Учет денег

Посвящается годовщине освобождения от рабства ежедневного учета трат.
Хотел осветить тему, которая мне достаточно интересна и, возможно, кому-то тоже будет полезной – это тема учета денег.

Пару слов об актуальности. Раньше я никогда бы не подумал, что бухгалтерия будет мне интересна и тем более, что чем-то подобным буду заниматься я сам. Я понятия не имел в чем состоит ее предмет. Знал только, что пара знакомых учились в плановом колледже с последующим трудоустройством бухгалтерами. Представлялось чем-то скучным и бюрократичным. Одним словом, некий загадочный образ бухгалтера Корейко из «Золотого теленка». Позже я с удивлением узнал, что именно то, чем я занимаюсь (учетом денег, правда, в масштабах одного домохозяйства) – это и есть бухгалтерия.

Началось все около 10 лет назад с того, что в какой-то момент для меня стал актуален вопрос — почему не хватает денег. Не секрет, чтобы чем-то управлять, нужно сначала это измерить. Оставим философские рассуждения на тему «куда лучше направить внимание»: на расходы или доходы, но, думаю, многие со мной согласятся, что знать на что расходуются имеющиеся в наличии деньги и сколько остается — было бы не лишним. К слову, доходы тоже надо учитывать. Однако, для них это сделать, как правило, проще. Так, у большинства людей доходы – это одна-две операции поступления заработной платы в месяц, в то время как покупок — несколько сот за тот же период.

В этой статье основной упор будет сделан на том, как у меня менялись способы учета денег в разное время. Будут видны, трудности, с которыми я столкнулся в процессе, плюсы и минусы того или иного способа учета. Статья будет интересна в первую очередь для тех, кто уже сам ведет учет или только собирается начать. Кому интересно как устроена система учета у меня сейчас и не хочет читать все, может сразу перейти к пункту 7.

1. Итак, как уже сказал, моя история началась давно и с насущной потребности. Первое что пришло на ум тогда — это записывать на бумаге: после совершения той или иной траты — фиксировать ее в блокнот. Можно фиксировать траты раз в день. В конце месяца необходимо обобщить данные и подвести итог.
   
   В результате первый опыт оказался неудачным. Подвела самодисциплина. Силы воли хватило только на три недели учета.
   
   Вообще, говоря о важности дисциплины в деле учета, необходимо отметить, что без волевых усилий в учете не обойтись никак. По большому счету, только одной волей можно и ограничиться. Все технические средства могут только облегчить процесс, но конечное слово остается за человеком. Не вникать в процесс и пользоваться только благами, может позволить себе только, делегировавший этот процесс помощнику. Но такому человеку вряд ли попадется на глаза эта статья.
2. Вторая волна с учетом трат «на бумаге» началась после того, как я увидел информацию про сервис «Дребеденьги». Зашел на их сайт. Увидел красивые графики. Подумал, что это мне поможет. Начал пользоваться. Оказалось — неудобно.
   
   Во-первых, нужен был компьютер (у них тогда был сайт). Через браузер на мобильном телефоне того времени вводить данные было совершенно невозможно.
   
   Во-вторых, графики оказались какие-то не те. Там просто показывались остатки по счету (сколько денег в наличии на текущий момент времени). Логично, что раз в месяц остаток по счету повышается (получение заработной), а в остальное время плавно понижается (ежедневные траты). Отчет за период по категориям (сколько расходуется по каждой категории за отчетный период) тогда у них не нашел.
   
   Основной причиной неуспеха с «Дребеденьгами» стала неопытность. Т.к. опыта учета денег у меня тогда не было, то пользуясь сайтом, я очень быстро запутался. Главным образом со счетами. Тогда не было понимания, что деньги в кошельке, на карточках, данные в долг и отданные взаймы – это все разные счета и необходимо очень аккуратно учитывать перемещение средств между ними. Очень скоро мои текущие траты перемешались с переводами между счетами, отложенными деньгами и прочим так, что я окончательно запутался и распутать этот клубок уже не представлялось возможным.
   
   Как нельзя кстати, под занавес пользования «Дребеденьгами» я вспомнил про свой первый опыт с блокнотом и решил попробовать еще раз. Второй подход оказался более успешный. Удалось собрать статистику за месяц, подвести итог. Были получены первые результаты: определены категории практически ненужных трат, котор¬¬ые под видом незначительных в конце месяца давали внушительные суммы. При работе с блокнотом удалось избежать прежних ошибок. Не было мешанины в платежах, счетах, главным образом потому, что в блокноте лучше все видно: какие деньги считать, какие не считать, как компенсировать если что не так, посмотреть историю, проще что-то вспомнить, если возникают вопросы.
   
   Что касается метода самого по себе – в целом он рабочий. Цель: понять куда что уходит — выполняется, однако, есть ряд недостатков:
   
   • необходимо постоянно носить с собой блокнот и ручку (в том числе в поездки, так как переписывание потом – это двойная работа);
   • забывание трат (после каждой операции записать данные не всегда предоставляется возможность, заполняя же в конце дня некоторые траты будут забываться и в конце месяца выливаться в недостачу);
   • относительно долгая процедура обобщения и расчетов в конце месяца – не менее часа (для меня это неудобно);
   • отсутствие оперативности (нельзя в моменте посмотреть отчет сколько на что потрачено, сколько осталось; каждый раз надо считать полностью).
   
   После того, как эксперимент был признан успешным, решил вести учет дальше. Однако, хотелось как-то перевести учет на электронные носители. Во-первых, так проще и точнее расчеты. Во-вторых, все данные агрегируются в одном месте.
3. Простейшая автоматизация делается конечно в Excel. Так родился эксельник, в который раз в месяц переносились данные и считалась статистика. В то время Excel был не такой удобный как сейчас, так же не было гугл таблиц c их формами, поэтому пришлось уже на Access сделать интерфейс для ввода данных. И в достаточно короткий срок все данные из эксельника мигрировали в Access.
   
   У ведения денег в программе на компьютере такие же недостатки для меня, как и при вводе данных на сайте: база в моем случае не под рукой. Часто бывает, что я в разных местах, не везде есть интернет. Но и дома не всегда получается сделать то что нужно. Пробовал планшеты, телефон с мобильной версией Excel – то же не пошло. Ввод данных в них — неудобный. Часто бывают проблемы с синхронизацией.
4. После попробовал сделать веб сайт для доступа к БД. Но практике из-за нестабильного соединения сотовой связи вводить данные также оказалось неудобно, часто обрывалось соединение.
   
   Все-таки для ввода должны быть жесткие формы и желательно под рукой.
5. Некоторое время спустя, когда смартфоны и приложения стали захватывать мир семимильными шагами, все чаще стала посещать мысль, что не может быть, чтобы никто не сделал мобильного приложения по учету денег для смартфона. Стал искать. Оказалось – да, действительно есть, и не одно. Приложений было много, но, как говорится, дьявол кроется в деталях. По сути принцип везде один и тот же: ввод трат, и какая-то статистика (зачастую платная). Однако приложение-приложению – рознь. Опыт с «Дребеденьгами» тому подтверждение.
   
   По опыту очень рекомендовали IXpenselt (Рис.1). Стал им пользоваться. Приложение очень всем устраивало. Проблем с освоением уже не было. Не знаю, что сыграло в этот раз, может накопленный опыт, но вести учет было достаточно просто. Практически не ошибался. А те ошибки что были, успешно исправлял. Как результат стал получать чистую картину с отчетностью.
   
   Главная удобность этого приложения была в наличии сводки текущего баланса (разность между тем, сколько получили и сколько потратили) вверху экрана (называется «Денежный поток»). Т.е. она всегда была перед глазами. Глядя на нее всегда видно сколько осталось до окончания расчетного периода. В тоже время основная область для ввода трат оставалась достаточно большой, чтобы удобно ею пользоваться.
   
   
   Рис. 1
   
   В моей системе учета есть одна особенность — отчетный период начинается с 10 числа месяца. В IXpenselt эту особенность можно учесть. Текущий баланс можно настроить на пользовательский период. И этот период будет сравнимый, т.е. равнозначный (всегда начинаться с 10-го числа). Если область с балансом смахивать вправо или влево, то будет браться либо следующий, либо предыдущий период. В один клик на кнопку pdf (правый верхний угол Рис.1) можно было открыть отчет по категориям за период (Рис.2). Так был решен вопрос с оперативностью.
   
   
   Рис.2
   
   Из минусов — все еще оставалась операция по вводу трат. Часто в случае пропуска дня-другого, долг (в плане незаполненных записей) начинал копиться как снежный ком. Иногда приходилось в конце месяца заполнять данные за целый месяц (что занимало час — два времени). Также хотелось больше отчетов под рукой для более глубокого анализа, которые без особого труда строились в экселе. Например, смотреть динамику трат по категории из месяца в месяц.
   Проблему на этом этапе решил написанием парсера данных, выгружаемых из программы.
   
6. С некоторых пор пластиковые карты стали все больше захватывать мир. Я получил первую дебетовую карту, начал активно ею пользоваться. Позже подумал, раз большинство трат идут через карту, а в банке и так есть вся информация по тратам, то можно попробовать подключить их как-то к своей системе. Удалось сделать парсер банковских выписок с автоматическим распознаванием категорий. Но хотелось большего. Оставалось автоматизировать выгрузку выписок с сайта. Эта задача оказалось гораздо сложнее. Проблему пытался решить долго. Нашлись энтузиасты, которые готовы были помочь. В тестовом режиме это получалось, но до окончательной реализации, к сожалению, дело не дошло.
   
   К слову сказать, в Тинькофф Банке тоже можно строить отчеты за периоды по категориям. Всем бы они хороши, только категории определяет Тинькофф Банк, а они не всегда совпадают с реальными. Некоторые траты возможно не нужно учитывать, т.к. они не относятся на прямую к вам (попросил кто-то что-то купить или сделал перевод), а транзакцию из выписки, как известно, не выкинешь. Поэтому отчеты в мобильном банке дают примерную картину, но не точную.
   
   Таким образом, остался я с прежней программой iXpenselt и необходимостью ежедневно вводить траты. Довелось как-то попробовать хваленый КоинКипер. Не впечатлило. Операция забивания трат все равно присутствовала, хотя и была немного проще. Баланса в основном окне видно не было, и отчет по категориям в один клик не получался. Плюс за свою «фишку» они хотели уж очень несоразмерные удобству деньги. Также нужно было еще привыкать к новой программе, разбираться в ней.
   
   В конечном счете приложением IXpenselt пользовался почти пять лет.
   
7. Неоднократные поиски на просторах интернета решений по автоматизации выгрузки выписок из банка долго не давали плодов. Уже рассматривал вариант поставить эмулятор кликов на компьютер, чтобы с его помощь периодически загружать выписки из онлайн-банка, но наконец то решение было найдено.
   
   Как-то раз, после прочтения очередной статьи на тему учета денег (может даже на Хабре) увидел несколько комментариев про «Дзен-мани». В них, в частности, говорилось про возможность подключения автоматической загрузки выписок из онлайн банка. Зашел на сайт. Сайт был в духе сайтов по учету денег. Т.е. предлагался все тот же ввод данных и статистика. Нужной мне (статистики) в быстром доступе не было. Автоматическую загрузку данных из интернет-банка тогда нашел и подключил не сразу. Она была хорошо запрятана и, по-моему, возможна только в мобильном приложении. Чтобы ее подключить потребовалось несколько попыток и несколько раз внимательно прочитать инструкцию.
   
   Начал пользоваться. Данные стали нормально подгружаться. По мере появления данных стали автоматически распознаваться категории трат, по аналогии с выбором, сделанным ранее.
   Я не мог поверить своему счастью! Наконец то решилась моя проблема по ежедневному вводу данных вручную. Вот здесь прям поклон до земли создателям! Весь учет теперь заключался только в периодической (желательно не реже чем раз в два дня) актуализации данных и контроле правильности их заполнения. В остальном же можно пользоваться по предназначению – смотреть и анализировать отчетность. Это гораздо приятнее. Отчеты, к небольшому сожалению для меня, не такие удобные как в IXpenselt, но можно получить нужные настройкой фильтров. По мне лучше нажать несколько лишних кнопок, строя отчет, чем каждый день с настойчивостью идиота вводить по 5-10 записей.
   
   Плата в месяц за приложение для меня приемлемая. На время эксперимента, который длится уже более года, выбрал помесячную оплату. Это связано в первую очередь с тем, что часто разработчики настолько увлекаются улучшениями своих программ, что после загрузки обновлений исходная программа изменяется до неузнаваемости. Именно по этой причине, когда iXpenselt выпустил новую версию программы с новомодным дизайном я не спешил обновляться. Для пробы поставил новую версию на планшет. Мои опасения подтвердились: баланс с отчетом улетели с основного экрана в небытие. Касаемо «Дзен-мани» в этой связи существует еще риск, что в какой-то момент интернет-банк перестанет работать и приложение окажется бесполезным. Интернет банк – третья сторона, повлиять на работу которой ни я, ни разработчики «Дзен-мани», не могут.
   
   Еще один важный вопрос – вопрос безопасности. Для кото то он станет камнем преткновения, т.к. программа должна получить доступ к вашему личному кабинету. Я через это прошел, когда я пытался сделать свою выгрузку из интернет-банка. Тогда нужно было передать явки-пароли третьим лицам, и я был не готов к этому.
   
   Разработчики «Дзен-мани» заявляют, что код у них открытый и закладок никаких нет. Честно, я не влезал в код, и не совсем понимаю, как можно проверить идентичность кода, выложенного в открытый доступ, и кода, зашитого в бинарники на веб-сервере. Но, несмотря на это, изучив вопрос, для себя я решил, что сервису доверять можно.
   
   За все время пользования у меня была только одна серьезная проблема. В ноябре прошлого года пошли сильные сбои с выгрузками одного из банков. Не проходило отдельными записями около 70% транзакций в месяц. Они суммировались в корректировки. Об этой проблеме написал в поддержку. На что получил ответ, что ошибку поставили в таск-лист, но, когда решат – не знают, ввиду ограниченности ресурсов. В итоге через полтора месяца проблема ушла. Возможно помогло то, что я не пользовался картой неделю и закрылись все замороженные транзакции в банке.
   

Вот, пожалуй, все, что хотел сказать. Управляйте деньгами легко!