Универсальной последовательности этапов внедрения ITAM не существует. Но выделяется костяк, который может подойти большинству компаний. Не вошедшие в «скелет» проекта процессы становятся индивидуальными особенностями реализации.
В предыдущей публикации я делился опытом:
- с чего лучше начать внедрение ITAM-решений;
- на что опереться при выборе модели управления ИТ-активами;
- в чем особенности базовых этапов внедрения.
В этой статье хочу продолжить тему и рассказать:
- как построить ресурсно-сервисную и ресурсно-финансовую модели учета ИТ-активов;
- какова специфика управления лицензиями и поставщиками;
- каковы точки роста.
Какие части включает управление ИТ-активами
Сумму компонентов, из которых состоит ITAM-практика, условно называю «С.Л.О.Н.». К этим компонентам относятся:
- соглашения;
- лицензии;
- оборудование;
- нематериальные активы.
С.Л.О.Н.а делю на крупные части:
- идентификация и отслеживание изменений по ИТ-активам;
- планирование закупок и списания ИТ-активов;
- построение ресурсно-сервисной и ресурсно-финансовой моделей учета ИТ-активов;
- управление лицензиями и поставщиками.
Специфика первых двух частей проанализирована в предыдущей статье.
Сегодня через призму цели → шаги → результаты рассмотрю оставшиеся.
Построение ресурсно-сервисной и ресурсно-финансовой моделей учета ИТ-активов
Когда информация об ИТ-активах накоплена в ИТ-системе, вектор использования данных сведений можно расширить. Начинаем учитывать все договоры с подрядчиками, в рамках которых несем затраты на ИТ-активы, связываем ИТ-активы с Основным средством.
Чего хотим достичь:
- Получить информацию о целях использования ИТ-активов (работу какой Услуги они поддерживают).
- Собрать информацию о стоимости владения ИТ-активом и себестоимости предоставления Услуг.
- Разработать механизмы планирования затрат в рамках бюджетных статей.
Какие шаги выполняем:
- Загружаем информацию по договорам, затратам, амортизации и остаточной стоимости ИТ-активов из бухгалтерских систем (связываем через Основное средство).
- Вносим информацию о связях между ИТ-активами, тем самым формируем ресурсно-сервисную модель.
- Используем связи ресурсно-сервисной модели и информацию из бухгалтерских систем, чтобы сформировать финансовую модель распределения затрат по ИТ-активам.
- Планируем бюджет на ИТ.
Итогом контроля целей использования ИТ-активов получаем:
- Снижение холостой работы ИТ-активов.
- Контроль критичных ИТ-активов.
- Улучшение утилизации активов.
Как следствие оптимизации расходов на ИТ:
- Выделение дорогих услуг, направлений деятельности и операций.
- Принятие решение об аутсорсинге.
- Улучшение планирования бюджета.
- Контроль исполнения бюджета.
Управление лицензиями и поставщиками ИТ-активов
Следующим важным этапом является работа с поставщиками ИТ-активов. Это отдельная часть ITAM-«слона», где учитываем все обязательства поставщиков, договоры с ними, включая условия поддержки.
Вновь определяем цели:
- Оптимизировать затраты на лицензии.
- Организовать процесс контроля за поставщиками.
Что делаем:
- Собираем данные по лицензиям.
- Формируем лицензионную модель.
- Унифицируем правила взаимодействия с поставщиками.
- Проводим категоризацию и измерение качества сотрудничества с поставщиками.
Следствием оптимизации затрат на лицензии будут являться:
- Консолидация лицензий, поиск более выгодных схем лицензирования.
- Сокращение количества лицензируемых продуктов, их унификация.
- Улучшение условий лицензирования за счет консолидации информации.
- Повышение утилизации лицензий.
При организации контроля за поставщиками получаем:
- Измеримость и прозрачность процессов работы с поставщиками.
- Экономию затрат за счет консолидации и стандартизации.
- Упрощение операций по взаимодействию с поставщиками.
- Оперирование договором как самостоятельным активом.
Как развивать систему управления ИТ-активами
Когда крупные части С.Л.О.Н.а внедрены и автоматизированы, можно задуматься над развитием ИТ-системы.
К точкам роста отношу:
- Разработка политик – от требований к поставщикам к внутренним требованиям. Поддержка и развитие корпоративных стандартов по ИТ-активам.
- Использование ИТ-активов в проектной деятельности – услуги, инсталляции, лицензии.
- Управление знаниями в ИТ-активах – база статей с типовыми решениями инцидентов и запросов на обслуживание, документация, инструкции, F.A.Q.
В итоге получаем многокомпонентную картину собранных воедино и взаимосвязанных частей ITAM-«слона».
Что в итоге
Собственная практика внедрения ITAM-решений подталкивает к следующим выводам:
- Процесс управления ИТ-активами имеет многокомпонентный характер.
- С.Л.О.Н.а можно «съесть», но не целиком за один подход.
- Уже на старте внедрения необходимо определить, к каким целям стремимся и какие шаги выполняем на каждом из этапов.
- Всегда есть точки роста, т.к. ITAM не ограничивается только сбором информации об ИТ-активах и отслеживанием их изменений.
Что почитать:
Есть С.Л.О.Н.а по частям. Внедрить ITAM и не подавиться (Часть 1)
Управление ИТ-активами: как мифы влияют на проекты
Внедрение ITAM-решений: как избавиться от мифов
