Управление задачами в MLO

    Я долгое время выбирал для себя удобный персональный органайзер и систему для управления задачами…

    В конце-концов остановился на такой софтинке как MLO, о которой и поведаю далее.

    MyLife Organized (MLO) является личным outliner-ом задач и менеджером To-Do списков.

    Фиче-лист:


    • Дерево задач с неограниченной вложенностью (Можно не отображать некоторые задачи или ветки в ToDo списке, что позволяет использовать задачи как заметки, книгу контактов или вести прочую структурированную информацию)
    • Удобный ToDo-список с множеством настроек фильтров и группировок
    • Дополнительный разрез анализа в виде контекстов (меток задач) с возможностью группировки по ним
    • Как заявляет сам автор программы — она заточена под работу по системе, описанной в книге: «Getting Things Done (GTD)»
    • Импорт-експор в формат *.mmap – удобно при изначальном заполнении задач в новый проект (рисуется майнд-мапа, которая потом импортируется в МЛО в виде дерева задач)
    • Возможность использовать как портабл версию
    • Возможность использовать несколько файлов с данными (работа/личное и т.п.)
    • Имется версия для WM
    • Работает в портабл режиме
    • Есть набор функций работы с мейлом, экспорта импорта в разного рода форматы кроме майнд-мапс… Но я ими не пользуюсь, посему особо распинаться на эту тему не буду.

    Вроде и не много возможностей:) но очень большая гибкость позволяет делать со своим таск-менеджментом что угодно. (вот здесь даже форум в котором всяко-разные человеки делятся своим опытом по пользованию софтинки)

    Как красиво настроить:


    Итак, главная сложность при пользовании MLO — правильно выбрать для себя систему ведения учета и группировки задач. Далее я поведаю о своей.

    Дерево задач у меня выглядит так:


    • Контакты (Ветка спрятана в ToDo)[Структура задач позволяет ввести некую ветку задач, которая будет исполнять роль контактной книги, в данной ветке у меня контакты, в основном, рабочие, которые я еще не хочу вносить ни в какие личные книги]
    • Работа
    — Циклично
    — Единоразово
    — Проекты [Внутри папки по ветке на каждый проект, и соответственно дерево задач, которое нужно для этого проекта]
    • Личное
    — Циклично
    — Проекты
    — Прочее
    • Идеи [Здесь понятно, я храню какие-то идеи, которые требуют дополнительнй обработки]
    • Цели (Ветка спрятана в ToDo) [Здесь у меня мои жизненные цели, краткосрочные, долгосрочные, всяко-разные жизненные постулаты. Нужно видеть их всегда перед глазами, дабы не забывать…:)]
    • Заметки (Ветка спрятана в ToDo) [Собственно заметки, система позволяет удобно вести заметки с группировкой в деревья]
    • Inbox [Стандартная папка программы, по идеалогии ГТД — сюда сбрасываются все задачи, которые возникли, но еще не поставлены в очередь, потом отсюда задачи перетягиваются туда где им место]
    image
    Но дерево — это хорошо, а вот без контекстов мы теряем половину функционала софтинки:)

    Мои контексты:


    (У контекстов можно указывать родителей, получаем двухуровневое дерево)
    @Цели
    — #Далекие
    — #Год
    — #Месяц
    — #Неделя
    @Личное
    @Постулаты
    @Проекты
    — ! Митинг
    — ! Черновик
    — ! Воут
    — ! Ретроспектива
    — ! На контроль
    @Работа
    — ~недозвон
    — ~нет инфы
    — ~перезвонить
    — ~сбросить прайс
    :: Идеи::

    image
    Контекст верхнего уровня, в основном, дублирует верхнюю задачу в дереве. А вот контексты подчиненные — это уже статусы задач (значок перед наименованием контекста дает возможность сразу выделять в общем списке нужные контексты, просто для удобства визуального восприятия).

    У контекстов есть так же удобная фича: можно указать время, в которое этот контекст будет активен, а в которое его скрыть (на скрине справа видно табличку со вренем активного контекста).
    Т.е. например мы работаем с одним файлом данных для рабочих и личных задач. Личными вопросами мы можем заниматься в любое время, рабочими с 09.00 до 18.00. Ставим на контекст «Работа» активность в указанном диапазоне – и с 18.00 сегодня до 09.00 следующего утра – мы рабочих задач в списке не увидим.

    Итак, после всех проделанных настроек, пора бы уже приступить и к работе:)

    Для этого нам нужен УДОБНЫЙ ToDo-лист...


    В системе есть несколько предложенных фильтров. После некоторых экспериментов и примерно недельки работы с ними, я все-таки составил свой, который выглядит предельно просто:
    • Никаких ограничений и фильтров отображаемых задач (в список попадают абсолютно ВСЕ задачи не зависимо от их времени начала, срока завершения и прочих настроек)
    • И две группировочки: по сроку + по контексту
    • Всё))

    image
    Можно сохранить сколько угодно видов для разных целей, меня пока устраивает мой основной (на скрине как раз открыт список доступных видов, на экране активен вид который я описывал).

    Несколько фич в окошке ввода задачи:


    • Крутой анализ текста, можно в заголовке задачи написать: «позвонить маме Пт 16:00» и добавится задача «Позвонить маме» со сроком в ближайшую пятницу 16:00
    • Возможность многозадачного ввода — задачи разделены переносом строки, отступ — дочерняя задача. т.е. мы в одном окошке можем сразу же ввести дерево задач
    • ну и возможность сразу же указать контексты свеженькой(ких) задач(и) а так же родителя которому в подчинение засунуть.

    image
    (А вот и само окошко, внизу видим галочки многозадачного ввода и других интересных настроек, сверху выбор родителя.)
    Текст который в данный момент на скрине когда я скажу «Добавить» пребразуется в проект (Сходить за молоком) из 6-и задач

    Свойствам задачи тоже уделю немного времени


    Упомяну только то, что мы сами указываем какие нам свойства задачи интересно видеть
    image
    галочками отмечаем что нам нужно видеть вот здесь:
    image
    (Это правая часть основного окна со свойствами задачи)

    Теперь как собственно происходит работа с данным инструментом.


    • Програмулька висит в трее.
    • появилась новая задача
    • нажимаем Ктрл+М — открывается окошко ввода новой задачи, добавляем задачу
    • Если мы ставили ремайндер на задачу — то соответственно он выскочит в указанное время, из окошка ремайндера можно завершить задачу, перенести на другое время.

    У меня на текущий момент налажено два механизма работы с задачами:


    Когда мне нужно массово выполнить много мелких задач, как-то: прозвонить клиентов или же раскидать какую-то новость по тиммейтам
    • ToDo лист открыт перед глазами
    • Прохожу по списку, сразу же завершая задачи или меняя статус путем перетягивания в другой контекст/на другой день(время)(В ToDo-листе работает перетаскивание между группировками, что не может не радовать.)
    • Если нужно сделать какой-то звонок в определенное время – ставлю ремайндер, но в основном ремайндерами не пользуюсь вообще.

    Когда я работаю над проектом
    • Задачи, как правило, покрупнее
    • Их меньше
    • Запомнить одну текущую задачу не сложно, выполняю
    • При надобности иду в ToDo и меняю статус/завершаю/редактирую

    Ну и конечно же разбор полетов:


    Ежедневное Планирование
    • Каждый вечер я пересматриваю ToDo на предмет актуализации
    • Цель состоит в том, чтобы перенести задачи, которые по каким-то причинам не выполнены в срок, на другое время и очистить просроченные.
    • Смотрю на список задач которые нужно выполнить завтра, прикидываю как я это буду делать.

    Еженедельное планирование
    • По выходным происходит еженедельное планирование
    • Тут уже цели — спланировать следующую неделю
    • Распределить папку инбокс по дням/времени
    • Навести порядок в активных проектах
    • Подумать, чего бы надо сделать такого эдакого за неделю, и внести в список.

    Ну вот собственно и всё.

    Соответственно, у каждого в этом плане свои потребности, и системы будут отличаться основательно. Я свою систему составлял по самому простому стандартному шаблону, предложенному в МЛО (благо там есть выбор из готовых:)), а потом уже наращивал недостающее, убирал лишнее… Правил так сказать.

    Очень помогла книжечка, о которой упоминалось выше, и форум единомышленников.
    Надеюсь, информация изложенная в статье будет кому-то полезна.

    Links:
    Поделиться публикацией
    Комментарии 81
      +3
      Натыкался на MLO раньше, заметил в ней потенциал но не нашел ей сходу правильного применения.

      После прочтения статьи понял, что прочесть сперва книжечку было бы самое-то.

      Автору плюсик в карму.
      Давайте до 5ти и в тематический блог? Люди с главной должны заметить такой пост.

      Ну и ссылочка для скачки Getting Things Done (fb2)


      0
      а в какую цену софтина? :)
      –2
      До чего мы докатились… чтобы элементарно составить себе список задач, надо изучать целый мануал.
        0
        Для того чтобы элементарно составить список задач достаточно блокнота (Бумажного, я кстати двумя руками за доску на стене, со стикерами-задачами, но для нее не всегда есть возможность(как минимум место), да и синхронизация заставляет желать лучшего):)

        А если проектов несколько, и количество задач растет в прогрессии, то уже становится напряжно ориентироваться в блокноте.

        Хочется ведь еще чтобы было удобно, и отвечало некоему advanced списку требований, а не minimal.
          +1
          Да перестаньте. Прям вам все эти рычажки и кнопочки нужны.
          Такая программа должна быть предельно простой. Берем какой-то текст и вставляем в нее на хранение, чтобы в будущем не потеряеть его. Все остальное должна делать уже она сама. Сидеть полдня настроивать свой планировщик считаю странноватым занятием. -)

          Отличный пример — Evernote, которым я и пользуюсь для этих целей.
            0
            В эверноте как минимум нету удобной галочки «завешить»:)

            Хотя признаю, софтина супер удобная, евернотом я тоже пользуюсь, но именно в целях хранения заметок, для чего он и предназначен.
              0
              Эвернот — это только картотека, это не органайзер. Другое дело, что органайзером может служить голова.
              • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
          +1
          Русская версия программы кстати по ссылке:
          www.mylifeorganized.net/shop/buy-rus.htm
          А то в топике не нашел.
            0
            Да, извините не потрудился найти русскую на сайте.

            Исправлюсь, в топик внесу.

            Кстати по ссылочке интересная информация об какой-то акции.
              0
              У вас возле задачи «Знакомоства с банками» стоит иконка галочки — как такие ставить? :) Так и не нашел.
                0
                «Знакомство с банками» — это проект с настройкой «завершать при завершении всех входящих задач».

                Такая галочка ставится именно в ситуации когда все внутренние задачи завершены на проекте.
                  +1
                  Общие — Задача как цель для недели
                    0
                    Да, именно так. Спецом поекспериментировал:)

                    У меня просто эта задача была и проектом и целью на неделю.

                    Я сразу не разобрался что именно такую галочку дало.

                    Спасибо, учтем:)
              0
              >Я долгое время выбирал для себя удобный персональный органайзер и систему для управления задачами…

              Скажите, а какие еще программы-органайзеры вы пробовали? На подробный обзор не претендую, но хотя бы кратко расскажите, почему именно MLO. Спасибо.
                0
                LeaderTask – слишком громоздко (как для меня)
                Lightning – да, надежды подает большие, пользовался им достаточно долго, но на текущий момент он даже от ненавистного аутглюка отстает по функционалу.
                Было еще парочка продуктов распиаренных, но у всех одна проблема – они пытаются копировать аутлук:) хотя копировать то там особо нечего:)
                ReminderFox — стоит отдельно упомянуть об этом расширении мозиллы. Легковесная, удобная штука, позволяет делать несколько туду-листов, удобные ремайндеры, а в условиях почтовика и браузера как основного инструмента помогает во многом.

                (Но это именно те программы которыми я пользовался на протяжении некоторого времени (минимум неделя), я здесь не упоминал то, что отбросилось при первом запуске)
                  0
                  А чего из того что есть в вашей проге не может аутлук?
                    0
                    Ну прога не моя:) Я просто ею пользуюсь:)

                    Аутлуку не хватает как минимум возможности строить из задач деревья.
                    (а именно продвинутое дерево и было одним из важных для меня факторов при выборе софтины)

                    Плюс Аутлук гораздо тяжелее, у меня он обычно висит при открытии. (но не пользуюсь им правда уже около года, хотя работать начинал с ним)
                      0
                      Да, и наверное ему слегка не хватает гибкости и ЮзерФрендли интерфейса:)
                    0
                    WinOrganizer? Мощная штука. Правда не столько для планирования, сколько вообще для учёта и систматизирования всего. Стабильная, дешёвая и может быть portbale. Плюс есть чудо-сервер, позволяющий использовать общую базу для, например, организации — незаменимая вещь! Версия для наладонника тоже есть, но какая-то убогая.
                      0
                      Помнится пробовал как-то, но он попал в разряд софта который исчез с с моего компа после парочки запусков.

                      Не достаточно гибким мне показался.
                  0
                  А есть аналоги под линукс?
                    0
                    Я не линуксоид, к сожалению не могу ничего посоветовать настолько продвинутого.

                    Могу обратить ваше внимание на Ремайндер фокс (ветка выше)
                      0
                      Thinking Rock на Java trgtd.com.au
                      использую, очень доволен
                      советую сначала прочитать книгу Алена
                      +2
                      есть такой сайтик — todoist.com там все можно сделать и без дополнительного софта
                        0
                        Достойно внимания, я об этом сервисе не знал, посмотрю. Спасибо.
                        0
                        Товарищи, где взять GTD в оригинале в формате, приближенном/конвертируемом в FB2?
                        Гугл не помогает, слезно обращаюсь к адептам GTD.
                          0
                          см. первый комментарий в этой теме
                            0
                            Так на либрусеке только русский перевод. Просто в GTD куча сленга, и потому после перевода сложно разобраться.
                              0
                              ru.wikipedia.org/wiki/GTD — там внизу ссылка на оригинал правда в pdf, но есть онлайн источник (из него можно собрать fb2 при желании)
                                0
                                упс, онлайн это тоже перевод(
                            +2
                            Забыли сказать, что есть версия для Windows Mobile. Когда-то я даже ее покупал =]
                              0
                              Есть набор функций работы с мейлом, экспорта импорта в разного рода форматы кроме майнд-мапс, синхронизация с гаджетами… Но я ими не пользуюсь, посему особо распинаться на эту тему не буду.

                              Сказал:) но очень мало:)
                                +1
                                Тем более, что синхронизация десктоп и мобильной версий — это одна из полезнейших функций.
                                0
                                Подправил фичелист, спасибо что указали на косяк;)
                                0
                                нет версии под линукс… это както не серьездно…
                                  0
                                  Если очень хочется, то можно под wine запустить, хотя конечно нативное приложение под линукс было бы лучше))
                                    0
                                    > хотя конечно нативное приложение под линукс было бы лучше

                                    Об этом и речь
                                  0
                                  Org Mode наше все
                                    0
                                    У MLO главный недостаток — отсутствие календарного представления.
                                    Нет также диаграмм Ганта.

                                    Кстати так и не понял, почему русская PDF документация на сайте MLO в линуксе открывается криво (квадратики вместо некоторых букв). Через acroread открылся нормально.
                                      0
                                      Я тоже изначально считал что календарь — недостаток. Но после того как провел анализ своей работы в иных программах с календарем, понял что я им практически не пользуюсь, и это не есть для меня столь важным требованием.

                                      Да, это красиво. Но не необходимо.
                                      +1
                                      Есть еще приятная и простая вещь — Rainlendar.
                                        0
                                        Да, штука классная.

                                        Главное его преимущество — не напрягает своим присутствием:) но выполняет свои функции.
                                        0
                                        прога классная, пользуюсь уже три года.

                                        правда, Аллен меня совсем не пропёр, планирование времени — процесс индивидуальный, глубокий и творческий.
                                        Набор универсальных методик, по моему мнению, это просто попытка переложить ответственность за свою жизнь с себя на этот набор методик, подчиниться ему.

                                        В отношении планирования времени мне гораздо ближе Кови с его принципами (а не методиками).
                                        Справедливости ради, с точки зрения рекомендаций Кови, MLO не так удобен, как для использования совместно с концепцией GTD.
                                        Например, не совсем органично вписывается концепция ролей: так как отношение задача/роль — это отношение многие ко многим, то древовидная структура аутлайнера для этого не подходит, приходится использовать контексты. А так как контексты — структура линейная, то больше ни под чего (кроме ролей) контексты использовать не получается. Короче, древовидная система контекстов была бы классной фичей:)

                                        Наверное, я прогрузил:) Сделаю вывод: несмотря на то, что MLO заточен под GTD, его гибкость вполне позволяет использовать его и в других методологиях. Может быть, это чуть менее удобно, но вполне работоспособно:)
                                          +1
                                          Набор универсальных методик не будет работать для всех. Но для того чтобы придумать свою собственную еффективную есть два пути:

                                          1. Изобретать ее.
                                          2. ознакомиться сперва с существующими, и потом связать воедино так как нравится.
                                          (это как художников учат: ты должен научиться рисовать правильно, а потом забыть всё, и рисовать так как желает твое творчество).

                                          До того как я уже вот более менее определился я прочел и того же Кови, и прослушал семинары Бодо Шеффера на эту тему. Теперь у меня есть более-менее целостная картина. Но и она далека от идеала. Будем править в процессе:)

                                          А вот такие вот гибкие инструменты нам помогут:)
                                            +1
                                            полностью согласен:)

                                            и еще раз не поленюсь подчеркнуть: меня подкупает гибкость MLO.
                                            моя концепция менялась и меняется, структура и представление данных преобразуются, а программа всё та же:)
                                          0
                                          Воспользуюсь, когда вы придете на mac и iphone :)
                                            0
                                            да, софтинка для айфона с синхронронизацией (мак меня менее волнует) была бы актуальна
                                            0
                                            А есть ли в MLO такая штука как recurrency (повторяемость, периодичность по-русски).

                                            В Thinking Rock эта штука позволяет делать следующие штуки (пара примеров):
                                            — добавлять задачу в среду второй недели каждого месяца
                                            — добавлять новую задачу через определённый промежуток времени, причём промежуток времени отмеряется от момента завершения другой задачи
                                              0
                                              есть
                                                0
                                                  0
                                                  кстати, я так и не понял, как добавить периодическую задачу, для которой lead time > 0.
                                                    +1
                                                    Начало — начало выполнения
                                                    Срок — план завершение
                                                    Длит. — Длительность задачи.
                                                    [ ]Связать период — длительность не меняется если меняем одну из дат, зато вторая дата подтягивается под первую исходя из длительности (по-умолчанию динамична как раз длительность).

                                                    По-моему набор инструментов ясен:) мы настраиваем один первый повтор, все последующие берутся по шаблону.

                                                    ну или же я вас не понял, тогда объясните вопрос.
                                                      0
                                                      гм… слушай-ка, действительно.
                                                      не пойму, в чем у меня была проблема:)
                                                      может быть, в старой версии было что-то иначе.
                                                      а, может быть, проблема была и не в этом)
                                                      так или иначе спасибо%)
                                                        0
                                                        видимо я логику не просёк.

                                                        очередная задача появляется в конце действия предыдущей, то есть, например, день недели для возобновления задачи нужно выбирать исходя не из start date, а исходя из due date. иначе ругается.
                                                          0
                                                          У меня мало периодических задач, особо поэкспериментировать не удалось.

                                                          Так что буду рад если вы отпостите тонкости их использования:)

                                                          (но когда несколько раз пользовался то заметил что каждая следующая задача оттягивается по отношению к первой, видимо всё так как вы говорите, период отсчитывается от срока а не от старт даты, буду надеяться что это где-то настраивается)

                                                          *полез ковырять периодические задачи*
                                                            0
                                                            Вырезка из справки на эту тему:
                                                            //***********************************
                                                            Совет: Для повторения задачи через определенное время после ее завершения, в диалоге Повторение задачи выберете Вернуть новую задачу через и введите нужный временной интервал.

                                                            Примечание: Срок задачи используется для повтора (а не дата Начала). Например, если Вы поставили повтор задачи «должна происходить каждое Воскресенье», это означает, что срок выполнения задачи будет установлен на воскресенье для каждого будущего вхождения.
                                                            //*********************

                                                            Как оказалось — всё именно так. Повторы отсчитываются от срока. Плюс задачи на которых я экспериментировал — были ежечасными, а у них изначально стоит «повтор через определенное время по завершению». получалось что завершалась задача каждый раз на пару минут позже чем предыдущая, так и происходило оттягивание.
                                                  • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                                                      0
                                                      Портабл тоже неплохо кстати, тем более что софтина поддерживает. В данный момент сам хочу попробовать себе отдельную флешечку завести. Проблема только в том что есть пару компов на которых не работает USB 2.0.

                                                      Насчет WM:
                                                      Судя по скрину основные функции поддерживает (Дерево задач, ТуДу лист, Контексты)
                                                      +1
                                                        0
                                                        Поюзал, гломурненько:) мне понравилось.
                                                        0
                                                        Довольно долго использовал https://www.google.com/notebook/ для работы с задачами по системе GTD, но не хватало напоминаний и установке дат, фильтровать можно было только по тегам (кайросы) и блокнотам (папкам). Из плюсов: моментальный поиск и онлайн хранение всех задач и заметок.

                                                        Потом разглядел www.leadertask.ru/, но какой то он сыроватый и плохо работает с деревом задач, фильтры не очень, например нельзя найти задачи без заполненного проекта или кайроса.

                                                        MLO начал пользоваться после прочтения этой статьи, по моему это то что я так долго искал :) очень нравиться пользуюсь уже несколько дней, но минусов пока не нашел.
                                                          0
                                                          Я тоже такую софтинку долго искал)))

                                                          После того как нашел и начал пользоваться не могу не подулиться радостью, и написал статью;)
                                                          0
                                                          В WM 6,5 интерфейс убого выглядит ппц, особенно на экране 4,3 дюйма.
                                                          Вчера вот как раз купил HTC HD2, и расстроился, что прога, которая является основным инструментом моего планирования совсем не заточена под тач… =(

                                                          Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                                                          Самое читаемое