Когда таск-трекер внезапно уходит с рынка, процессы не нажимают на паузу. Команда по-прежнему должна держать в порядке задачи, сроки и коммуникацию — особенно если работа идет в высоком темпе. В этот момент перед бизнесом встает болезненный вопрос: чем заменить систему, которая была встроена в ежедневные процессы?
С такой же ситуацией столкнулась «Корпорация роботов» . У компании много инженерных и робототехнических направлений, ритм работы быстрый, задач много. После ухода Trello им пришлось оперативно искать инструмент, который поможет сохранить порядок в процессах. Так в работе появился Кайтен.
Как прошел переход и каким получился результат — рассказал генеральный директор компании Артур Зархи.
Мы популяризируем робототехнику и инженерию в России
Компанию «Корпорацию роботов» построили вокруг одной цели: вернуть уважение к инженерным профессиям и вырастить новую инженерную элиту. Для этого у нас есть несколько продуктов, и каждый со своими задачами и аудиторией. Назову некоторые из направлений:
КулибинПРО. Это мастерская инженерного творчества. Мы вовлекаем детей в инженерные профессии через мастер-классы и позволяем им примерить на себя роль робототехника.
Конструкторское бюро. Здесь команда работает с внешними заказчиками: заводами, компаниями, небольшими производствами. Мы создаем решения по автоматизации и помогаем выстраивать процессы с помощью роботов.
Аренда и продажа роботов. Это история для бизнеса и мероприятий. Роботы выезжают на форумы, конференции, фестивали, а предварительно наша команда адаптирует их под запросы клиентов. То есть мы создаем сценарии, озвучку и отвечаем за другие составляющие, чтобы робот выполнял задачи наших клиентов.
«Робостанция». Это первая интерактивная выставка роботов в России, которая работает 365 дней в году и которой управляет специальный отдел в нашей компании. В него входят управляющие выставки, администраторы, экскурсоводы, персонал в залах, бэк-офис, . На выставке у нас представлено более 30 интерактивных робоэкспонатов, а также есть программа с мастер-классами.
Дополнительные продукты. Сюда входят экскурсии, дни рождения, аренда павильона. Есть еще агентство по персоналу для мероприятий. Мы предоставляем людей на 1-2 дня, на форумы и конференции.
Всего в компании работает 40–45 сотрудников, которые объединены в несколько ключевых команд:
3D- и 2D-дизайн;
PR;
маркетинг;
инженерный отдел;
бэк-офис: менеджеры по продажам, юристы, бухгалтерия.
«Моя задача как генерального директора — видеть картину бизнеса целиком. Я смотрю на выручку, эффективность, загрузку людей, состояние проектов. При этом я не хочу, чтобы компания разрасталась только ради количества сотрудников. Для меня важнее эффективность на человека. А без четкой системы задач это невозможно»,
— Артур Зархи, гендиректор «Корпорации роботов».
Как мы пришли к работе в единой системе
«Корпорация роботов» существует с 2014 года. Первые годы мы, как и многие, пытались управлять задачами через мессенджеры. Тогда Telegram был не так популярен, поэтому использовали WhatsApp.
Со временем стало понятно: направлений много, задач все больше, людей тоже все больше. Управлять этим потоком через переписку уже нельзя. Начинают теряться договоренности, забываются мелочи, зависают мелкие, но важные вопросы. Тогда мы пришли к Trello.
Работа в таск-трекере сильно упростила жизнь. Даже сотрудники МЧС, которые дежурили в павильоне, установили приложение и заносили туда свои замечания по пожарной безопасности.
Получалось так, что Trello закрывал наши потребности, поэтому я даже не искал альтернативы. Однако обстоятельства внесли свои корректировки.
Точка перелома: уход Trello и выбор Кайтен
В 2022 году Trello ушел с российского рынка — и мы внезапно оказались без инструмента, который годами был частью ежедневной рутины. Он незаметно превратился в рабочего помощника: держал задачи в порядке, напоминал о сроках, снимал часть нагрузки с команды.
Момент был неприятный, но все же, несмотря на потерю, я подумал: «Без проблем, найдем российский аналог». Выбрать альтернативу нужно было срочно, поэтому команда быстро собрала подборку российских сервисов. Среди них был Кайтен, на который мы в итоге и перешли.
Почему я выбрал Кайтен:
на сайте говорилось, что в сервисе есть быстрый перенос карточек из Trello;
сисадмин и инженеры подтвердили, что перенос возможен;
визуально доски напоминали Trello, поэтому решил, что людям будет проще адаптироваться.
Мы начали переход в конце лета 2022 года. Переносом занимались сотрудники. По их отче��ам, 80–90% задач переехали без серьезных проблем. Те сложности, которые возникли, команда закрыла за пару дней.
«В первое время после переноса было непросто. Тогда многие компании массово переходили на локальные решения, поэтому нагрузка на них выросла. Кайтен не был исключением — система часто долго подгружалась, а некоторые сотрудники не могли зайти в пространства. Но когда работа стала стабильнее, мы смогли организовать процессы»,
— Артур Зархи, гендиректор «Корпорации роботов».
Как устроена работа в Кайтен: общая логика
Всего системой пользуются 25 пользователей, но активнее всего в ней работают 10 человек. Это сотрудники из команд PR, маркетинга, дизайна и управления выставкой.
Каждое направление получило свое пространство и собственные доски в Кайтен. У продуктов есть отдельные доски-протоколы, где сотрудники видят свои задачи и сроки. Отдел управления выставкой и робоагентство работают в своих пространствах и при необходимости заводят задачи на пространствах друг друга. Например, управление выставкой может поставить запрос на персонал, а команда робоагентства подхватывает его в своем пространстве.
Также я настроил разграничение доступов. Не всем в команде нужны финансовые документы или юридические карточки, поэтому нет смысла давать доступ ко всем пространствам. Разграничение доступа позволило скрыть часть из них для некоторых сотрудников, чтобы не превращать систему в набор лишних вкладок.
Некоторые процессы продолжили вести по классике. Например, при обзвоне по базе клиен��ов мы используем таблицы в Google, а в Кайтен только создаем задачи со ссылками на них. Благодаря этому я в любой момент могу открыть таблицу и увидеть, как идет работа, при этом не пытаясь перенести в систему то, что проще вести в табличном виде. Также отдельно работает команда инженеров — для их задач больше подошло другое решение.
Теперь покажу, как у нас устроена одна из досок.
Одна из самых важных досок — доска PR-направления
Эта доска появилась не сразу. Сначала у нашего PR-директора Арины была личная доска, где она собирала презентации, фиксировала мероприятия и разные требования. Она выглядела так:
Когда к команде присоединился еще один PR-менеджер, решили создать общую доску. При создании не стали использовать стандартные колонки «Очередь», «В работе» и «Готово» и выстроили их по-своему. Теперь на доске видно полную картину задач и процессов, а все участники работают в одном информационном пространстве.
Какие колонки мы добавили на доску:
Общая информация. Здесь лежат карточки с данными, которые должны всегда быть под рукой всегда. Например, план выступлений.
Отчеты по PR. В эту колонку регулярно подгружают актуальные отчеты. Я в любой момент могу зайти и посмотреть, что сейчас происходит. Текущие данные пиара попадают туда по мере появления: команда подгружает информацию, обновляет показатели и формирует картину месяца.
Месячные отчеты из медиалогии за каждый месяц. Они лежат в одном месте, поэтому я могу зайти на доску и посмотреть, как распределены публикации и что происходило по инфоповодам в любой период.
Релизы. На каждый инфоповод делаем релиз, и всю работу по нему фиксируем в карточках. Сюда же прикрепляем ссылки на материалы, которые вышли в СМИ. Например, по Дню народного единства собираем публикации и складываем их в отдельные карточки.
Выездные мероприятия. В этой колонке добавляем карточки для каждого мероприятия. Во всех карточках создаем чек-листы по подготовке, отмечаем, что нужно взять, и фиксируем результаты.
После проведения мероприятия также прикрепляем фотоотчеты. Признак завершенного выезда — метка «Прошло» на фасаде карточки. Так визуально сразу видно, какие мероприятия позади, а какие еще предстоят.
SMM. Еще одна колонка с информацией, которая должна быть под рукой. Сюда добавили карточки с доступами к аккаунтам и контент-планом.
Сотрудничество и Партнеры. Это 2 колонки, куда мы заносим компании, с которыми планируем поработать. Одна компания — одна карточка, куда подгружаем вводные о коллаборации.
Как устроена работа других отделов
Кроме пиара у нас есть пространства для отделов маркетинга, управления выставкой, дизайна и остальным направлениям. Например, вот доски на пространстве дизайнеров:
Здесь у нас классические канбан-доски с 3 этапами: Очередь, В работе и Готово. Важные задачи помечаем меткой «Срочно», а детали работы обсуждаем в чате внутри карточек:
По такому же принципу устроено пространство у команды по работе на Робостанции:
Продажи частично ведут задачи в сервисе, но основную работу делают в Битриксе — там у них воронка и статусы клиентов. В Кайтен только пишут краткие отчеты и ставят задачи по новым направлениям, например, по робоагентству.
Протоколы и контроль: как я соединяю бумагу и Кайтен
При всей моей любви к цифровым инструментам я не перехожу на них полностью и использую протоколы встреч, где зафиксированы все поручения и сроки. Для меня это важный элемент управления.
«На каждом совещании мой ассистент ведет протокол. После встречи мы согласовываем этот текст, а люди подписывают его и сами заносят свои задачи в Кайтен. Так я задаю уровень личной ответственности»,
— Артур Зархи, гендиректор «Корпорации роботов».
Дальше я работаю по простой схеме: беру заполненный протокол и разбираю его с командой на новой планерке. Например, к 21 октября у меня собирается около 10 протоколов с задачами разных сотрудников. Я лично спрашиваю каждого: «Задача на 21 октября выполнена?». В ответ мне могут сказать: «Да, вот смотрите в Кайтен», или же сотрудник приносит распечатанный результат.
Что касается распечатанных отчетов, то кому-то так проще. Например, наш главный инженер старается сдавать отчеты в Кайтен, но когда у него много задач, постоянные встречи с подрядчиками и решение технических вопросов, то бывает проще один раз зафиксировать все на бумаге. Отношусь к этому с пониманием, для нашей ситуации это рабочий компромисс.
Кайтен с нами уже 3 года и вот какие итоги могу подвести
Главное, что дал нам сервис за 3 года — структурность. Он как старая картотека, которая позволяет разложить бизнес по полочкам, только в цифровом виде. Когда бизнес разветвляется на несколько направлений, легко потерять фокус. Мож��о закрывать отдельные дыры и при этом не видеть системные провалы. Но когда я смотрю на доски в Кайтен, я понимаю:
где у нас есть порядок;
где висят задачи;
какие сотрудники дисциплинированно подходят к задачам.
«Структурность дает еще одно важное следствие. Когда порядок появился, стало легче искать точки роста. Видно, какие направления недополучают внимание, где зарыта упущенная выгода, где недостаточно коммуникаций с рынком, где тормозит подготовка проектов»,
— Артур Зархи, гендиректор «Корпорации роботов».
Для меня Кайтен— это помощник, который держит части бизнеса в единой рамке. Он не решает все проблемы сам по себе и не во всем идеален. Например, тот же Trello обходился нам дешевле. Но тем не менее Кайтенсправляется с задачей и дает нам прозрачность, за счет чего решение меня устраивает.
Немного про планы
В планах решить 2 задачи:
1. Сделать так, чтобы вся команда активнее работала в Кайтен. Хочется, чтобы не только пиар, маркетинг и дизайнеры держали там порядок, но и подтянулись и остальные. Тогда я смогу яснее видеть картину по задачам и срокам.
2. Самому начать использовать сервис глубже. У меня есть интерес к личной организации через такие инструменты. Но пока я не видел живых примеров от предпринимателей, которые рассказывают, как они ведут свои личные доски: как выделяют время утром, как вечером подводят итоги, как превращают хаос в понятный план.
Мне важно увидеть, как они разделяют личные задачи, бизнес-направления, стратегические идеи, как используют доски для этого. Уверен, что при хорошем примере я могу настроить систему под себя и увеличить свою эффективность.
