Процессная аналитика или Process Mining помогает бизнесу интегрировать анализ данных во все свои процессы и отловить узкие места в компании. Грамотное управление данными и отслеживание результатов на цифрах — все это позволяет «прожарить» компанию без разорения на консультантах. Рубрика «Продукт дня».
В одном из американских сериалов про полицию я услышал фразу, которую старший следователь говорит новичку в отделе: «Послушай, самое страшное в том, что ты даже не знаешь, чего не знаешь». Кажется, что эта фраза идеально подходит для описания современного бизнеса.
Например, в компании могут очень долго согласовывать коммерческие договоры. И вроде все сотрудники знают, кто и что должен делать, и системы работают без багов, но в процессе одобрения все равно возникают регулярные задержки, на которых бизнес теряет деньги. Значит, что-то где-то не работает, а что и где именно — «сходу» определить не получается.
В этих случаях бизнесу помогает процессная аналитика — инструмент, который на основании данных систем организации строит реальную модель бизнес-процесса, находит в нем уязвимости и позволяет понять, как их можно устранить. По сути это комплекс сложных математических и статистических моделей, которые анализируют данные и указывают на узкие места.
Например, одним из таких решений для процессной аналитики является платформа VK Process Mining. Она помогает бизнесу оптимизировать процессы и принимать решения на цифрах без обращения к консультантам и найма специалистов по Big Data. О том, насколько хорошо у них это получается, расскажу в сегодняшней статье.
Как работает продукт
VK Process Mining — это платформа процессной аналитики, которая показывает реальное выполнение процессов, идентифицирует неэффективности и области, пригодные для автоматизации. Смотрим, как она это делает шаг за шагом:
Этап 1. Сбор данных. VK Process MIning может собрать данные из любых систем источников компании, в которых осуществляется логирование, то есть запись и хранение информации о действиях пользователей и систем.
Например, для анализа процесса продаж часто используют данные CRM-систем. Там фиксируются:
действия менеджеров, такие как «внес информацию о новом потенциальном клиенте» или «перевел клиента в статус активной разработки»,
действия систем, когда бот-помощник автоматически делает рассылку по базе клиентов или когда внутренняя система распределяет входящие звонки между менеджерами.
VK Process Mining автоматически собирает все эти данные.
Этап 2. Формирование «журнала событий». Данные из систем-источников платформа VK Process Mining приводит в удобный для анализа формат — таблицу, в которой отображаются данные из систем. На этом этапе фильтруют и консолидируют записи в логах, собирают информацию из разных источников воедино.
Например, в процессе согласования договоров из систем «добывают» данные о том, по каким «шагам» процесса и в какое время перемещался каждый отдельный договор. Чтобы не путаться в данных, каждому договору присваивают идентификационный номер, каждый «шаг» и время, когда он был сделан, фиксируется, а еще добавляют данные о пользователях. Каждая строка в получившемся журнале событий будет отображать что-то вроде «4 апреля в 11.04 пользователь 1 создал в системе новый договор с ID 23040188832». Потом с тем же ID договора в таблице отобразятся действия других пользователей.
Получается что-то такое:
Этап 3. Создание цифрового двойника процесса. На этом этапе платформа формирует граф со всеми шагами процесса, ветками и взаимосвязями. Это не просто визуализация процедуры — это отражение реальных действий пользователей и систем, которое формируется из журнала событий. Выглядит так:
На графе видны этапы процесса, а переходы между ними отображаются стрелками. Прямые стрелки указывают на наиболее частые, «стандартные», маршруты одобрений, а боковые — иллюстрируют более редкие варианты исполнения. Например, договор обычно отправляют на одобрение юристам, оттуда в бухгалтерию. Но бывают ситуации, когда нужно одобрение еще от кадровиков или логистов — такие маршруты будут показаны боковыми ветками.
На этом этапе можно увидеть, где именно процесс «висит» дольше всего или зацикливается. Например, в том же согласовании договоров сразу будет видно, какие отделы и как часто участвуют в одобрении, и кто обрабатывает правки в документацию быстрее всего.
Чем помогает процессная аналитика
Process Mining показывает реальную картину процесса, что называется as-is. Но для бизнеса больший интерес представляет то, как можно использовать эту информацию. В этом отношении платформа VK Process Mining предоставляет компаниям обширные возможности, например:
Сравнить реальное положение дел с нормативами. В компании Health & Nutrition (бывший Данон) VK Process Mining использовали для анализа логистических цепочек. Компания производит и развозит по стране продукты со сроком годности от 14 до 30 дней. Так что скорости доставки действительно имеют критическое значение для бизнеса. С помощью процессной аналитики в компании проанализировали маршруты доставки товаров от завода до покупателя и выяснили, что в целевой срок укладывается только 23% логистических цепочек. Теперь компания работает над оптимизацией маршрутов.
Принять информированное управленческое решение. Те же Health & Nutrition столкнулись с нехваткой линейного персонала на складах — комплектовщиков, водителей погрузчиков, контролеров. Прежде чем нанимать людей, решили посмотреть, можно ли оптимизировать процессы на складах — для анализа использовали VK Process Mining. Обнаружили несколько узких мест, например, при выдаче заданий водителям погрузчиков не учитывалось фактическое местонахождение сотрудника при выдаче задания. Оптимизация привела к тому, что время сборки сократилось на 30%, а точность инвентаризации повысилась на 25%. Это помогло избежать дополнительных расходов на персонал.
Увидеть, что в процессе работает хорошо и распространить лучшие практики. В крупной машиностроительной компании оценивали процесс согласования договоров и увидели, что один отдел обрабатывает правки в документацию в разы быстрее всех остальных. Детальный анализ показал, что в отличившемся отделе придумали автоматически назначать ответственного для каждого нового договора. Документ не «висел» бесхозно несколько часов или рабочих дней, как в других отделах, а сразу попадал «на стол» конкретному сотруднику. Настроили такое же автоматическое распределение в каждом департаменте — и процесс ускорился в среднем на несколько часов. Вместе с другими мерами оптимизации это решение помогает данному бизнесу сократить процесс согласования договоров на 40 часов, а экономический эффект оценивается в 31 млн рублей.
Недостатки продукта
У любого продукта есть естественные ограничения, и процессная аналитика — не исключение. Вот ключевые недостатки, которые я обнаружил в VK Process Mining:
Высокие требования к данным. Тут два момента. Во-первых, процесс должен быть оцифрован — если вся информация хранится на бумаге, применить процессную аналитику просто не получится. Утрированный пример в финансовых процессах: если в компании бухгалтерия распечатывает платежки, вручную их подписывает и потом везет в банк стопкой бумажек, продукт будет абсолютно бесполезен — цифровых данных просто нет. Или более приближенное к реальности — когда в бизнесе хотят проанализировать процесс продаж, но не пользуются никакими системами, в которых можно отслеживать сделки — та же история: нет данных — нет анализа. В этой ситуации или срочно оцифровывать процессы, или отказаться от благ процессной аналитики.
Второе — данные, если они есть, должны быть качественными. Тут по Аристотелю — из лжи нельзя получить истину. То есть если внести в модель некорректные данные, она не покажет корректный результат. В жизни некачественные исходные данные встречаются часто — в те же внутренние системы сотрудники не всегда вносят информацию в полном объеме.
Необходимость управленческой поддержки. VK Process Mining — это удобный и эффективный инструмент, но он, к сожалению, сам по себе ничего не сделает. Для качественного анализа еще нужна заинтересованная в результате команда. Обычно в нее входят:
владелец процесса, который знает, как он работает изнутри. Например, менеджер подразделения, или просто ответственный сотрудник, который все время разруливает проблемы в процессе, и искренне хочет, чтобы их стало меньше;
инженер данных, который контролирует выгрузку данных из систем-источников;
разработчик Process Mining, который настраивает визуализацию и дашборды под запросы бизнеса;
процессный аналитик, который интерпретирует результаты и тестирует гипотезы;
менеджер, у которого есть полномочия и желание менять процесс в лучшую сторону. Мало знать проблемы и найти варианты оптимизации — необходимо, чтобы кто-то проконтролировал выполнение рекомендаций. Иначе зачем это всё.
Функции инженера данных, разработчика и процессного аналитика может взять на себя команда VK Process Mining: поделятся своими кадрами или предложат воспользоваться встроенным в платформу ботом-помощником, который может самостоятельно написать несложные SQL-скрипты по вашим запросам. Но вот ответственность за внедрение разработанных решений может нести только бизнес. Поэтому стоит заранее убедиться в желании менеджмента прислушиваться к результатам исследования и что-то менять.
Непривычный интерфейс системы. Бизнес-пользователям придется привыкать и учиться считывать информацию с графов и дашбордов — разбираться, что означает толщина стрелки на графике и как задавать вопросы ИИ-боту. С другой стороны, ко всем новым системам приходится некоторое время привыкать.
Чтобы уменьшить вероятность косяков и любого негативного опыта для бизнеса, VK Process Mining разработал короткий чек-лист, который помогает убедиться, подходит ли процесс для анализа с помощью Process Mining. Если упрощать его до нескольких предложений, то процесс должен проходить в цифровых системах, цели по его оптимизации должны быть поставлены по SMART, а руководство должно быть заинтересовано в их достижении.
Ребята не просто так добавили в чек-лист перед началом работы пункт про заинтересованность руководства в результате. Ведь для грамотной работы такой системы руководство должно четко понимать, какую задачу нужно решить, и стоит ли она трудозатрат на внедрение новой системы. Это точно не сработает, если в компании нет зрелого менеджмента, который готов принимать решения на цифрах.
Про варианты поставки и цены
VK Process Mining поставляют в двух вариантах:
SaaS, или размещение в облаке на базе VK Cloud. Такой вариант идеально подходит для пилотного проекта в компаниях, не знакомых с процессной аналитикой: бизнес не делает крупных единовременных затрат на оборудование и покупку лицензий, разворачивается решение быстро, а оптимизировать затраты можно, подобрав подходящий тариф.
Сейчас доступны четыре пакета, которые отличаются количеством аналитиков и бизнес пользователей, максимальным объемом данных во всех моделях и размером аналитического сервиса — так называют комбинацию возможностей центрального процессора и оперативной памяти, которые предоставляются в тарифе:
Пакет | Цена, руб в месяц | Аналитики | Бизнес-пользователи | Тариф аналитического сервиса | Объем данных,ГБ |
Стартовый | 106 293 | 1 | 0 | S | 50 |
Базовый | 254 123 | 2 | 5 | M | 100 |
Расширенный | 436 514 | 4 | 10 | L | 150 |
Корпоративный | Стоимость и параметры определяются индивидуально | ||||
On-Premise, или размещение на собственных серверах компании. В этом варианте все данные хранятся внутри периметра компании — у бизнеса есть возможность подогнать настройки безопасности к требованиям рынка, индустрии или внутренних политик. Для такого решения доступны годовая и бессрочная лицензии, но цена на продукт определяется индивидуально.
Вы скажете, что внедрение таких решений – недешевое удовольствие, и будете абсолютно правы. Но здесь я предлагаю мыслить в сравнительных цифрах – насколько дороже вам обошелся бы собственный отдел по обработке больших данных?
Итог: что я думаю о сервисе
VK Process Mining закрывает дыру «мы не знаем, чего не знаем»: сервис превращает логи из ERP/CRM‑систем в цифрового двойника процесса за счёт трёх этапов — сбор данных, формирование журнала событий и визуализация.
Можно держать данные в облаке VK или on‑premise, что важно для компаний с особыми требованиями к безопасности.
VK Process Mining — это «рентген» для цифровых процессов в компании. Он дороговат и требователен к дисциплине, не является «волшебной таблеткой», работающей без ваших усилий, но зато, когда бизнес теряет кровь на опозданиях и ручных согласованиях, снимок с такого «рентгена» окупается многократно и экономит миллионы рублей.
Пишите в комментариях ваше мнение по теме и другие продукты, которые вы пробовали в этой нише, чтобы увидеть более объективную картину. Спасибо и на связи!
