В статье приводится практический кейс моделирования бизнес-процесса опробования и клеймения ювелирных изделий реально существовавшего, но в дальнейшем реорганизованного, федерального казенного учреждения (далее – госинспекция) Восточно-Сибирская государственная инспекция пробирного надзора. В целях неразделения статьи на несколько частей изложение сокращено до минимально необходимого.
1. Описание деятельности госинспекции
Сферой деятельности является осуществление федерального пробирного надзора (контроль за обращением драгоценных металлов). В соответствии с возложенными задачами осуществляет следующие функции:
осуществляет опробование, анализ и клеймение государственным пробирным клеймом всех ювелирных и других бытовых изделий из драгоценных металлов отечественного производства, а также указанных изделий, ввезенных на территорию Российской Федерации для продажи;
проводит экспертизу оттисков государственных пробирных клейм, контрольные анализы и техническую экспертизу драгоценных металлов и продукции из них, а также лома и отходов драгоценных металлов, экспертизу и диагностику драгоценных камней, экспертизу по постановлениям органов дознания, следователя, прокурора, суда и арбитражного суда;
проводит экспертизу музейных и архивных предметов, изготовленных из драгоценных металлов и драгоценных камней, а также контроль за обеспенением сохранности указанных предметов;
обеспечивает постоянный государственный контроль за производством, извлечением, переработкой, использованием, хранением и учетом драгоценных металлов и драгоценных камней в организациях;
осуществляет государственный контроль при вывозе из Российской Федерации и ввозе в Российскую Федерацию драгоценных металлов в соответствии с порядком.
Бизнес-стратегия госинспекции направлена на выполнение текущих задач, т.е. на выполнение текущих функций в соответствии с законодательством.
Финансово-хозяйственная деятельность характеризуется двумя основными составляющими: сбор государственной пошлины (далее госпошлина) за совершение действий при осуществлении федерального пробирного надзора и исполнением сметы расходов.
2. Управление бизнес-процессами в организации
Бизнес-направления госинспекции можно выделить следующим образом.
Все бизнес-процессы госинспекции делятся на основные, бизнес-процессы управления и обеспечивающие бизнес-процессы. Дерево бизнес-процессов представлено ниже.
Для построения модели выбирается один из основных процессов - «Опробование, анализ и клеймение государственным пробирным клеймом ювелирных и других бытовых изделий из драгоценных металлов».
3. Описание процесса опробования и клеймения
Приведем краткое понятие опробование и клеймения и его сути.
Государственное пробирное клеймо - это специальный знак, который чеканится на изделиях различными способами (или накладывается немеханическим способом: электроискровым или с помощью лазера) государственными инспекциями пробирного надзора.
Государственное пробирное клеймо — знак гарантии, осуществлённого, в интересах покупателя, государственного контроля. Наличие оттиска клейма означает, что изделие проверено в госинспекции, и имеет пробу не ниже, указанной в пробирном клейме. В государственное пробирное клеймо входит именник (клеймо изготовителя), а также знак удостоверения, знак пробы, и шифра госинспекции, которые могут проставляться как вместе (в одном контуре), так и раздельно.
Клеймению подлежат изделия, изготовленные из драгоценных металлов с использованием различных видов художественной обработки, со вставками из драгоценных, полудрагоценных, поделочных и цветных камней, других материалов природного или искусственного происхождения или без них.
Перед операцией клеймения производится операция опробования изделий. Проба сплавов благородных металлов, из которых разрешается изготовлять ювелирные и другие изделия, устанавливается законодательным путём и гарантируется государством. Анализ изделий и сплавов (в том числе экспертиза), изготовленных из драгоценных металлов, обычно проводят:
на пробирном камне, с помощью пробирных игл (эталонный образец) и реактивов и (или) рентгенофлуоресцентным (РФА) способом, которые позволяют опробовать изделие, не разрушая его;
методом купелирования, электрохимическим методом анализа, которые основаны на выделении из образца сплава чистого драгоценного металла, по которому определяют количество драгоценного металла в сплаве (целостность изделия при этом нарушается).
методом потенциометрического титрования.
За совершение действий при осуществлении операций по клеймению начисляется государственная пошлина (далее – госпошлина) в размере, установленном законодательством. Госпошлина уплачивается плательщиков в доход федерального бюджета. Госинспекция является администратором доходов при начислении и поступлении госпошлины.
4. Модель бизнес-процесса
Владелец процесса – главный пробирер госинспекции. Хоть в процессе и участвуют другие подразделения, но это лицо несет полную ответственность за процесс и наделено полномочиями в отношении этого процесса, так как имеет наибольшую компетентность и профессиональные знания.
Первичный вход – поступление от сдатчика ювелирных изделий (далее – клиент) заявления на прием изделий.
Первичный выход - выдача изделий клиенту после совершения всех необходимых действий.
Первичный поставщик и он же первичный потребитель - сдатчик ювелирных изделий.
Вторичные поставщики – приемщик на приеме изделий, пробирер, осуществляющий опробование и клеймение, лаборант, бухгалтер.
Вторичные потребители – приемщик на приеме изделий, пробирер, осуществляющий опробование и клеймение, лаборант, бухгалтер.
Исполнители процесса - приемщик на приеме изделий, пробирер, осуществляющий опробование и клеймение, лаборант, бухгалтер.
Ресурсное окружение процесса – документы (квитанции установленной формы для учета операций по опробованию и клеймению), данные (программное средство для учета работ, начисления госпошлины, учета уплаты госпошлины), технические ресурсы (оборудование для проведения операций по опробованию и клеймению), материальные ресурсы (хим.реактивы).
Метрика процесса – размер начисленной госпошлины.
Функционирование процесса происходит следующими этапами:
на приеме изделий пробирер принимает от клиента заявление, в котором указаны наименование изделий и(или) их вес и количество, и сами изделия;
при совпадении данных, указанных в заявлении, пробирер оформляет три экземпляра квитанции, которая является бланком строгой отчетности и имеет свой номер, одинаковый на все трех экземплярах. Первый экземпляр квитанции передается клиенту. Одновременно с приемом изделий начисляется госпошлина, размер которой фиксируется во всех трех экземплярах квитанций и остается в базе данных инспекции;
если заявленное в заявлении количество и (или) масса не совпадают с фактическим наличием, в заявлении клиент делает исправление, и потом происходят действия п.2;
изделия вместе с третьим экземпляром квитанции выдаются исполнителю (пробиреру) в работу, второй экземпляр остается у приемщика;
проводятся операции по опробованию. Выбор метода опробования представляет собой отдельный подпроцесс, в данном случае рассматриваться не будет;
выявленные в партии изделия, не соответствующие заявленной пробе, клеймятся ближайшей нижней установленной пробой. Изделия, имеющие пробу ниже установленной минимальной пробы, не подлежат клеймению и возвращаются сдатчику в неклейменном виде;
изделия, соответствующие заявленной пробе, клеймятся клеймом соответствующей пробы. Выбор метода клеймения представляет собой отдельный подпроцесс, в данном случае рассматриваться не будет;
изделия возвращаются сдатчику при предъявлении им первого экземпляра квитанции с отметкой госинспекции об оплате или платежного документа с отметкой банка об оплате государственной пошлины. Отметка госинспекции об оплате ставится бухгалтерией, которая подтверждает факт оплаты либо на основании сведений, поступивших по выписке из лицевого счета администратора либо получением от клиента платежного документа. В случае отсутствия оплаты госпошлины отметка не ставится, изделия не выдаются, клиент направляется для оплаты.
Модель в нотации BPMN представлена на рисунке.
5. Анализ маршрутных технологических процессов в нотации DFD
Контекстная диаграмма моделирует систему наиболее общим образом и отражает связь (интерфейс) системы с внешним миром, а именно, информационные потоки между системой и внешними сущностями, с которыми она должна быть связана.
Контекстная диаграмма взаимосвязи с внешними системами представлена на рисунке.
Декомпозиция DFD (диаграммы потоков данных) осуществляется на основе процессов: каждый процесс может раскрываться с помощью DFD нижнего уровня. DFD первого уровня строится как декомпозиция процесса, который присутствует на контекстной диаграмме.
Перечень маршрутных технологических процессов, которые отражают выделенные процессы и маршруты движения информационных предметов труда по подразделениям или рабочим местам, по рассматриваемой задаче: процесс приема изделий, процесс опробования изделий, процесс клеймения изделий, процесс выдачи изделий, процесс формирования отчетов.
Далее проводится процесс декомпозиции нижнего уровня, для примера это процесс приема изделий.
6. Выделение операций в процессе и методика анализа ОТП (операционные технологические процессы) в нотации IDEF0
Под операцией понимается совокупность действий по обработке одного или нескольких ПТ (предметов труда), выполняемых на одном рабочем месте с использованием одного вида оборудования. Под оборудованием понимается как отдельные аппаратные средства, работающие автономно, так и прикладные программные средства, используемые на рабочем месте.
Контекстная диаграмма рассматриваемых процессов представлена на рисунке. При этом входы и выходы данной контекстной диаграммы должны полностью соответствовать потокам данных в контекстной диаграмме нотации DFD.
Далее строится диаграмма декомпозиции рассматриваемых процессов с выделением каждого процесса в отдельную активность.
И диаграмма декомпозиции одного из процессов – приема изделий.
7. Синхронизация процессов обработки и моделирование технологических процессов в нотации IDEF3
В маршрутных технологических процессах (МТП) к недостаткам относят нарушение линейности движения информационных потоков (ИП) (наличие циклов, контуров), поступление на вход активности ИП, который не используется при формировании выходных ИП (транзитный поток); формирование на выходе активности ИП, который не имеет конкретного потребителя и т.п.
В операционных технологических процессах (ОТП) к недостаткам следует отнести отсутствие управления и/или механизмов, использование управления, не соответствующего требованиям к процессу, «жёсткое» управление не соответствующее динамике анализируемого процесса; использование устаревшего оборудования, применение инструмента, не обеспечивающего требуемую точность обработки, отсутствие приспособлений и т.д.
Указанные выше недостатки после выявления могут быть устранены при построении диаграмм DFD и IDEF0 модифицированного процесса TO-BE.
Но что делать, если в процессе анализа МТП и ОТП не найдено недостатков, а процесс выполняется с отклонениями от заданного поведения (плана). Наиболее вероятным ответом может быть следующий – технология рассматриваемого процесса соответствует требованиям, но необходимо провести анализ синхронизации обработки ИП. Задержка одного из материальных или информационных потоков на входе активности может привести к задержке одного или множества выходных объектов и процесс будет отставать от заданного плана поведения, что снижает его эффективность.
Для анализа синхронизации операций обработки предметов труда применяется нотация IDEF3.
Рассматриваем процесс «Клеймение». Контекстная диаграмма в нотации IDEF3 и диаграммы декомпозиции представлены на рисунках.
Факторы, влияющие на синхронизацию рассмотренного процесса:
результат предыдущего действия является входными данными для следующего;
начало последующего действия зависит от результатов выполнения предыдущего;
все действия выполняет один специалист.
Стоит заметить, что декомпозициями чрезмерно увлекаться не нужно, их уровень, как правило, определяется на начальном этапе и может быть изменен в процессе моделирования.
