Мы тут вспомнили один из уже давних проектов — автоматизацию рутинных бизнес-процессов на промышленном предприятии. Это не про ноу-хау, а про стандартные решения, которые эффективно работают.

Итак, история происходит в компании химической отрасли, где в нескольких территориально распределённых объектах работает порядка 8 тысяч человек. На каждом таком объекте есть свой отдел кадров. Всем рабочим время от времени нужно получать справки и в постоянном режиме — расчётные листы. Раньше они приходили к кадровикам, которые тратили на подготовку и сортировку всей документации (часть документов отправляется в цеха, часть — в шахты) довольно много рабочего времени. Причем 85 % запросов — это выдача документов, которые не требуют подписания. Именно поэтому заказчик попросил нас автоматизировать типовые процессы по выдаче расчётных листов. Оставшиеся запросы, например, по выдаче справок, всё ещё требуют ручной обработки: печатей и подписей.

Как процесс выдачи документов и справок работает обычно?


В большинстве случаев на любом крупном предприятии есть несколько кадровых работников, которые отвечают за подготовку и выдачу справок, документов, бланков заявлений, обновления информации о сотрудниках. Фактически весь процесс кадрового документооборота проходит через них. Затем документы отправляются начальникам цехов, после них — начальникам отделов и бригад, и только после этого бумаги попадают к рядовым сотрудникам. Процесс может занимать 3–4 дня. Помимо трудозатрат кадровиков, сотрудникам, которым необходимо получить расчётный лист или, например, справку 2-НДФЛ, приходится тратить время на дорогу до отдела кадров дважды: для заказа справки и затем — её получения.

Как работает этот процесс теперь


Мы разместили на объектах заказчика информа��ионные киоски. По виду они очень напоминают те, которые каждый из нас помнит по автоматам для оплаты счетов за мобильную связь. Благодаря киоскам получилось минимизировать проблему физического обращения сотрудников к кадровикам. Теперь, если документ не требует подписи и печати, его можно получить за пару минут прямо в коридоре цеха, где работают сотрудники без оборудованных рабочих мест.

Из чего киоск состоит?


Основа киоска — компьютер и принтер, а также защитный сенсорный экран на 19”, считыватель карт-пропусков в формате HID, ЕМ-Marine, колонки для воспроизведения аудио и источник бесперебойного питания. Считыватель позволяет сотрудникам логиниться в системе с помощью имени пользователя и пароля. Печать документов доступна в формате А5 или А4, двусторонняя.

Как это всё работает?


Каждый сотрудник, прислонив к считывателю киоска пропуск, может распечатать любую памятку и инструкцию, расчётный лист, табель учёта рабочего времени, информацию по отпускам и посмотреть баланс лечебно-профилактического питания. При этом авторизация сотрудника необходима каждый раз: киоск не хранит сессию пользователя. Сейчас в системе — 14 бланков заявлений, плюс мы добавили формы заказа справок: сотрудник с помощью подсказок железяки заполняет нужные поля, а затем получает справку, которую нужно только подписать в отделе кадров. Это значительно ускоряет процесс. ПО на киосках обращается к данным кадровой системы через созданный сервер приложения или прокси-сервер, забирает информацию и формирует нужный документ.

Спустя короткое время после старта проекта мы добавили ещё и регистрацию для сотрудников в SMS-сервисе. В нем можно посмотреть пять самых частых запросов и расчёт зарплаты.
На одном из объектов мы добавили регистрацию в стоматологию по ДМС. Процесс устроен следующим образом: куратор набирает группу сотрудников, которым необходима помощь стоматолога, затем едет в клинику и записывает всех желающих. Мы упростили процесс сбора заявок с помощью киоска. Получилась своего рода электронная очередь: сотрудник заполняет заявку через киоск, получает порядковый номер, понимает, сколько человек перед ним. А куратор получает список сотрудников, которых нужно записать на приём. Помимо этого, по просьбе заказчика мы установили в киосках бегущую строку, на которой транслируются актуальная информация для сотрудников, список социальных программ, дата корпоратива и так далее.

Что касается контроля за работоспособностью киосков: в постоянном режиме происходит мониторинг киоска и принтера в нём для того, чтобы отследить критичные показания. Например, заканчивается тонер или бумага, замятие бумаги, перебои в связи. Если какая-то из этих ситуаций возникает — на почту службы поддержки приходит автоматическое уведомление. Пока проблема решается, кисок переходит в автономный режим с ограниченными возможностями.

Ещё немного технических деталей


Как я уже сказал, киоск — это компьютер и принтер.



ПО для него мы разработали сами. Оно отвечает за авторизацию сотрудников, интегрируется с почтой, чтобы запросы справок (которые требуют подписания) автоматически отправлялись на электронную почту в отдел кадров. Кроме того, есть мониторинг терминалов и принтеров, мониторинг доступности бэкенда, настройки и удалённый доступ.

Что касается обслуживания: на каждом объекте заказчика есть служба поддержки, которая получает уведомления в случае поломок или стандартных форс-мажоров, когда закончилась бумага, например. А техподдержка софта происходит удалённо у нас.

Тестировали киоск мы тоже у себя в офисе на инженерном образце. Тут, например, настраивали необходимый конкретному заказчику набор справок:



Немного интерфейса:




Кстати, помимо справок, можно ещё и информацию о стаже получить:



Забегая чуть вперёд: сейчас мы реализуем вторую версию проекта. Это всё то же самое, только в мобильном приложении.

Интерфейс в целом тот же:



Кстати, новые инсталляции можем поставлять как управляемый сервис (то есть за абонентскую плату, а не стандартно — за проект). Всё зависит от потребностей заказчика.

Если у вас остались какие-то вопросы — буду рад ответить: dakulov@croc.ru