Так в аутлуке есть Scheduler Assistant, который позволяет и время выбрать, чтобы у участников не было конфликтов и показывает свободные комнаты на выбранное время. У Вас же, как я понял, надо по комнатам бегать, чтобы найти свободную (без мобильной/десктпной версии вашего ассистента).
Спасибо.
Поправьте, если не упустил что.
Если используется Outlook, почему бы не использовать решение по бронировании комнат из того же Outlook?