Как я выбирал СЭД — о чем молчат вендоры

    Недавно хорошие знакомые попросили помочь им выбрать систему документооборота со словами «ну ты же занимаешься этой всякой автоматизацией».

    Я согласился, хотя и работаю в немного другом направлении и раньше вплотную не сталкивался с СЭД. То что я обнаружил в процессе изучения и сравнения разных решений мне настолько интересным, что я даже решился на небольшое расследование и теперь делюсь результатами.

    Я обнаружил, что на рынке систем документооборота сложилась крайне странная ситуация. Такое ощущение, что производители как будто сговорились между собой и решили изо всех сил скрывать информацию о своих продуктах. Мне даже стало казаться, что они боятся, как бы я не увидел чего-то лишнего.

    Получается, что я, как и другие покупатели, стараюсь узнать о функционале продукта, изучить и попробовать его перед покупкой, а разработчик делает всё, чтобы у меня ничего не вышло, зато щедро и многобуквенно рассказывает о достижении бизнес-целей, преимуществах, экономическом эффекте и прочих абстракциях, избегая показывать «товар лицом».

    На первый взгляд странное поведение. Но вполне объяснимое, если копнуть глубже.

    Этим мы сейчас и займёмся. Копнём на полную глубину и посмотрим, почему так происходит и как в таких условиях вести себя покупателю, чтобы таки увидеть то, что скрыто.

    Обманутые ожидания


    Давайте на секунду отойдем от темы электронного документооборота, чтобы никого не обидеть. Я просто предлагаю вам внимательно посмотреть на две картинки.



    Это Salesforce – одна из самых серьезных и авторитетных CRM-систем. На их сайте нужно пройти процедуру регистрации, в том числе указать название компании, количество сотрудников и свой телефон, чтобы просто посмотреть видеоролик о системе. Без этого Вы не увидите ни внятного описания функционала ни скриншотов, которые помогли бы составить впечатление о продукте.


    А это Битрикс24. У них достаточно просто ввести свой Email-адрес и через несколько секунд можно уже начать работу в системе, и через 15-20 минут вы на практике получите общее представление о возможностях предлагаемого решения.

    Чувствуете разницу? Кто более открыт публике? У кого больше шансов «зацепить» клиента?

    Так вот, ситуация на российском рынке систем электронного документооборота всё больше напоминает первую картинку. Почему? Потому что продавец (который делает сайт) и покупатель (который приходит на сайт) преследуют разные цели.

    Позиция продавца — «Расскажи мне о своих проблемах, а я покажу, как мой продукт их решает».

    На что покупатель отвечает — «Лучше ты просто покажешь товар, а я уж сам разберусь, что мне подходит, а что нет».

    Только в условиях насыщенного рынка покупатель не очень-то стремится к диалогу, вот и получается, что клиент приходит на сайт с целью «примерить костюмчик», а вендор заколачивает витрины досками, и соглашается хоть что-то показать только, когда дверь за посетителем надёжно закроется.

    Впрочем, такое парадоксальное поведение имеет простое объяснение — так исторически сложилось.

    История вопроса


    Давайте мысленно вернемся примерно в начало 2000-х и представим, что вы решили привнести в свой бизнес немного автоматизации. К примеру, организовать электронное согласование договоров или автоматизировать какие-нибудь заявки.

    Для этого вам без сомнения пришлось бы взяться за реализацию серьезного и масштабного ИТ-проекта как минимум на 6-12 месяцев и несколько миллионов рублей (в сегодняшних деньгах). Этот проект по большей части состоял бы из работ по обследованию, составлению ТЗ, моделированию бизнес-процессов, модификации, адаптации, конфигурированию, настройке и внедрению ПО.

    Сейчас же достаточно вбить пару слов в Google и к вашим услугам будут десятки, если не сотни сайтов, предлагающих готовые решения по автоматизации практически любого процесса.

    Другими словами, раньше функционал никого особо не интересовал, потому что на рынке господствовали тяжелые платформенные продукты, в которых для конечных пользователей не было ничего интересного. Прежде чем что-то потрогать — следовало бы несколько месяцев поработать.

    Сейчас же настало время универсальных, гибких, многофункциональных и доступных по цене решений. И вот здесь уже покупатель может делать выбор, опираясь исключительно на функционал продукта.

    Еще несколько лет назад ни руководители предприятий, ни их сотрудники не были в состоянии поддержать диалог на тему внедрения того же электронного документооборота. Не были редкостью топ-менеджеры, которые вообще не пользовались компьютером, и работали только с бумажными документами.

    Раньше вендорам не было смысла акцентировать внимание на функциях продукта, потому что никто кроме ИТ-специалистов не смог бы этого понять, а тем более осмыслить. Сами клиенты охотнее велись на такие вещи как известность бренда, наличие известных клиентов и пр.

    Но за последние годы всё изменилось. Но современный клиент – совсем другой человек. Сегодня менеджер среднего звена (например, начальник общего отдела) вполне может обсудить вопрос синхронизации справочников 1С с внедряемой системой.

    Современный клиент технически более грамотен и занимает активную позицию — он хочет и может самостоятельно изучить продукт и сделать собственные выводы на основе собственного опыта.

    Посмотрите на любой рынок, где господствуют молодые компании и вы увидите это. Увидите стремление продавцов как можно больше показать и рассказать о своём продукте. Дать попробовать, прежде чем купить.

    До поставщиков СЭД это еще не дошло. Они по-прежнему думают, что их покупатель такой же, каким был 10 лет назад. Они по-прежнему считают, что продают не продукт, а свою многолетнюю репутацию. Они по-прежнему предпочитают показывать отзывы, а не саму систему.

    Что же делать? Как же нам выбрать подходящее решение, если вендоры совсем не хотят идти нам навстречу? Надо собирать информацию по крупицам и читать между строк.

    Вот прямо сейчас и попробуем.

    Процесс выбора


    Перейдем к главному. Давайте посмотрим на процесс выбора СЭД и отметим, какая информация нам потребуется и насколько легко её можно найти на сайтах ведущих российских поставщиков.

    Шаг 1. Изучаем списки функциональных возможностей


    Как и любой потенциальный клиент, я прихожу на сайт уже с некоторым пониманием своих проблем и способов их решений. Я примерно представляю, какой функционал мне необходим, поэтому отправной точкой для меня будет перечень функциональных возможностей системы. На этом этапе меня не интересуют детали — мне важно, обладает ли в принципе система необходимыми функциями. Зачастую от ответа на этот вопрос будет зависеть – продолжу ли я изучение этого сайта или пойду на следующий.

    Пример: Организация ведет интенсивную официальную переписку со своими обособленными подразделениями и другими организациями. Поэтому для меня критична функция регистрации входящих писем от контрагентов и государственных органов.

    Начать следует с таких разделов как «Описание решения», «Решаемые задачи», «Возможности» и пр. Постарайтесь найти список конкретных возможностей системы или решаемых задач. Обращайте внимание на уровень детализации, многие вендоры предпочитают общие формулировки типа «навести порядок в договорной работе» или акцентируют внимание на архитектуре, технологиях, поддержке разных СУБД и пр.

    Если ничего более детального найти не удается — это сигнал о том, что возможно вендор пытается выдать своё решение за то, чем оно не является или надеется подогнать систему под ваши требования уже в ходе проекта.

    Хороший пример:

    ТЕЗИС. В разделе «Функциональность» находится простой и понятный перечень основных возможностей, разбитый по функциональным блокам. Позволяет сразу составить представление о системе.

    Плохой пример:

    DocsVision. Информация о функционале рассредоточена по описаниям платформы, модулей, бизнес-решений и доработок сторонних производителей. Разобраться в таком большом объёме данных непросто.

    Шаг 2. Ищем релевантные примеры использования


    Допустим, я нашел интересующий меня функционал. Теперь надо понять, как именно это реализовано. Мне мало обещаний в стиле «возможность согласования документов» — мне важно, как в рамках этой возможности будут выполняться нужные мне операции.

    Пример: Продолжая тему регистрации входящих, мне важно понимать, на каких стадиях обработки есть возможность приложения скан-копий, как обрабатывается невскрытая корреспонденция, как регистрируется получение ответа на исходящее и пр.

    Для этого вам следует искать специальный раздел посвященный конкретной функции или модулю, либо дополнительные материалы. Зачастую на сайтах можно найти тематические презентации, посвященные конкретным процессам, например «Согласование договора в системе Х», «Автоматизация канцелярии» и тому подобное. Важно найти материалы, демонстрирующие решения проблем, максимально похожих на ваши.

    Несмотря на очевидную необходимость примеров использования – очень немногие вендоры решаются на их публикацию. Частично это можно объяснить нежеланием поставщиков платформенных решений вписываться в рамки конкретных сценариев. Однако, на мой взгляд, даже в этом случае вполне возможно показать типовое решение, описав возможности его адаптации.

    Хороший пример:

    Verdox. В разделе «Виртуальный тур» представлено множество конкретных кейсов, каждый из которых – небольшая демонстрация соответствующего процесса с картинками и подробным описанием.

    Плохой пример:

    МОТИВ. Вместо описания возможностей и функций – статья о необходимости и актуальности документооборота. Даже в примерах подробно описаны проблемы, но непонятно какие решения предлагаются.

    Шаг 3. Рассматриваем скриншоты


    Как ни крути, а зачастую хороший скриншот может очень многое сказать о системе. Для меня изучение скриншотов – это обязательный этап выбора. И я — не исключение — современные покупатели зачастую обладают достаточным опытом, чтобы даже на основании снимка экрана сделать определённые выводы.

    К тому же скриншот это своего рода доказательство того, написанное на сайте — правда. Одно дело написать что-то в списке функций и совсем другое — показать соответствующий экран.

    Пример: В списке возможностей Системы значится возможность вынесения резолюции по документу. При этом на скриншоте видно, что резолюции выносятся путём выбора готовых вариантов, а не произвольно, при этом можно прикладывать файлы. Таким образом, скриншот доносит гораздо больше информации, чем целый абзац текста.

    В большинстве случаев, у вас не возникнет проблем с тем, чтобы посмотреть скриншоты. Даже если их нет на сайте, вы вероятно увидите их в презентационных материалах. Обращайте внимание на количество и качество снимков. Сайт, с большим количеством скриншотов, которые можно рассмотреть и осмыслить скорее всего показывает правду.

    Если же скриншотов мало или на них не видно деталей, то возможно разработка не так хороша, как вам расписывают.

    Хороший пример:

    Optima Workflow. Полноразмерные скриншоты сопровождаются подробным описанием того, что на них изображено.

    Плохой пример:

    БОСС-Референт. Скриншотов нет вообще. Весь контент – текстовый. Для меня так и осталось загадкой – как же выглядит эта система. Впрочем, один скриншот на сайте найти удалось, правда он был настолько мелкий, что деталей не разобрать.

    Шаг 4. Смотрим видеоролики


    Настало время углубленного изучения систем, прошедших наш предварительный отбор. Лучше всего для этого подходят видеоролики — это самый простой способ посмотреть решение в действии, при этом особо не напрягаясь.

    Не нужно думать, что скриншоты и видеоролики – вещи взаимоисключающие. Скриншоты дают возможность самостоятельно выбирать, что смотреть и в каком порядке. Зато видео иллюстрирует работу системы гораздо более подробно.

    Пример: Вендор обещает, что регистрация нового документа будет простым и быстрым процессом. Тем не менее, на видео видно, что на самом деле для этого надо заполнить огромную карточку из 20 полей, которые находятся на разных вкладках. Причем в некоторых случаях совсем не понятно, какие значения надо указывать.

    Просматривая видео, можно поставить себя на место пользователя, увидеть и оценить вещи, которые никаким другим способом не обнаружить.

    На сайтах можно найти видеоконтент трёх типов — короткие обзорные ролики, обучающие видео и записи вебинаров. Последние — не лучшее решение, зачастую на их просмотр может потребоваться не один час. К сожалению немногие вендоры выкладывают хорошие видео-ролики. В этом случае можно попробовать поискать видео за пределами официального сайта. Есть вероятность, что кто-нибудь записал его в рамках обзора системы, выступления на семинаре и пр.

    Хороший пример:

    Опять ТЕЗИС. В разделе «Видеоматериалы» представлено достаточное количество видеороликов. Сами ролики тоже очень хороши — оптимальная длина, закадровый голос и полноценная демонстрация работы.

    Плохой пример:

    DocLogix. На первом видео женщина рассказывает, как ей понравилась система, но саму систему не показывает. На других есть запись работы в системе, но отсутствуют какие-либо комментарии, так что совершенно непонятно, что на роликах изображено. Такие видео только запутывают.

    5. Демо-версия


    Завершающий этап отбора — испытание системы в условиях приближенных к реальным. Для этого нам потребуется демонстрационная версия или бесплатный пробный период.

    Пример: Допустим, мне необходимо автоматизировать процесс работы с корреспонденцией, когда сотрудник А регистрирует документ, сотрудник Б выносит резолюцию, сотрудник В её исполняет, а сотрудник Г контролирует работу. Убедиться, что это возможно и понять насколько удобно можно только в демо-версии. Ни скриншоты, ни ролики не дадут такой возможности.

    И вот это самый редкий зверь. Очень немногие решаются предоставить демо-версию. На мой взгляд, причина проста – при работе с демо инициатива всегда на стороне клиента. Следовательно, все недостатки будут хорошо видны. Поэтому обычно демо-версии стараются не давать. Тем не менее, радостно видеть, что некоторые всё же набираются смелости и выкладывают демо в открытый доступ, как это уже давно принято у всех интернет-сервисов.

    Хороший пример:

    Опять Verdox. Одна из немногих систем, где демо-версия создаётся реально на лету без установки, разговоров с менеджером и прочего. Достаточно заполнить форму и подождать несколько минут.

    Плохой пример:

    E1 Евфрат. В открытом доступе демо-версии нет, но можно оставить заявку. Саму демо-версию дадут только после обстоятельного разговора с менеджером (мне перезвонили через 3 дня). При этом удаленного доступа нет — надо устанавливать сервер, СУБД и прочее, что без администратора сделать нереально.

    6. Ценник


    Ну и самое интересное напоследок. Если функционал и технические требования меня устраивают – время взглянуть на стоимость.

    Здесь самое главное – прозрачность ценообразования, как на лицензии, так и на услуги внедрения. К счастью времена, когда стоимость была коммерческой тайной, уже почти у всех прошли. Однако не всегда неподготовленный пользователь может разобраться в прайс-листе.

    Хороший пример:

    Опять Optima Workflow. Редкий случай, когда раскрываются цены и на ПО и на услуги и на техническую поддержку. Всё, что нужно – это умножить количество пользователей на стоимость лицензии и прибавить единую стоимость типовых решений.

    Плохой пример:

    Directum. Мне показалось, что у этой системы самый запутанный ценник – серверные лицензии, клиентские лицензии, у каждой лицензии три разные редакции, лицензии на дополнительные модули, которых несколько десятков. Надо очень хорошо знать систему, чтобы самостоятельно собрать этот конструктор.

    Резюме


    В качестве итога предлагаю вашему вниманию сводную таблицу с перечнем некоторых из рассмотренных систем (в реальности их было гораздо больше) и моей субъективной оценкой по каждому пункту.

    И дабы не провоцировать холивар еще раз напомню, что объектом изучения были сайты вендоров, а не сами продукты.

    Название Список возможностей Примеры использования Cкриншоты Видеоролики Демо-версия Ценообразование
    Verdox ★★★ ★★★ ★★ ★★★ ★★★
    Optima Workflow ★★ ★★★ ★★★ НЕТ ★★ ★★★
    DocsVision ★★ ★★ ★★★
    ТЕЗИС ★★★ НЕТ ★★★ ★★ НЕТ ★★
    МОТИВ НЕТ ★★ ★★ ★★ ★★★
    1С-Документооборот ★★ ★★ ★★
    Directum ★★ ★★★ НЕТ
    ДЕЛО ★★ НЕТ ★★ ★★ ★★
    WSS Docs НЕТ ★★ НЕТ ★★★
    E1 Евфрат ★★ НЕТ НЕТ ★★★
    БОСС-Референт ★★ НЕТ НЕТ НЕТ ★★ НЕТ
    DocLogix НЕТ НЕТ НЕТ
    Поделиться публикацией
    Ой, у вас баннер убежал!

    Ну. И что?
    Реклама
    Комментарии 56
    • +2
      Недавно хорошие знакомые попросили помочь им выбрать систему документооборота со словами «ну ты же занимаешься этой всякой автоматизацией»

      Из разряда «переустанови плиз Винду, ты ж программист»

      p.s. у Directum'а точно есть демо-стенд (на прошлом месте работы его покупали), но там обратиться в тех. поддержку надо, чтобы дали доступ
      • 0
        «Отремонтируй чайник, ты ж программист»
        • 0
          Ответ: «А вы чайник перезагружать пробовали? Не помогает? Вылейте и налейте воду заново.»
      • 0
        Из разряда «переустанови плиз Винду, ты ж программист»

        Типа того, да :)

        p.s. у Directum'а точно есть демо-стенд (на прошлом месте работы его покупали), но там обратиться в тех. поддержку надо, чтобы дали доступ

        Разумеется, если выйти на прямой контакт и попросить, то многие дадут, покажут и расскажут то, чего нет на виду. А если ты «завод», то приедут, установят, проведут демонстрацию и в кабак сводят.

        Но цель моего исследования была — анализ того, что лежит в открытом доступе, попытка выяснить насколько вендоры открыты клиентам.
        • 0
          Точно знаю, что у Directum есть описание облачного стенда и целая страница, посвященная демо.
          • 0
            Да, мне уже сказали, что по запросу они могут дать демо. Что до целой страницы — там только ролики, так что неправильно называть это демо. Хотя ролики очень хорошие — максимальную оценку за это им поставил.
        • +1
          У нас DocsVision 4 весрсии, гос**ди, какой же 91 год там в интерфейсе и юзабилити, и это вдобавок к отсутствию приложений под моб. платформы и залоченность на IE
          Смотрю у них на сайте есть «более свежая» версия, которая по крайней мере на скриншотах двинулась в 2003 год, но чтобы ее попробовать надо установить клиент, нет ни одного видео-ролика, гайда по функциональным блокам, ни-че-го. Закрыл сайт.
          • 0
            А на работе почему юзают устаревшую версию? Апдейты платные?
            • 0
              Апдейты, конечно, платные.
              Возможно на этапе внедрения новая версия еще не продавалась, хотя может быть решили внедрить старую по причине экономии. Но пользоваться этим можно исключительно с мыслью «как же можно было создать такой отвратительный продукт»
              • 0
                Но пользоваться этим можно исключительно с мыслью «как же можно было создать такой отвратительный продукт»

                А ведь, насколько я понял, одна из лидирующих на рынке систем. Сотни внедрений, крупные проекты, заводы, газеты, пароходы…
                • +1
                  Эх, знали бы вы как внедряют все эти «заводы, газеты, пароходы» подобные системы. Кто лучше пролоббирует — того и тапки.
                  • 0
                    К несчастью я знаю :( Просто одно дело заключить договор (не все даже до конца внедрения доживают) и другое — годами пользоваться.
                    • 0
                      Я недавно тоже делала анализ конкурентов как раз с целью выявить самых сильных с точки зрения UX, возможностей платформы и функционала самого решения. Как-то вообще уныло с этим унас в стране:( Такие крупные на первый взгляд вендоры иногда продают ужасный софт. В большинстве компаний, на которые равнялась, разочаровалась полностью.

                      А уж когда разговариваешь с заказчиками с внедренными решениями и они показывают, как форма договора открывается по 2 минуты, наступает полнейшее уныние…
                      • 0
                        У нас тоже внедряли не так давно, занимался не я, но довелось потестировать. Уныло. Не подходит ни по функционалу, ни по реализации (как вы говорите — тормоза, корявый интерфейс и прочее). Благо заглохло, сумели отказаться.
                        • 0
                          То, что вы успели соскочить, удивительно очень. Обычно договор подписывается — и тогда соскочить практически невозможно :) Вендор будет до последнего отбиваться, но деньги вернет вряд ли. Это с одной стороны логично — сколько сил и времени вбухано в продажи и доведение заказчика до предоргазменного состояния. Только вот самого оргазма не наступает в 99,99% случаев — и в этом беда большинства российских внедрений. Хотя, кто знает, может и в остальном мире то же самое.
                          • 0
                            Честно — не знаю, как соскочили, интересоваться у руководства неудобно, но рад, что не пришлось этим убожеством пользоваться.
                    • 0
                      Значит, видимо, несмотря на все — решает реальные бизнес-задачи и при этом эффективно решает. Не?
                      • 0
                        Бумага с ручкой тоже решает :)
                        • 0
                          Не?

                          Бывает и так. Внедрили, получили откаты, а вы (сотрудники) хавайте как хотите, а если совсем никак — бумага всегда есть (как выше заметили).
                  • 0
                    www.docsvision.com/products/mobile/ тут и айпад клиент и андроид. А вообще у них это только платформа, на которой многие партнеры продают свои решения на любой вкус (работал в одном из партнёрах :-))
                  • +1
                    Отличная статья, сама по себе демонстрирующая преимущества декомпозиционного и прозрачного подхода к подаче информации.
                    • +1
                      И где основные участники рынка? MS Sharepoint? MS CRM? EMC Documentum? IBM WebSphere?
                      Gartner Magic Quadrant? Не, не слышал…
                      • +1
                        MS CRM? IBM WebSphere? Вы тему статьи вообще читали?
                        Ну и так на всякий случай — Enterprise Content Management это совсем не Система электронного документооборота в российском понимании.
                        • –1
                          Да, MS CRM. Вам бы самим не мешало статью перечитать — первое, что у автора упоминается — Salesforce — прямой конкурент.
                          • 0
                            Если что, Salesforce — просто для примера. Специально взял пример из другой сферы.
                            • +2
                              Мне кажется вы точно статью не читали — абзац про SalesForce приведен как пример маркетингового подхода конкретного продукта относительно другого аналогичного продукта. Дальше по статье речь идет только про СЭД, а вовсе не про CRM.
                          • 0
                            И где основные участники рынка?

                            Какого рынка? Рынка транснациональных корпораций? Мои друзья — это небольшая компания на 50 человек. Вы всерьез считаете, что для них надо было выбирать между EMC и IBM?

                            Я пользовался гуглом. Кто нагуглился — тот и участник рынка, ибо видно, что занимаются рекламой и продвижением.

                            Шарпоинт кстати представлен, одна из систем как раз на нём. А остальные… скажем так это как выбирать себе автомобиль, но Феррари и Ламбо сходу отмести.
                            • 0
                              До 100 человек я бы не морочился с отдельной системой, можно использовать сетевые папки или портал (тот же Sharepoint в базе) для структурирования важных документов + задачи в Outlook или аналоге для контроля поручений.
                              Если выбирать из представленных в обзоре я бы попробовал ТЕЗИС. У одного из заказчиков была внедрена на 150 человек, были довольны базовым функционалом и разработчики адекватные.
                              • 0
                                До 100 человек я бы не морочился с отдельной системой

                                А почему нет? А если нужно вести учет корреспонденции, т.е. иметь рег. номера, что очень сильно поднимаю репутацию компании, а поиск по атрибутам? Искать в файловой системе на сетевом диске бывает затруднительно.
                                • +1
                                  А если нужно вести учет корреспонденции, т.е. иметь рег. номера, что очень сильно поднимаю репутацию компании, а поиск по атрибутам

                                  Если для компании так важны рег. номера на корреспонденции, то они уже ведутся в виде бумажного журнала или таблички в Excel. Прежде чем думать об отдельной СЭД, нужно посчитать соотношение затрат на внедрение и потенциальных выгод от автоматизации. Основной экономический смысл внедрять СЭД это не вести реестр документов (входящих, исходящих, служебных записок и т.д.), а сокращать время согласования сложных документов (договора, приказы, регламенты и т.д.) и контролировать исполнение поручений.

                                  Как и в любой задаче автоматизации универсальных рецептов не бывает. Сначала нужно определиться с требованиями к системе, а потом выбирать. Просто по опыту процессы документооборота в компаниях из 100 человек не так сложны и запутаны как в компаниях с 10000 сотрудников. Соответственно можно обойтись простыми офисными решениями.
                                  • 0
                                    Основной экономический смысл внедрять СЭД это не вести реестр документов (входящих, исходящих, служебных записок и т.д.), а сокращать время согласования сложных документов (договора, приказы, регламенты и т.д.) и контролировать исполнение поручений.


                                    Мне известно много случаев, где внедрение СЭД вызывало раздражение и злость сотрудников и нисколько не улучшало экономическое показатели, а только их ухудшало. Все из-за того, что в организации, изначально, неэффективные бизнес-процессы, которые менять не хотят. Часто, чтобы организации получить экономическую выгоду, где 1000 сотрудников, им не нужно внедрять СЭД, а всего лишь оптимизировать процессы которые у них уже есть. Тоже самое имеет и обратный закон — где процесс построен правильно внедрение даже простого учета вход/исх. дает экономический смысл. Один из примеров — это электронный архив, где часто, нет вообще бизнес-процессов.

                                    Я бы не стал рекомендовать не использовать данные системы организациям, где сотрудников меньше 100, всегда нужно смотреть на бизнес-процессы организации. Где-то есть смысл внедрения, а где-то нет, это индивидуально.

                                    • 0
                                      Где-то есть смысл внедрения, а где-то нет, это индивидуально.

                                      Полностью согласен :)
                          • 0
                            Не подумайте что рекламирую, но… Я в свое время участвовал в разработке СЭД DoXLogic, и увидев в статье DoсLogix подумал, что это наши. Озарение пришло только при просмотре сайта продавца. Что то у маркетологов с фантазией совсем туго.
                            • +5
                              Оценка СЭД по качеству маркетинга не совсем верный подход.
                              Сложность внедрения именно систем документооборота связана в первую очередь с необходимостью «дотачивать» любое внедряемое решение до требований заказчика. Не бывает истинно типовых процессов в документообороте, всегда есть какая-то своя исторически сложившаяся практика в компании, которую, как правило, заказчик желает сохранить внедряя систему. Плюс система документооборота всегда основана на структуре подчинения в компании (директор, руководители подразделений, подчиненные и т.д.), которая тоже всегда отличается в деталях.
                              Поэтому на первый план при выборе СЭД выходят возможности ее кастомизации и настройки, доработки под конкретного заказчика и опыт внедренца, т.к. он позволяет переиспользовать наработки предыдущих внедрений этой системы. Стоимость лицензий может при этом составлять небольшую часть стоимости всего внедрения.
                              • 0
                                Оценка СЭД по качеству маркетинга не совсем верный подход

                                Так я и не оценивал СЭД. Я оценивал именно маркетинг. Основаня мысль статьи — у вендоров СЭД устаревшая концепция позиционирования.

                                Сложность внедрения именно систем документооборота связана в первую очередь с необходимостью «дотачивать» любое внедряемое решение до требований заказчика.

                                Это не только в документообороте — это относится к любому корпоративному ПО. Однако это не повод закрываться от людей. Возможности адаптации также легко демонстрируются, как и типовой функционал. Надо только принять такой вектор

                                Поэтому на первый план при выборе СЭД выходят возможности ее кастомизации и настройки, доработки под конкретного заказчика и опыт внедренца, т.к. он позволяет переиспользовать наработки предыдущих внедрений этой системы.

                                Согласен. Причем решает компетенция именно внедренца а не вендора. Можно выбрать офигенное решение и таких бестолковых внедренцев, которые всё угробят.
                                • 0
                                  Это не только в документообороте — это относится к любому корпоративному ПО. Однако это не повод закрываться от людей. Возможности адаптации также легко демонстрируются, как и типовой функционал. Надо только принять такой вектор

                                  Тут вопрос стимула, для молодой компании которая должна выйти на заполненный рынок нужно выгодно отличаться от других, соответственно будут предприниматься усилия в этом направлении — тот самый клиенториентированный маркетинг. А у старых компаний которые много лет этим занимаются таких стимулов нет или почти нет, им сложнее развернуться лицом к клиенту.

                                  Согласен. Причем решает компетенция именно внедренца а не вендора. Можно выбрать офигенное решение и таких бестолковых внедренцев, которые всё угробят.

                                  О да!
                              • –1
                                Я не заметил в обзоре/сравнении СЭД от Atlas-Soft
                                • 0
                                  В комментариях прозвучало нечто типа:

                                  а) Маленьким компаниям СЭД не нужен
                                  б) Даже тем кому он нужен, надо сильно посчитать отношение расходы/выхлоп

                                  А почему собственно? Я очень сомневаюсь, что кто-то может посоветовать вместо 1С использовать деревянные счеты небольшой компании. Чай не а 19 веке живем. Отсутствие СЭД софта для небольших компаний — это показатель отсутствия интереса со стороны китов рынка, но вовсе не показатель отсутствия спроса. Даже у маленькой компании набирается от 50 до 300 и более получений/отправок актов, фактур. А если бухгалтерия на аутсорсе? Это еще нужно контролировать, что попало к бухгалтерам и в каком виде. А за год этой мутотени набирается столько, что можно в ней тупо утонуть. Рекомендовать эксель — ну это круто да в 21 веке.
                                  Я в свое время нашел sqldesktop (http://www.sqldesktop.com/indexeng.htm) — зачатки того, что требуется там есть, но, конечно, до настоящего СЭД не дотягивает, увы. Вот бы кто-нибудь из молодых и амбициозных озаботился бы этим делом…
                                  • 0
                                    Небольшая организация с одним офисом… договора/акты/фактуры… все это решает 1C/Sharepoint/Lotus Domino. Равно как и для регистрации входящих/исходящих. Это не документооборот, это просто учет документов.
                                    Ну нет в небольших компаниях процессов, связывающих десятки подразделений по всей стране, с жесткими сроками реакции, изощренной системой безопасности и связей в реальном времени с множеством внешних сервисов. Маркетологи тяжелых систем документооборота показывают возможности платформы, поскольку функционал все равно придется писать внедренцам каждый раз заново в соответствии с задачами и бизнес логикой заказчика.
                                    Ну как можно объяснить скриншотами, что система принятия решения о выплате пенсии в НПФ и система принятия решения о выдаче потребительского кредита в банке практически ничем не отличаются по архитектуре и возможностям, хотя в каждой их них совершенно разные поля и действия сотрудников, и взаимодействуют они с совершенно различными внешними сервисами?

                                    • 0
                                      Ну нет в небольших компаниях процессов, связывающих десятки подразделений по всей стране, с жесткими сроками реакции, изощренной системой безопасности и связей в реальном времени с множеством внешних сервисов.


                                      Так ведь и поставщики СЭД/ECM давно уже вышли на рынок малого и среднего бизнеса с лёгкими и недорогими решениями.

                                      Ну как можно объяснить скриншотами, что система принятия решения о выплате пенсии в НПФ и система принятия решения о выдаче потребительского кредита в банке практически ничем не отличаются по архитектуре и возможностям, хотя в каждой их них совершенно разные поля и действия сотрудников, и взаимодействуют они с совершенно различными внешними сервисами?


                                      Ну обычно это делают так:
                                      1. Платформа SuperSystem
                                      1.1. Решение SuperSystem — Финансы и кредит
                                      1.1.1 — Типовой кейс «Выдача потребительского кредита»
                                      1.1.2 — …
                                      1.2. Решение SuperSystem — НПФ
                                      1.1.1 — Типовой кейс «Решение о выплате пенсии»
                                      1.1.2 — …
                                      • 0
                                        Я и не говорю про страндартные процессы. Речь как раз о том, что подходы к продаже стандартного готового решения и решения с высокой долей кастомизации разные. Подходы к продаже легковых автомобилей существенно отличаются от подходов к продаже спецтехники.
                                        Разбиение на тематики — правильно, но как мне это поможет в процессе продажи СПР для грузоперевозчика?
                                        Не стоит забывать еще и о копирайтах. Разработка тематической системы очень часто предполагает, что все права на доработки стандартных модулей принадлежат заказчику. А туда как раз и входят 90% интерфейсов, т.е. того, что можно показать на сайте.
                                    • 0
                                      а) Маленьким компаниям СЭД не нужен

                                      Маленьким компаниям больше нужна не СЭД, а упорядоченные процессы документооборота в компании.
                                      Просто для маленьких компаний довольно часто срабатывает путь «правильная СЭД -> правильные процессы».
                                      Для больших компаний это нереально, анализ и реинжиниринг процессов должен всегда предшествовать внедрению системы.
                                    • 0
                                      Занимался внедрением СЭД около 3-х лет.

                                      Стоимость внедрения очень редко состоит из стоимости ПО. Стоимость услуг обычно составляет от 50 до 75 процентов. Именно на эти деньги живут те, кто занимается перепродажей ПО. Это их хлеб.
                                      Их задача доказать клиенту, что во первых именно это ПО решит все проблемы, вплоть до регулярного стула у генерального и соучредителей, а во вторых, что без услуг внедрения (обычно это создание форм ввода, форм отчетностей, обучение групп пользователей, обучение групп администраторов) клиент не справится, по причине некомпетентности сотрудников, либо внутреннего саботажа.
                                      • +1
                                        50-75% это в случаях типового внедрения, а если приходится писать сложную логику, которую заказчик и сформулировать внятно не может, а также интегрировать со всякими внешними системами ( 1С, интернет-магазины поставщиков, всяческие НБКИ и Эквифаксы) то внедрение может составить и 500% от стоимости лицензий, плюс, возможно, еще такой же бюджет на последующее удовлетворение хотелок, появляющихся в процессе реализации.
                                      • 0
                                        есть еще один вариант с возможностью скачать в полное пользование на 5 клиентских мест
                                        фоссдок
                                        • 0
                                          Более 10 лет занимаюсь внедрением разных СЭД. Самое большое заблуждение заказчиков, что внедрение системы решит организационные проблемы. Люди пытаются через СЭД решить отсутствие банальной коммуникации в компании. Другая распространенная ошибка заказчика — купить продукт без ТЗ, даже без малейшего предпроектного анализа. Просто звонят и спрашивают «нам бы документооборот какой нибудь посовременней» :), а зачем, для чего пока не понимают.
                                          П.С., не для рекламы, но для одного клиента мы искали систему, которая: 1. будет в облаке на виртуальных серверах; 2. на бесплатной линукс ОС; 3. на бесплатной БД; 4. интеграция с доменом + доменная аутентификация. По условиям подошел Тезис. Его и внедрили. Опустил требования по БП, так как хотел акцентировать внимание на ТТ.
                                          • 0
                                            +1. Причем, на это накладывается коммуникационная некомпететность внедренца, который продает СЭД вместо анализа уровня коммуникационной компетентности компании.
                                          • 0
                                            Честно, ожидал увидеть здесь помощь людям при выборе системы, а увидел негативный посыл в сторону производителей. И даже, сами производители здесь не при чем — продукт то ведь и хороший. Получается это письмо негатива в сторону контент-менеджеров. Тогда и сама СЭД здесь не при чем. Разговор о болезнях при продаже корпоративных продуктов.

                                            Ну да ладно, в конце есть предупреждение, но ведь оценки то можно было и расписать поподробнее.
                                            Прошу прощения, но чем Демо-версия, для получения доступа к которой необходимо заполнять форму, лучше той, для которой достаточно нажать кнопку? Это я к тому, что Verdox (необходимо что-то еще заполнять и оставлять свои данные) набрал максимум, хотя в то же время Optima Workflow и 1С Документооборот дают доступ только по нажатию кнопки без ввода каких-либо данных и при этом оценка ниже? И это только один и гневных лучей в Вашу сторону. Ваша таблица это один сплошной вопрос. Или это rand()%2+1?
                                            • 0
                                              Прошу прощения, но чем Демо-версия, для получения доступа к которой необходимо заполнять форму, лучше той, для которой достаточно нажать кнопку? Это я к тому, что Verdox (необходимо что-то еще заполнять и оставлять свои данные) набрал максимум, хотя в то же время Optima Workflow и 1С Документооборот дают доступ только по нажатию кнопки без ввода каких-либо данных и при этом оценка ниже?


                                              Оцнка — это моё субъективное впечатление от той или иной опции сайта. Касательно демо-версий — где-то я просто заполнил форму и сразу получил доступ. А где-то заполнил форму и получил доступ через неделю после нескольких переговоров. А где-то смог получить доступ сразу и без формы, по общему логину/паролю, но внутри такая мусорка, что невозможно разобраться и под одним пользователем одновременно 15 человек сидят…

                                              • 0
                                                Я только ЗА за то, что люди имеют свое мнение. Просто хотелось бы, чтобы они этим мнением делились, а не просто «вот тут я ставлю три звезды, а вот тут — две и не скажу почему».
                                                Перефразирую вопрос: Почему Verdox набрал 3 звезды, а Optima Workflow и 1С Документооборот по две? Что Вас смутило?
                                            • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                                              • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                                                • 0
                                                  А в чем проблема? Есть роли. Если пользователю Анисимова назначена роль «Секретатарь», то при уходе ее в отпуск необходимо эту роль назначить другому пользователю. Вот и все. Думаю что все СЭД обладают этой возможностью
                                                  • 0
                                                    Происходит делегирование ролей. К примеру, в 1С Документообороте.
                                                    • 0
                                                      В ТЕЗИСЕ есть фишка с замещением пользователей. Фактически это значит, что пользователю могут быть делегированы все права другого пользователя. Достаточно выбрать в выпадающем списке, что он работает от имени другого. Сталкивался с ситуацией, когда у секретаря всегда выставлено замещение директора, и он регулярно заверяет договоры от его имени.
                                                    • 0
                                                      Совершенно какие то полярные решения рассмотрены в статье. Странные сравнения несравнимого. Притом что одни на Sharepoint и полностью на стандартах Microsoft — чуть ли не созданных как конструктор, а другие вообще решения в себе и не поддаются кастомизациии вообще никак. Вот например куча скриншотов Электронного документооборота Worklite Docs который полностью использует только 100% функционал Sharepoint 2013.

                                                      Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                                                      Самое читаемое