, продажи, проекты и бизнес‑процессы. То есть, это как раз тот инструмент, который нам нужен для наведения порядка в наших бизнес процессах.
Бизнес‑процессами мы будем называть автоматизированные последовательности действий, которые выполняются системой или пользователями для достижения определённых бизнес‑целей.
С помощью Битрикс24 можно автоматизировать выполнение рутинных операций, таких как создание задач, отправка уведомлений, обновление данных. Также можно обеспечить контроль выполнения с возможностями по отслеживанию этапов и сроков выполнения задач и обеспечить эффективность работы за счет сокращения времени на выполнение операций и минимизацию ошибок.
Типы бизнес‑процессов в Битрикс24 можно разделить на несколько видов:
Простые бизнес‑процессы предназначены для выполнения базовых операций и включают в себя стандартные действия: создание задач и назначение исполнителей, отправку уведомлений и т. д.
Последовательные бизнес‑процессы в свою очередь выполняются поэтапно, где каждый следующий этап зависит от результата предыдущего. Примеры: согласование документов, процесс найма сотрудников, обработка заявок клиентов и т. д..
Параллельные бизнес‑процессы позволяют выполнять несколько действий одновременно: массовые рассылки, параллельное согласование у нескольких руководителей и т. д.
Настройка бизнес-процесса
Работа с бизнес‑процессами в Битрикс24 достаточно проста: необходимо с помощью визуального конструктора, построить алгоритм работы. На начальном этапе нам необходимо определить задачу, то есть чётко понять, что именно должен автоматизировать процесс (например, согласование счетов).
Далее нам необходимо настроить триггер, то есть выбрать событие, которое будет запускать процесс (например, создание нового документа). После этого мы добавляем этапы нашего бизнес‑процесса, то есть настраиваем последовательные действия, такие как отправка уведомлений, согласование, изменение статуса и т. д.
Нам может потребоваться настроить определенные условия, например если сумма счета превышает 250 000 рублей требуется дополнительное согласование.
Ну и в завершении необходимо протестировать работу получившегося бизнес‑процесса перед началом использования в практических задачах.
Разберем на практике создание бизнес‑процесса. Прежде всего вам необходимо убедиться, что у вас достаточно прав для работы с системой. Для того, чтобы работать с бизнес‑процессами необходимы права Администратора портала, либо необходимо иметь разрешение «Разрешить изменять настройки» в настройках своей роли в системе.
Далее мы можем воспользоваться шаблонами, которые можно использовать для реализации вашего алгоритма. В Битрикс24 имеются шаблоны для различных бизнес‑процессов.
Мы в качестве примера создадим шаблон для бизнес процесса автоматизации сделок. Для этого перейдем в раздел CRM далее Настройки и затем Настройки CRM.
В качестве примера мы будем рассматривать создание шаблона для сделок. Добавим предлагаемый по умолчанию шаблон для последовательного бизнес‑процесса нам подойдет.
Далее нам необходимо настроить наш шаблон. Для этого указываем Название и добавляем описание. Настоятельно рекомендуем убрать в настройках автоматического запуска убрать запуск при добавлении, так как нам не нужно, чтобы наш бизнес‑процесс запускался до проведения тестирования.
Далее мы видим несколько вкладок.
Параметры служат для добавления информации при запуске процесса и для передачи данных между разными бизнес‑процессами. Переменные предназначены для временного хранения данных в ходе бизнес‑процесса, и они очищаются после его завершения. Константы требуются для хранения постоянной информации, которая не меняется в ходе бизнес‑процесса.
Так, если нам необходимо добавить константу, то в соответствующей вкладке мы указываем идентификатор, название, описание, тип и значение константы.
В случае, если нам необходимо привязать шаблон к пользователю, нам необходимо найти нужного пользователя в списке имеющихся сотрудников и выбрать его.
Блок схема
Ключевым элементом реализации логики бизнес‑процесса в Битрикс24 является блок схема. В начале наша схема состоит только из двух шагов Начало и Конец.
Если мы хотим добавить еще шаги, например условие, то необходимо выбрать Условие из раздела Конструкции и далее описать необходимые критерии для данного условия.
Важным шагом при отладке и последующем использовании бизнес‑процесса является возможность логирования результатов выполнения действий. Для этого нам потребуется опция Запись в отчет.
В зависимости от того, что мы логируем можно указать в сообщении значение соответствующих переменных или результаты выполнения действий.
Заключение
После того, как все настройки выполнены необходимо провести тестирование для того, чтобы убедиться в работоспособности созданного бизнес‑процесса. Для этого в карточке процесса необходимо указать реальные значения руководителей и других участников и попробовать запустить процесс, например запустив выполнение сделки.
Этапы работы алгоритма можно отследить по записям в логах. По этим записям можно понять насколько корректно мы построили наш бизнес‑процесс.
В целом, автоматизация бизнес‑процессов в Битрикс24 не является сложной задачей, требующей навыков программирования и верстки и вполне по силу специалистам не знакомым с разработкой и программированием.
Приглашаем на открытые уроки курса «Разработчик Битрикс24». На них вы познакомитесь с практическими аспектами работы с популярной платформой для автоматизации бизнес‑процессов.
«Интеграция 1С УНФ и Битрикс24: от теории к практике» — 31 июля в 20:00. Узнаете, как наладить взаимодействие двух систем для повышения эффективности работы.
«Создание кастомных полей в CRM Битрикс24 (коробка): пошаговое руководство» — 13 августа в 20:00. Здесь вы получите подробные инструкции по расширению возможностей CRM.
«Кастомизация интерфейса Bitrix24: создание уникальных пользовательских решений» — 21 августа в 20:00. Узнаете про методы адаптации интерфейса под индивидуальные потребности пользователей.
А чтобы проверить свой уровень знаний для поступления на курс «Разработчик Битрикс24», пройдите вступительное тестирование.