Я познакомился с Evernote лет пять назад, но первое время активно не использовал — у меня там были бессистемные блокноты для записи идей, документы, какие-то редкие фотографии, да и все. Задачи, которые я контролировал, хранил в Things, а контент — в Evernote. Примерно четыре года назад я начал формировать из контента личную базу знаний, раз в полгода её модифицируя. И вот уже как год я вношу только минорные изменения в структуру. Вот, что у меня получилось:
Состав знаний
Моя база знаний строится на нескольких векторах, в которых я работаю (оперативная деятельность — мои зоны ответственности в бизнесе) и живу (спорт, путешествия, семья, здоровье). Форматы знаний можно разделить на два типа: документы и дневники (моя рефлексия).
Устройство системы
По части оперативной деятельности такая система для меня является удобным бизнес-инструментом — в Redmadrobot у нас с коллегами по департаментам (HR, проектный офис, развитие компании и пр.) есть совместные блокноты (категория «В работе»), куда мы загружаем рабочие материалы. Например, по HR там лежат шаблоны ответов на запросы соискателей, тексты вакансий и пр.
Параллельно с рабочими материалами существуют мои собственные заметки, не доступные коллегам («Дневники»). Записывать, что получается, что не получается — это крайне полезно. Есть классная книга — «Покорение Южного полюса. Гонка лидеров» Роланда Хантфорда, в которой много записей из дневников Амундсена и Скотта. Зачем полярники вели журналы даже на этапе планирования экспедиций? Чтобы сохранить и осмыслить ценнейший практический опыт. Прочитав эту книгу, я понял, что дневники нужно делить тематически — и по ходу движения по проекту («Разработка стратегии», «Бюджет 2015», «Курс по управлению высокорисковыми проектами», «Техника бега» и пр.) периодически возвращаться к записям и переосмысливать их.
Если человек в течение дня совершает очень много разноформатных действий, то велик шанс, что ценные идеи или замечания, родившиеся в процессе, затрутся постоянно поступающей информацией. Это как записывать сон. Фактически у меня параллельно происходит сразу несколько «экспедиций» — в каждой зоне ответственности. Ведя дневники по ним и периодически их перечитывая, я поднимаю ценные идеи, совершаю коррекции проектов.
По мере выполнения своих рабочих обязанностей и в обычной жизни (например, в спорте) я прокачиваю какие-то свои навыки. Для этого у меня есть категория «Университет», в которую я вношу предметы и начинаю их изучать. Например, мне нужно было подкачать делегирование полномочий — я создал специальный блокнот, собрал в нем список книг, статей и прочих материалов, прочитал их, проанализировал, составил резюме, свел их воедино в некую систему, дальше я опробовал эту систему на практике и получил фидбэк.
Этот фидбэк и материалы я фиксирую и заношу в категорию «Знания», оттуда в супер-сжатом виде (как чек-лист) переношу в «Мыслеформы» — если мне нужно кому-то что-то делегировать, я открываю эти 5-7 правил, и они для меня разворачивают полную картину.
Когда проекты заканчиваются, полезный опыт из них складывается в «Знания», а сам проект помещается в «Архив». Я редко что-то удаляю.
Также у меня есть блок «Research», куда я заношу черновики каких-то мыслей, связанных с управлением, например. То, что еще рано передавать в «Университет» на изучение, рано превращать в отдельный проект в рамках основной деятельности.
Категория «Inbox» — это сборщик входных информационных сообщений. Если я пока не знаю, куда отнести заметку, она попадает в «Inbox». Если у меня есть что-то в почте, какой-то документ или важная переписка, я могу ее отправить на свой внутренний почтовый ящик Evernote и все превратиться в заметку и аттачменты. Раз в неделю я очищаю эту категорию — раскладывая заметки в соответствующие блокноты или удаляя. Если удалять совсем не хочется, но решения по транспортировке нет, заметка попадает в категорию «Someday», которую я актуализирую раз в месяц. В нее же, кстати, попадают проекты и предметы из «Университета» в неактивной hold-стадии.
Категория «Люди» — там я храню заметки по персоналиям, с которыми пересекаюсь в режиме ежедневной деятельности (сотрудники, партнеры и пр.). Я помечаю особенности каждого человека, создаю мини-картотеку, профили.
Категории, связанные не с работой, а в большей степени с обычной жизнью — это «Места», «Документы», «Здоровье». В путешествиях по миру я могу, например, сфотографировать понравившееся кафе, гостиницу, просто какое-то место, записать его название и свои ощущения от него. Технический архив паспортов, полисов и прочих документов, доступный с любого устройства, это удобно. Такая же штука по здоровью — справки, результаты обследований и т.д. — всё это хранится обычно в бумажном виде или в электронной системе поликлиники, но ведь можно это просто сфотографировать и всегда иметь под рукой.
В общем, у меня получился такой, Дэвид Аллен для базы знаний.
