Многие аптечные сети работают со специализированной учетной системой, разработанной именно для этой сферы. Однако данных для анализа бывает недостаточно. При этом до недавнего времени компании не решались связать ПО с BI-системой. Рассказываю, в чем была сложность и какие данные теперь может анализировать крупная аптечная сеть.
Заказчик: Крупная региональная аптечная сеть, включающая более 250 аптек и аптечных пунктов современного формата.
Задача: внедрить серию дашбордов, отражающих продажи и остатки во всей сети аптек.
О компании
Компания на рынке более 30 лет. За это время сеть не только разрослась, у компании появились собственные продукты. Также у сети важная социальная миссия. В этих аптеках получают медикаменты льготные категории граждан. Всего в каталоге — тысячи позиций.
С чем обратился заказчик
У компании было две основные сложности:
В учетной системе недостаточно отчетов.
По всей сети отсутствовали единые отчеты коммерческих показателей и показателей товарных запасов.
Компания использует специализированную программу для аптечных сетей. Это удобный инструмент для автоматизации аптек и аптечных сетей. Продукт разработан с учетом всех нюансов продажи лекарственных препаратов, а также потребностей этой сферы: есть интеграция с платформой «Фармзаказ», контроль цен ЖНВЛП (жизненно необходимых и важнейших лекарственных препаратов) и т. д.
В системе реализованы отчеты, но компании не хватало данных. Например, заказчик хотел видеть, какая аптека выполняет план, а какая нет. Еще один важный показатель для этой конкретной сети — доля СТМ.
Компания обратилась к нам за внедрением BI-системы, чтобы получать автоматические оперативные отчеты и анализировать свежие данные.
Особенности проекта
Во всех проектах мы самостоятельно разрабатываем выгрузку данных из учетных систем. Однако открытый API, который предоставила компания-разработчик аптечного ПО, не передавал всю необходимую информацию для создания отчетов. Тогда клиент обратился к разработчикам продукта за индивидуальной выгрузкой. На той стороне пошли навстречу и быстро решили задачу. Выгрузка содержит всю необходимую информацию, чтобы доставать и визуализировать данные. Это помогло успешно завершить проект.
Что сделали
Для визуализации и мониторинга вместе с заказчиком выбрали оптимальную BI-систему.
Клиент хотел контролировать прибыль, доходы и прогноз выручки, как всей сети в целом, так и отдельных аптек. Мы настроили необходимые отчеты на базе типовых наборов витрин «Анализ остатков» и «Анализ продаж» с адаптацией под специализацию клиента. Кроме данных из учетной системы добавили также плановые значения из таблиц Excel.
На первом дашборде собраны все актуальные цифры: прогноз выручки на месяц, доход и прогноз дохода. Еще один важный для компании показатель — доля выручки со свойством СТМ. Так можно отследить динамику по продаже собственных товаров бренда.
Полезная функция — сравнение периода. Возможна реализация несколькими дашбордами.
В каталоге аптек — тысячи позиций, поэтому тщательно проработан классификатор, он содержит десятки категорий и подкатегорий.
Отдельно можно проанализировать чеки и увидеть доли выручки по категориям.
У сети аптек большое количество транзакций (около 1,5 млн в месяц). С помощью дашборда «Тренды» можно построить график по продажам, остаткам, среднем чеке, клиентский трафик и отследить самые прибыльные месяцы. Например, видно, что есть сезонные взлеты выручки.
Еще один важный для анализа объект — остатки. Система показывает, как долго товары лежат без движения, а также пред рассчитывает, на сколько хватит запасов.
Результат
Компания получила удобный и быстрый инструмент для анализа важных бизнес-показателей. Уже сейчас руководители на основе данных принимают решения по установке планов на будущий месяц и распределению товарных остатков по аптекам.
Еще один важный результат кейса — первая интеграция специализированной программы для аптечных сетей с BI-системой. Благодаря содействию разработчиков ПО, внедрение прошло успешно. Это открыло возможности для анализа данных и других аптечных сетей.
