Как мы уже говорили ранее, один из основных инструментов создания гибридного офиса — это концепция совместного использования рабочего места, а две наиболее распространенные стратегии в рамках концепции — это хот-дескинг и хотелинг. Идея заключается в том, что бизнес получает возможность гибкого управления офисными помещениями. Но всем ли компаниям выгоден этот инновационный подход?
Здесь есть свои "подводные камни", которые стоит обсудить. К чести современных технологий, большую часть сложностей можно отнести к так называемым "человеческим факторам". Это заставляет владельцев бизнеса более тщательно прорабатывать систему организации труда. С какими же задачами и предрассудками придется столкнуться руководителю при модернизации офиса?
Сотрудники чувствуют себя ненужными
Работодатели часто утверждают, что люди — самый большой актив компании. Но многие сотрудники считают, что если компания не предоставила им постоянные рабочие места, это можно расценивать как сообщение со знаком "минус".
Чтобы изменить это мнение, можно внедрить "умную гибридность", исходя из рабочих задач сотрудника, то есть, оставить фиксированные места за бэк-офисом и предложить гибридный режим только проектным командам.
Сотрудники не уверены в наличии свободных мест
Если сотрудник приходит в офис "ни свет, ни заря", он может выбрать любое место. Если же с утра в его рабочем графике стоит 1-2 встречи, к моменту прибытия в офис свободных мест может уже не быть. Это может серьезно повлиять на производительность сотрудника и привести к потере времени, которое он потратит на поиск свободного стола.
Для таких сотрудников рекомендуется бронировать места заранее и на длительный период (например, на неделю, месяц и пр.). Также можно ограничить возможность 100% бронирования рабочих мест: так в офисе всегда будет оставаться 10-20% свободных столов, которые займут сотрудники с активным расписанием.
Ограниченность выбора
Доступные рабочие места могут снижать производительность, например, в тех случаях, если единственный свободный стол находится в шумном месте.
Для сотрудников, занятых творческой работой, требующей максимальной концентрации внимания, а также для переговоров по ВКС и работы с важными документами необходимо предусмотреть маленькие переговорные/кабинки, так называемые Huddle Spaces. Для борьбы с посторонним шумом обычно применяется активная шумовая завеса.
Сотрудники не могут найти ключевых людей
Когда люди, выполняющие сходную работу, размещены рядом друг с другом, это удобно. Если сотрудник знает, где сидит главный специалист в его области, он может подойти к коллеге лично и получить ответ на свой вопрос. Даже если "спец" отсутствует на рабочем месте, скорее всего, решить проблему помогут его коллеги.
При использовании хот-дескинга не всегда легко найти нужного человека. Можно, конечно, запросить информацию по почте или по телефону, но трубку могут не взять, а письмо попадет в спам.
Решением проблемы станет распределение прав на бронирование для разных отделов. Руководитель отдела может бронировать места для своих сотрудников в определенной локации. Если кто-то забронировал место не на том этаже, администратор может отменить/переместить бронь.
В качестве дополнительной подсказки выступают "аватарки", отображаемые на виртуальном плане или на панельном ПК, отвечающем за бронирование конкретного места.
Больше никаких "летучек"
При использовании хот-дескинга команда может быть разбросана по разным уголкам офиса. Импровизированные личные встречи будут практически невозможны. Представьте, что нужно пригласить 6 человек из разных частей здания на 2-минутный сеанс. Только для того, чтобы всех собрать, может понадобиться 20 минут.
Короткие быстрые онлайн-совещания решают эту проблему. Как правило, такие микрособытия не прерывают рабочий процесс — сотрудникам даже не требуется покидать рабочие места. Совещания можно провести в Teams, Zoom и пр.
Трудности с резервированием рабочих мест для большой команды
Используя стратегию хот-дескинга или хотелинга, можно столкнуться с проблемами при размещении большой рабочей группы (более чем из 10 человек), так как для этого нужен большой общий стол либо несколько свободных рабочих мест рядом друг с другом.
Возможность использования ВКС, а также ПО для совместной работы над документами помогает проводить большие собрания без необходимости физического присутствия сотрудников. При необходимости, для проведения массовых собраний можно забронировать большую переговорную или конференц-зал с помощью системы бронирования.
Вопросы безопасности
Если сотрудник (в особенности — руководитель) регулярно имеет дело с конфиденциальными документами, использование стратегии хот-дескинга может привести к проблемам с безопасностью, не говоря о реальном риске потери документов.
Сегодня IT-технологии позволяют вывести из использования бумажный документооборот. Все важные документы могут быть защищены паролем, биометрическими параметрами или возможностью доступа только по RFID-карте.
Некоторые компании, практикующие "гибрид", но не имеющие возможности отказаться от бумажных документов, применяют систему бронирования персональных слотов (тумбочек или ящиков), в которых сотрудник может хранить не только документы, но и личные вещи (ежедневник, ноутбук, канцелярские принадлежности и пр.). Для получения доступа к персональному хранилищу используется мобильное приложение или RFID-пропуск.
Нарушение офисной иерархии
Люди — рабы привычек и стереотипов, поэтому отдельный кабинет (который зачастую сопутствует продвижению по служебной лестнице) воспринимается, как знак особого статуса. Хот-дескинг разрушает физические символы иерархии: здесь человек с 15-летним стажем может работать рядом с новичком. Такая перемена понравится далеко не всем.
ПО для бронирования может компенсировать "имиджевые потери", позволяя разбивать большое помещение по зонам и отделам. Можно создать свою иерархию: VIP, публичная/приватная зоны и пр.
Риски для здоровья
В течение рабочего дня за одним столом может работать более восьми человек. Такая частая смена "соседей" по офису может способствовать распространению болезней.
Система бронирования может отслеживать проведение дезинфекции на рабочем месте, например, путем отправки запроса в клининговый отдел. Кроме того, если рабочее место не устраивает сотрудника, система поможет найти другой свободный стол.
Зачастую современное офисное оборудование (панельные ПК (Qbic TD-1070), IP-телефоны) имеет антибактериальное покрытие сенсорного экрана, устраняющее до 99,9% бактерий.
Отсутствие личного пространства
Одним из самых больших недостатков хот-дескинга является отсутствие контроля за своей рабочей средой. Люди начинают элементарно скучать по своему комфортному личному пространству, а отсутствие "своего угла" становится одним из факторов стресса и напрямую влияет на продуктивность.
Переход на бронируемые рабочие места может освободить до 50% занимаемой сотрудниками площади. Освободившееся пространство можно использовать для создания зон приватности, установки шумопоглощающих кабин, мини-переговорных, оснащения корпоративного спорт-зала, библиотеки и других мест для комфортной работы и коротких перерывов, снижающих уровень стресса.
Накопительный эффект
Совокупность небольших негативных эффектов имеет свойство быстро накапливаться. При этом, чем крупнее бизнес, тем сильнее ощущается потеря эффективности. Как и везде в нашей жизни, КПД не может быть 100%.
Но положительный эффект от "гибрида" способен на порядок поднять эффективность команды за счет привлечения ценных креативных сотрудников, организации комфортного пространства и экономии ресурсов. Сохраненные таким образом средства компания может инвестировать в создание новых продуктов и привлечение нужных специалистов. Сотрудники же получают гибкий график работы и возможность наиболее эффективно использовать свое время для решения задач компании.