Привет! Я Юля Грибова из AGIMA, руковожу отделом закупок. В этой статье расскажу, как нам удалось за 5 лет в 40 раз увеличить количество подрядчиков у компании и зачем нам это было нужно. Думаю, узнать обо всем этом будет интересно коллегам по рынку и тем, кто сам выполняет работы на аутсорсе. Рассказывайте в комментариях, с какими проблемами сталкиваетесь, когда ищете подрядчиков или заказчиков.
Как мы работаем с партнерами
Нашей компании недавно исполнилось 15 лет, и за это время мы сильно выросли. Изменилось не только количество, но и качество наших заказчиков: активных и технологически сложных проектов в какой-то момент стало настолько много, что от некоторых новых мы даже стали отказываться. Но скоро поняли, что это не дело, и начали активно развивать партнерскую сеть. Так появилось направление AGIMA Partners’ Club. Мы уже рассказывали, как работает эта большая система.
Но партнерский клуб не покрывал всех наших потребностей: проектов всё равно становилось больше и больше, а самые крупные и интересные из них мы хотели оставлять в AGIMA. И конечно, скоро столкнулись с потребностью в «руках» для быстрого масштабирования core-команд: нанимать такое количество программистов, да еще и в довольно высоком темпе нелегко. Поэтому мы начали систематически искать подрядчиков.
При этом основную экспертизу по каждому проекту мы всегда держим внутри: сотрудники аутсорс-компаний берут на себя только часть работ. Все ключевые специалисты всегда штатные: руководитель проекта, тимлид и техлид. Над одним проектом могут работать спецы даже из разных компаний, они берут в работу формализованные и ограниченные по длительности этапы, а управление и технадзор остаются за нами, поскольку ответственность перед заказчиком всегда несёт AGIMA.
До этого работа по поиску подрядчиков велась только эпизодически, под конкретные проекты. Но в последние 3 года это стало одной из важнейших задач. Посмотрим на цифры. В 2016 году с нами на постоянной основе работали всего 10 компаний. Сейчас в нашем списке более 400 подрядчиков, а в каждый момент времени активно включены в работу около 50. Все они проверены, с каждым мы успели пройти через пару-тройку проектов и к каждому готовы обратиться, как только возникнет потребность.
В итоге поиск аутсорс-компаний и взаимодействие с ними мы выделили в отдельное направление и дали ему название AGIMA Outsource. В этом году мы даже обновили его сайт. Теперь он не только функциональный и помогает понять, кого мы ищем и как с нами работать, но еще и красивый — взял несколько международных наград.
Как мы ищем подрядчиков
Все каналы поиска и подбора подрядчиков можно условно разделить на 2 большие группы:
Они находят нас.
Мы находим их.
Первый путь был особенно продуктивен как раз в те времена, когда нам для счастья хватало десятка компаний, то есть 5-6 лет назад. Тогда к проектам мы их подключали просто: тимлиды были лично знакомы с подрядчиками и в любой момент могли им написать и позвать на помощь. База партнеров пополнялась не часто. Мы работали только с входящими заявками, которые падали на info@agima.ru. Сейчас мы тоже следим за письмами, которые приходят на почту нашего отдела outsource@agimagroup.ru.
Ко второму пути мы пришли не сразу. Поначалу казалось, что потребности увеличить количество подрядчиков не возникнет, а когда возникла, было непонятно, как их искать. Поэтому выбрали путь гипотез. Решили протестировать простой алгоритм через действие к получению данных и выводам, так называемые HADI-циклы (Гипотеза (Hypothesis), Действие (Action), Сбор данных (Data), Выводы (Insights)). Гипотезы формулировали интуитивно. Некоторые примеры в таблице ниже.
Примеры гипотез и их результаты
Гипотеза (Hypothesis) | Действие (Action) | Сбор данных (Data) | Выводы (Insights) |
Описание критериев качественности партнера | Дополнить анкету партнера вопросами следующего содержания: Опыт работы на аутсорсе у каких-либо агентств. Количество производственных сотрудников в штате. Наличие системы обучения или системы наставничества сотрудников. | Собрать аналитику потенциальных партнеров по опыту работы на аутсорсе, количеству сотрудников, системы обучения. | С большинством студий, кто имел опыт работы на аутсорсе, легче найти точки соприкосновения и коммуникацию. Количество сотрудников в штате и наличие систем обучения также помогает провести первоначальный скоринг по партнеру. |
Выработать план скоринга партнёров. Соотнести их компетенции с запросами на поиск специалистов, которые уже есть, чтобы понять, где нужно искать в первую очередь. | Чтобы понимать, где и как искать, в первую очередь необходимо внедрить единую базу партнеров (CRM), она должна быть удобной для поиска по компетенциям и пр. | Собрать статистику по текущим партнерам и их компетенциям на основе созданной базы, а также замерить статистику по закрытию позиций на поиск специалистов по этим же компетенциям. | Точечный скоринг по компетенциям и опрос партнеров помогает быстрее набрать пул специалистов на проект. |
Если начать делать интро каждого нового партнёра тимлидам, то это добавит нам 1 подключенного партнера к проектам в месяц. | Уведомление TL во внутренних чатах. | Отследить заинтересованность тимлидов к подобным уведомлениям. | Тимлиды стали чаще «видеть» новых партнеров, а также интересоваться компетенциями и применять у себя на проектах. |
Если мы будем перед началом каждого квартала объявлять аккредитацию (своеобразный тендер) и набирать партнеров под прогнозируемый объем, мы можем исключить проблему нехватки ресурсов и планировать их более качественно. | Запросить ресурсы у партнеров на ближайший квартал. | Отследить загруженность ресурсов у партнеров по предоставленным данным. | Гипотеза нерабочая в силу определенных обстоятельств. Например, таких, как недоступность определенного разработчика в нужный момент. |
Привлечение партнеров собственными силами. | Серф по различным рейтингам, PR и прочее. | Отследить воронку лидов и сравнить с данными за предыдущий год. | Рост базы партнеров в 3 раза. |
Даже сейчас, когда мы уже научились искать нужных специалистов на аутсорс, мы продолжаем пользоваться методом гипотез, чтобы упростить работу. Например, так появился наш Telegram-канал AGIMA.Outsource, который, на наш взгляд, успешно показал себя как площадку для поиска специалистов, и Teletype-канал, где всегда можно ознакомиться с нашими запросами.
Каких подрядчиков мы ищем
Около 80% задач, которые мы готовы отдать на аутсорс, связаны с разработкой. Поэтому при мониторинге рынка мы чаще обращаем внимание на тех, кто занимается именно ею, а не, например, интернет-маркетингом (хотя таких очень много). Прежде чем связаться с компанией, изучаем сайт. Ищем информацию о стеке, с которым в компании работают. И уже потом принимаем решение.
Вот стек технологий, который нас сейчас интересует больше всего:
Backend: PHP: Bitrix, Symfony, Laravel, реже Yii. DB: MySQL, PostgreSQL; Java; .Net; Python: Django, Flask, asyncio; Golang.
Frontend: HTML, CSS, SCSS, JavaScript, TypeScript, Vue/Nuxt, React/Redux, Angular/Express.js, GraphQL, WebGL.
Mobile: Native: Kotlin, Swift, реже Java и Objective-C, но понимать их надо обязательно. Crossplatform: Flutter, React Native.
За годы поисков мы обратили внимание, что сложнее всего искать ребят, которые работают с Golang и Flutter. Так что если это про вас, то смело пишите нам. И еще тут важно упомянуть, что девопсов, дизайнеров, аналитиков и тестировщиков мы тоже ищем. Подробнее о стеке и спецах, в которых мы нуждаемся, можно почитать у нас на сайте.
Чтобы найти тех редких специалистов, которые могут быстро включиться в работу, мы шерстим интернет вдоль и поперек. Обращаем внимание на рейтинги, рекламу, статьи. Рейтинги изучаем не только российские, но и международные. А еще присматриваемся к тем компаниям, которые участвуют в нашей партнерской программе. Словом, чем активнее компания заявляет о себе, тем с большей вероятностью мы ее заметим и предложим поработать вместе.
Бывает, что мы находим «алмазы» и в самых отдаленных городах России, Казахстана, Беларуси или Армении. Об этих маленьких студиях мало кто знает, но нам удается отыскать их. Для них это выгодно: они получают сложные проекты и крутой опыт. А некоторые за счет нашего сотрудничества могут неплохо вырасти. Например, были случаи, когда наше сотрудничество с фрилансером перерастало в сотрудничество с небольшим агентством. За это время он вырастил компетентных сотрудников и мы успешно работаем с ним по сей день.
Что дальше
Как только мы нашли тех самых ребят, мы отправляем им оффер. Это презентация с рассказом о нашей компании: как мы работаем, как закрываем отчетность, какие документы подписываем, что нужно сделать, чтобы начать с нами работать. Если компании интересно, они просто сообщают об этом. А дальше для тех, кого нашли мы, и для тех, кто нашел нас, порядок действий одинаковый (и довольно простой):
Нужно заполнить анкету партнеров с самой общей информацией: чем занимается компания, в какой отрасли работает и по каким ставкам, какое юрлицо и т. д.
Когда мы получили анкету, подписываем документы: NDA и рамочный договор.
Проверяем должную осмотрительность партнера: запрашиваем все юридические документы по компании и проверяем ее на чистоту.
Подписываем договор.
Подключаем ребят к работе.
Все эти шаги с нашей стороны выглядят как Kanban-доска, по которой каждый потенциальный подрядчик проходит, чтобы в финале стать полноценным партнером, с которым мы начинаем работать.
После заполнения анкеты, между пунктами 1 и 2, мы почти всегда созваниваемся, чтобы познакомиться. Во время этого разговора мы уже устно рассказываем о себе и о проекте, на который ищем подрядчиков, а ребят просим рассказать о своих компетенциях и пожеланиях. Заодно отвечаем на их вопросы.
Популярные вопросы
Вот самые распространенные из них (кроме тех, на которые мы уже ответили выше):
Как передаем задачи на оценку?
Задачи ставятся в нашей системе Jira. Доступы мы предоставляем.
Как закрываем работы?
Раз в месяц — например, в начале сентября за август. Наш финансовый менеджер перед стартом работ готовит реестр, по которому мы срезаемся с подрядчиком. В начале каждого месяца рассылаем уведомления по закрытию прошедшего месяца.
С кем мы будем коммуницировать?
По задачам и проектам чаще всего вы будете контактировать с нашим тимлидом: он ставит задачи, проводит код-ревью и помогает в решении задач. Для решения вопросов по документам и оплатам у нас есть выделенные финансовые менеджеры.
Если после созвона и проверки документов и нас, и подрядчика всё устраивает, то мы начинаем работать.
Как анализируем работу
Ежеквартально мы проводим оценку качества текущих партнеров и составляем рейтинг самых лучших и надежных. Этот рейтинг помогает нашим тимлидам ориентироваться и отбирать лучшего поставщика на конкретный проект. Оценка качества проводится со всеми сотрудниками, кто взаимодействовал с этим партнером. По сути, это опрос, в котором несколько тематических блоков: взаимодействие, надежность, гибкость, стоимость и качество работ, коммуникации и обратная связь. Все оценки респондентов собираются, а потом сводятся в общий рейтинг.
Результаты проведения оценки качества партнера
Если всё суммировать, то на наше решение о том, сотрудничаем мы с подрядчиком дальше или нет, почти всегда влияют вот такие факторы:
есть ли у нас для подрядчика работа (бывает, что проект закончился, и тогда мы приостанавливаем сотрудничество, но всегда рассчитываем на то, что можем к нему вернуться);
легко ли с ним общаться (для нас важно, чтобы общение было простым и дружелюбным, без взаимных претензий и упреков);
насколько подрядчик гибок (в работе бывают разные ситуации: мы всегда готовы идти навстречу надежному партнеру, но ждем от него того же);
насколько компетентны специалисты, которые пришли на аутсорс (у нас высокие требования к навыкам, потому что у нас много технически сложных задач).
Вся эта система была выстроена для того, чтобы любой процесс внутри компании работал, как часы: не хватает спеца на проекте — не вопрос, подберем в максимально сжатые сроки. Мы и сейчас продолжаем наращивать нашу базу, потому что никогда не знаешь точно, какой разработчик или аналитик может понадобиться уже завтра. Поэтому людей с уникальными навыками и знаниями, тех, кто разбирается в редких стеках, мы особенно жалуем.
В комментариях рассказывайте, как вы ищете подрядчиков. Будем рады внедрить новый опыт и у себя. А если вы сами работаете на подряде, то нашу почту вы знаете — пишите. Еще раз ссылка на наш сайт: www.agima.ru/outsource/.
