Лайфхаки по организации онлайн-ивентов

    Я много лет занимаюсь организацией ИТ-конференций офлайн. Но новые реалии заставляют нашу команду изучать возможности выхода в онлайн. В этой статье я собрала информацию и лайфхаки из статей зарубежных коллег. Многие советы будут актуальны и для организаторов оффлайн-событий.

    Форматы онлайн-событий


    1. Live


      Вариант наиболее приближенный к формату офлайн-события, только без разговоров за кофе-брейками. Спикеры и слушатели в одно время подключаются к платформе проведения, доклады идут “вживую”, участники общаются в чате и задают вопросы.

      Преимущества: понятный и простой формат, спикерам не надо делать предварительные записи.
      Недостатки: множество рисков и неконтролируемых ситуаций для организаторов: проблемы с технической частью у спикеров / спикер просто не появляется в нужный момент, технические неполадки платформы.
    2. Live в течение нескольких дней или недель


      Такой формат делает событие уже мини-фестивалем. Сюда можно включать различные дополнительные сессии, дискуссии и обсуждения, какой-то нетворкинг, чем значительно расширить взаимодействие во время события.
    3. В записи


      Все сессии записаны заранее и показываются в назначенный день события.

      Преимущества: меньше рисков для организаторов.
      Недостатки: больше предварительной подготовки и нет ощущения “события”, так как все уже записано заранее.
    4. В записи с вовлечением


      В таком формате сами выступления записаны, но спикеры присутствуют онлайн во время показа лекции и могут отвечать на вопросы и вести другие активности.

      Преимущества: спикеры могут сосредоточиться на общении со слушателями. В этом формате живое общение и запись более сбалансированы.
      Недостатки: требуется организация видеозаписи выступлений.


    Подробнее о форматах можно найти в этой статье.

    ""
    Пример live выступления спикера на оффлайн-конференции

    Вне зависимости от того, какой формат вы выберете, есть ряд общих советов и рекомендаций, о которых пишут зарубежные источники. Итак, вы решили организовать свой онлайн-ивент.

    Лайфхаки


    1. Найдите “большую идею” для своего события


    Относительно несложно собрать докладчиков, запланировать несколько дней вебинаров и назвать все это онлайн-конференцией. Проблема такого подхода в том, что в результате сессии, как правило, слабо связаны, участники получают только выборочные факты и происходит очень мало настоящего обучения.

    Найдите «большую идею», которая объединит ваше событие. Эта идея должна стать единой линией, вокруг которой вы сможете выстроить все доклады и связать их между собой.

    Чтобы выделить эти связи для участников, можно организовать вводные «подготовительные» и заключительные «обобщающие» сессии в каждый день конференции.

    Подготовительные сессии (примерно 30 минут) используйте для того, чтобы выделить одну из основных тем или идей конференции, рассказать как с ней связаны доклады предстоящего дня, и что объединяет доклады между собой.

    На обобщающих сессиях предложите участникам подвести итоги дня, подумать о том, что они пережили, и рассказать, как собираются действовать.

    2. Создайте место для взаимодействия участников


    Одним из главных минусов виртуальных ивентов обычно называют невозможность достичь того же уровня коммуникации, что и на офлайн-мероприятиях. Хотя общение лицом к лицу действительно имеет качества, которые нельзя перевести в виртуальную среду, уровень взаимодействия, который вы можете создать в сети довольно высок — если приложить усилия.

    В качестве вебинарной платформы вы можете использовать сервисы, в которых есть опция проведения живых сессий. Например, Zoom позволяет подключить чат в дополнение к функции вопросов и ответов во время вебинаров.

    Найдите отдельного модератора для чата. Заранее подготовьте подходящие затравочные вопросы, которые он сможет отправлять в чат и начинать обсуждение. Попросите модератора постоянно подстегивать слушателей принимать участие в разговоре.

    После онлайн-сессий предоставьте место, где обсуждение может продолжаться между докладами и уже после них. Например, подойдут частные группы Facebook и LinkedIn. А специальные сервисы помогут интегрировать стену обсуждений и функции соцсетей с WordPress.

    Имейте в виду, что обсуждения никогда не начинаются просто так. Нужно напоминать людям участвовать. Постоянно зовите участников в чат во время живых сессий. После ивента включайте в e-mail рассылку упоминания о наиболее активных обсуждениях в группах и ставьте на них ссылки.

    ""
    Используйте частные группы в соцсетях или мессенджерах, как площадки для обсуждений

    3. Используйте хотя бы немного живого видео


    Даже если ваше мероприятие полностью запланировано в записи — используйте хотя бы немного живого видео. Например, модератор может представлять докладчиков в начале доклада. Цель — показать, что, хотя среда для обучения может быть «виртуальной», она заполнена реальными людьми — людьми, которые находятся там для обучения и обсуждения.

    Обратите внимание, чтобы участники видели и самого спикера и его презентацию. Это относится как к событиям идущим он-лайн, так и в записи. “Кадры” докладчика и презентации могут сменять друг друга в нужный момент, или быть совмещены в одном окне.

    Например, на наших оффлайн-конференциях волонтер Стас Фомин делал записи выступлений для своей медиатеки 0x1.tv, а потом добавлял презентации в видеоряд.

    ""
    Добавьте презентацию в видео с докладчиком

    4. Обеспечьте отличную поддержку клиентов


    Убедитесь что все участники понимают какие доклады, когда и где будут проходить, как получить доступ, когда будут доступны записи и т.д. Удостоверьтесь, что навигационные ссылки на ключевую информацию размещены в очевидных областях сайта конференции и отправьте всем зарегистрировавшимся напоминания в рассылке несколько раз со всей необходимой информацией.

    Разместите адрес электронной почты и номер телефона поддержки в нижнем колонтитуле сайта, создайте страницу контактов и напомните, куда обращаться за помощью, в рассылке.

    5. Поговорите со спикерами заранее


    “Поговорите голосом” со своими докладчиками до их выступлений. Расскажите больше о вашей аудитории, ожиданиях от доклада, что обычно лучше воспринимается слушателями. Узнайте, какие вопросы спикер планирует проговорить, и обсудите, как вы можете помочь сделать сессию максимально успешной.

    Запланируйте время «пробного прогона» для каждого доклада. Сделайте их заранее, чтобы оставить спикерам время для доработки материала и повторного прослушивания, если оно понадобится. Познакомьте спикера со всеми техническими нюансами сервиса для онлайн-конференции, в котором вы решили проводить мероприятие.

    ""
    Поговорите со своими докладчиками перед мероприятием

    6. Обращайтесь к участникам как к соавторам


    Обратитесь к участникам за конкретными кейсами для некоторых докладов. Например, зарегистрировавшиеся могут предоставить описание своей проектной задачи или фрагмент кода для разбора на выступлении.

    Проводите общие «Follow Up» сессии для обсуждения вопросов и любого контента, освещаемого в мероприятии. Приглашайте слушателей стать участниками дискуссии и присоединиться на видео.

    7. Привлекайте спонсоров и партнеров


    Если вы организуете событие от компании — найдите тех, кто не является вашими прямыми конкурентами, а в идеале их услуги дополняют ваш продукт.

    Не беспокойтесь, если у вас нет большой аудитории. Большинство компаний хотят найти хорошо квалифицированную аудиторию. Если вы можете дать шанс выступить перед такой группой — это ценно.

    Существуют разные опции, которые вы можете предложить спонсорам: от упоминания их компании (например, путем отображения их логотипов на странице вашего сайта или ссылок на них в рассылке) до предоставления возможности руководить сеансом или иным образом поговорить с вашей аудиторией во время мероприятия. Эти разные подходы должны, конечно, иметь разную цену.

    Спонсоры могут предложить призы или скидки вашим участникам — это отличный подход, который привлекает внимание к спонсору. Наконец, спонсорский бренд может быть полезен для поддержки вашего собственного бренда и повышения доверия к мероприятию, что, опять же, помогает привлечь посетителей.

    Ниже некоторые ключевые советы по поиску спонсоров, если вы никогда раньше не работали с этой задачей.

    • Определите преимущества, которые вы могли бы предложить потенциальным спонсорам, и четко опишите их.
    • Исследуйте другие события в вашей области, чтобы узнать, кто уже спонсировал подобные мероприятия. При этом также ищите любую информацию о ценах спонсорских пакетов.
    • Определите одного или нескольких человек в нужной компании, которые могут принимать решения о спонсорстве. Обычно это кто-то в маркетинге, и вы можете найти этих людей через поиск по сайту компании или соцсети Facebook и LinkedIn.
    • В идеале, найдите кого-то в своем кругу знакомых, кто был бы в контакте с потенциальным спонсором, и используйте его как способ связи с лицом принимающим решения.
    • Если такого знакомого нет, обратитесь напрямую. Дайте понять, что у вас есть четкое понимание бизнеса клиента, и что вы предлагаете актуальные преимущества.

    8. Воспользуйтесь преимуществами онлайн-ивентов


    Виртуальное мероприятие может проходить в течение длительного времени, с более короткими сеансами, запланированными на 1-2 часа несколько дней в неделю.

    Получая знания в течение более длительного периода, у ваших участников будет больше времени, чтобы переварить, проанализировать и применить то, что они узнали. А вы получите передышку в планировании, приспособитесь по ходу мероприятия и уменьшите себе нагрузку.

    Увеличится вероятность того, что слушатели будут использовать чаты для обсуждений. Во-первых, у них просто больше времени. Во-вторых, они почти наверняка получат больше вопросов и комментариев, связанных с контентом.

    Еще одно ключевое преимущество — это возможность предварительной записи выступлений. Вы можете полностью записать сессии перед конференцией или сделать запись для экстренных случаев, если, к примеру, выяснится, что спикер не сможет выступить онлайн.

    9. Не экономьте на напоминаниях


    Одна из особенностей виртуальных конференций — возможность отложить на попозже или вовсе “не прийти”.Более того, записи докладов — которые предлагает большинство виртуальных конференций — делает возможным оправдание «я посмотрю это позже» (и, конечно, они редко смотрят его позже).

    Нет способа полностью побороть эту проблему, но один из наиболее эффективных методов — отправка частых напоминаний. Сюда входят напоминания по email о начинающихся докладах, напоминания об участии в дискуссиях, напоминания о том, что записи опубликованы — все, что помогает держать в курсе событий и вовлекать участников к взаимодействию.

    Конечно, важно не переусердствовать и не раздражать участников слишком большим количеством уведомлений, но лучше ошибиться, чем о вашем ивенте не вспомнят перед его началом.

    10. Найдите время для всего вышеперечисленного


    Если нужно было бы добавить подсказку в список выше, это было бы “начните заранее!»

    Все, что описано здесь, выполнимо, даже в одиночку или очень маленькой компанией, но нужно заранее планировать, чтобы все части выстроились в линию.

    ""
    Подробная статья об этих лайфхаках (на английском).

    И напоследок еще несколько коротких советов


    • помните о часовых поясах (особенно если планируете участие зарубежных спикеров);
    • используйте для продвижения ваших докладчиков и участников — предлагайте им готовые тексты и изображения о вашем событии, которыми они могут делиться в соцсетях, попросите спикеров рассказывать на своих страницах о подготовке выступления;
    • напишите подробный сценарий конференции и заранее распишите все возможные риски и пути их решения;
    • заранее изучите и настройте запасную платформу для избежания технических неполадок, научите также ею пользоваться ваших спикеров и модераторов;
    • создайте чат организаторов на время события, чтобы обсуждать срочные вопросы.

    А вы уже проводили онлайн-ивент? Поделитесь советами и лайфхаками с начинающими. :)

    Комментарии 3

      +3
      Что эта статья тут делает?
      Можно выделить весь текст, заменить на «используйте здравый смысл в этой и всех похожих ситуациях» и это будет сильно полезнее очередного набора букв без смысла внутри.
        +1
        Недавно попыталась посмотреть онлайн-конференцию. И теперь мой самый большой лайфхак организаторам онлайн-ивентов: не тяните резину и не лейте воду вступительными речами. Невозможно слушать вот это всё в онлайн-режиме, люди отвалятся на первых минутах, не дожив до полезного контента.

        Я не знаю, может, даже лучше делать некоторые записи заранее и редактировать, где-то ускорять, где-то вырезать паузы. При этом докладчик может после доклада поотвечать на вопросы, а само выступление — записать, если это только не супер-крутой спикер, который может удержать внимание даже онлайн-аудитории. Или — репетировать с докладчиками, жёстко ограничивать время, убирать из докладов всю воду.
        • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь

          Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

          Самое читаемое