О самоорганизации написано очень много. При этом сколько я ни пробовал готовых систем, в чистом виде они у меня не приживались. Со временем из разных идей и собственного опыта у меня сложилась своя. В статье покажу, на чем она основана и как реализована на практике в TickTick.
Иногда по ходу текста будет встречаться эмодзи 💡 — им я отмечаю нюансы, связывающие концепции с практикой.
Также в некоторых местах я буду указывать английский вариант понятия. Большая часть этих концепций зародилась в англоязычной среде, поэтому оригинальные формулировки точно будут не лишними.
Зачем мне эта система?
Словосочетание "система самоорганизации" обычно ассоциируется со списками задач и дедлайнами — чем-то из деловой сферы. Но на практике она нужна не только там. Здоровье, быт, финансы, отношения, впечатления, хобби, развитие — сфер много, и в каждой из них есть выбор. Это дает свободу, но одновременно создает нагрузку: приходится постоянно решать, на что тратить время, энергию и внимание.
💡 Когда возможностей больше, чем ресурса, между делами возникает конкуренция. Без системы человек живет реактивно: делает то, что в моменте сильнее требует внимания, выпуская из виду все остальное.
Для меня функции системы самоорганизации такие.
Освободить внимание. Когда задачи и обязательства только в голове, они создают фоновое напряжение. Система позволяет вынести их во "внешнее хранилище".
Не забывать важное. Важное не всегда срочное. Отношения, здоровье и развитие легко вытесняются более срочными делами.
Дать шанс большим изменениям. Большие изменения — это цепочка шагов. Без системы большое часто остается в статусе "хорошо бы когда-нибудь".
Предмет организации
В первую очередь нужно понять, что стоит организовывать, а что — нет. Где нужно быть сфоĸусированным, а где оставить "воздух" и место для спонтанности.
Тут мне помогла модель кругов забот и влияния Стивена Кови. Круг забот — это все, что нас беспокоит: от неудобной обуви до новостей о глобальных катастрофах. Круг влияния — это все, на что мы реально можем повлиять. Но не все, на что мы можем повлиять, нас действительно заботит.
Пересечение этих кругов — вещи, которые нас волнуют и на которые мы можем влиять. И опять не все из этой зоны требует системной организации. В жизни должно оставаться место для спонтанности — небольшие решения, ценность которых как раз в свободе. В итоге из пересечения кругов забот и влияния я выделяю еще одно подмножество — те вопросы, о которых я решил заранее позаботиться.
Я называю это кругом ответственности. Это все, где у меня есть обязательства перед другими или самим собой.
💡 Обязательство — мощный мотиватор. Когда есть договоренность, результат становится гораздо более вероятным. Например, пропускать занятия сложнее, если в них вовлечены другие люди или уже оплачен абонемент.
Получается, что предмет организации — это ĸруг ответственности:
что нас заботит,
на что мы можем повлиять,
за что мы взяли на себя обязательство.
Треугольник Энтони
Итак, круг ответственности определяет, что попадает в систему. Теперь нужно понять, что с этим делать.
Все слышали об этой организационной модели, но мало ĸто знает ее название. Согласно Виĸипедии, ее предложил в 1965 году америĸансĸий профессор Роберт Энтони. Эта модель вĸлючает в себя 3 уровня:
стратегичесĸий,
таĸтичесĸий,
операционный.
Модель называется треугольниĸом, потому что перемещение по уровням (от стратегичесĸого ĸ операционному) связано с увеличением ĸоличества действий на ĸаждом из них.
1. Стратегия
На этом уровне мы работаем с проблемами и идеями.
Примеры.
Стал иногда ныть зуб.
В жизни стало меньше движения.
Давно хочется вернуться к изучению английского.
Осознаем потребности, опираемся на ценности, видим смыслы, ставим цели.
Все, что происходит на этом уровне, отвечает на вопрос: "зачем?"
2. Тактика
На этом уровне мы работаем с решениями. Определяем способы достижения целей, выбираем действия и формируем планы.
Примеры.
Вылечить зуб.
Бегать или ходить в бассейн.
Заниматься английским дважды в неделю.
Действия уже могут быть описаны достаточно подробно, но они еще не привязаны к конкретному времени.
Одни решения становятся проектами, когда есть цель и понятные критерии достижения. Например, получить сертификат, подтверждающий уровень владения языком. Другие — практиками — регулярными действиями без конечной точки, поддерживающими состояние или навык. Например, разговорный клуб раз в неделю не имеет конечной точки, он просто развивает и поддерживает навык, пока ты туда ходишь.
Все, что происходит на этом уровне, отвечает на вопрос: "что?".
3. Операция
На этом уровне мы работаем с календарем. Определяем, когда будет выполняться действие.
Примеры.
Записаться к стоматологу на вторник в 15:00.
Выйти на пробежку в среду в 19:00.
Занятие в разговорном клубе в четверг в 19:00.
Здесь действия получают конкретное время и превращаются из намерений в обязательства. Все, что происходит на этом уровне, отвечает на вопрос: "когда?".
💡 Важно помнить, что ресурс времени у нас один общий. Ролей и обязательств может быть сколько угодно, но календарная сетка все равно одна. Даже если у каждого проекта есть свой логический календарь, в реальности все они сходятся в одном расписании.
Переходы между уровнями
Важны не только уровни, но и то, как происходит переход между ними. Переход от стратегии к тактике более или менее очевидный: потребность осознана, сформулирована проблема или идея, поставлена цель и найден путь ее достижения. Переход же от тактики к операции всегда сложнее, потому что на тактическом уровне потенциальных дел всегда больше, чем времени в календаре. Тут нужны приоритеты.
Приоритетность
Зависит от 3-х параметров:
Критичность (severity) — цена бездействия.
Срочность (urgency) — как быстро я почувствую последствия.
Стоимость (effort) — цена действия.
Критичность. Какой-то простой дискретной шкалы нет. Цену бездействия составляют материальные и нематериальные риски и неминуемые потери.
Для срочности я использую простую дискретную шкалу "светофор":
🔴 Красный — кризис, уже стало хуже, надо что-то сделать, чтобы вернуться в норму
🟡 Желтый — гигиена, если не сделать, станет хуже, перейдет в красное
🟢 Зеленый — инвестиции, если сделать, станет лучшеСтоимость. Сколько ресурса потребуется на выполнение. Чаще всего достаточно просто прикинуть порядок величины: это дело на пять минут или на полдня. Но есть нюанс. Ресурс это не только время, это еще и энергия, экспертиза. Например, задача обойти соседей для сбора подписей на установку общей двери на этаж может быть эмоционально затратной.
Когда задачи примерно равны по критичности и срочности, разумно выбирать ту, которая имеет меньшую стоимость выполнения. Лучше сделать одно дело, чем оставить оба несделанными.
💡 Приоритизация — это балансирование между ценой бездействия, давлением времени и стоимостью действия.
Примеры оценки приоритета
"Сделать налоговый платеж до дедлайна"
Критичность: высокая — штрафы и проблемы с документами.
Срочность: 🔴 красный — дедлайн уже близко.
Стоимость: низкая — действие занимает немного времени.
Приоритет: максимально высокий, это очевидный кандидат на ближайший слот в календаре.
"Техническое обслуживание автомобиля"
Критичность: высокая — игнор приведет к дорогому ремонту.
Срочность: 🟡 желтый — пока машина работает, но со временем риск растет.
Стоимость: средняя — нужно записаться в сервис и выделить время.
Приоритет: достаточно высокий. Даже если машина пока не создает проблем, лучше запланировать обслуживание заранее.
"Навести порядок в кладовке"
Критичность: низкая — ничего критичного не произойдет, если отложить.
Срочность: 🟢 зеленый — это скорее улучшение, чем необходимость.
Стоимость: средняя или высокая — потребуется время и усилия.
Приоритет: низкий. Такое действие имеет смысл ставить в календарь тогда, когда появляется достаточно свободного ресурса.
Обязательность (commitment)
В реальной жизни календарь почти никогда не выполняется идеально: возникают новые обстоятельства, может внезапно закончиться ресурс. Расписание приходится перестраивать. Поэтому после размещения задачи в календаре появляется еще один параметр — обязательность. Он показывает, насколько допустим перенос или отмена запланированного действия. Я использую простую дискретную шкалу:
Высокая — крайне нежелательно или невозможно перенести либо отменить. Обычно это обязательства перед другими людьми, оплаченные мероприятия или действия, невыполнения которых имеет репутационные риски.
Средняя — перенос или отмена нежелательны. Обычно это этапы достижения важных целей. Например, если вы поставили себе цель через месяц быть готовыми к экзамену, то пропуск одного дня практики потребует перераспределения нагрузки. Не пропустить занятие, а отработать его в другой день. В противном случае вероятность успешной сдачи будет снижаться.
Низкая — действие можно безболезненно перенести или отменить. Обычно это низкоприоритетные дела. Например, навести порядок в кладовке.
💡 Проще говоря: приоритет определяет, что брать в календарь, а обязательность — насколько то, что уже взято, можно двигать или отменять.
Психологическая основа треугольника Энтони
Разобранные выше приемы по сути обслуживают удовлетворение потребностей. Этот процесс можно представить как последовательность шагов — своего рода пайплайн, в котором результат предыдущего шага становится входом для следующего.
Осознание потребности → Планирование → Действие → Оценка результата
Если этот пайплайн прерывается, возникает ощущение незавершенности. Система самоорганизации не устраняет все возможные причины прерывания этого пайплайна. Она не заменяет ресурс или мотивацию. Но она может поддерживать этот пайплайн на каждом этапе — от осознания потребности до оценки результата. Связь с треугольником Энтони выглядит так.
Осознание потребности → стратегия — система помогает фиксировать замеченные потребности.
Планирование → тактика — система помогает создавать и поддерживать структуру планов.
Действие → операция — система борется с прокрастинацией и хаосом действий за счёт однозначности календаря.
Оценка результата → поддержка системы и актуализация стратегии — система помогает завершать начатое через регулярные ретроспективы.
Инбокс
В повседневной жизни задачи и идеи возникают постоянно. Что-то приходит извне — сообщения, просьбы, новые обстоятельства. Что-то появляется изнутри — мысли, планы, наблюдения, внезапно замеченные проблемы. По сути это непрерывный поток входящих.
Во многих системах самоорганизации используется инбокс — место, куда складываются все входящие мысли, задачи и идеи. Проблема в том, что инбокс требует регулярного разбора. Если проверять его редко, там могут зависать срочные задачи. Если проверять слишком часто, это создает еще одну регулярную задачу.
Поэтому я стараюсь пользоваться инбоксом минимально. Как правило, мне сразу понятно, к какой области или проекту относится новая задача, и я помещаю ее прямо в соответствующий список. Инбокс остается только для редких случаев, когда мысль нужно быстро зафиксировать и разобрать позже.
💡 Такой подход снижает стоимость поддержки системы.
Рефлексия и поддержка системы
Ежедневно
Операционный уровень. Перед сном — 5 минут.
Проверяем календарь на сегодня: незавершенное переносим или убираем в списки.
Разбираем инбокс: каждую запись помещаем в нужный список или удаляем.
Еженедельно
Операционный и тактический уровни. Раз в неделю — 20 минут.
Проверяем календарь: переносим, убираем в списки, при необходимости меняем периодичность.
Проверяем списки: что уже пора запланировать, а что удалить.
Ежемесячно
Стратегический уровень. Раз в месяц — 30 минут.
Посмотреть, что происходит в жизни в целом.
Понять, не требуют ли изменения новых целей, треков или приоритетов.
💡 Хорошо ежемесячное ревью проводить сразу после еженедельного. Но не вместо: у них разные цели.
Как все это выглядит на практике?
В жизни современного человека слишком много всего — как уже происходящего, так и возможного. Чтобы с этим работать, приходится делить это на более обозримые части. Со временем у меня сложилась система из четырех слоев:
домены,
треки,
проекты и практики,
календарь.
Дальше разберем каждый из них на примере TickTick — сервиса, который хорошо покрыл мои потребности, не создавая заметных неудобств.
1. Домен
Это сфера жизни, объединяющая планы и активности по смыслу: про ценности, про то, что это мне дает. Это стратегический уровень.
В TickTick это папки:
Среда (Environment) — семья, друзья, быт, финансы, дом, авто, бюрократические вопросы. Все, что поддерживает базу и качество жизни.
Тело (Body) — здоровье, гигиена. Все, что помогает быть в ресурсе: традиционная (и не очень) медицина, телесные практики. Сюда же логично относить регулярные слоты отдыха в расписании рабочего дня.
Удовольствия (Joy) — хобби, впечатления, то, что нужно ради удовольствия, разнообразия и ощущения наполненности жизни.
Карьера (Career) — профессиональная реализация. Если направлений несколько, имеет смысл разделять их на отдельные домены.
Мета (Meta) — поддержка самой системы самоорганизации, а также все, что связано с познанием себя: психотерапия, поиск смыслов. Это организующий слой, влияющий на все остальные.
2. Трек
Объединяет идеи и активности общей целью, контекстом и фокусом внимания.
Тоже стратегический уровень.
В TickTick это списки.
Например, мой домен Joy выгдядит так:
Skiing — я занимаюсь лыжами. Для меня это кайф, возможность почувствовать свое тело.
Keyboards — я увлекаюсь сплит-клавиатурами, это хобби. Все, что относится к этому: купить комплектующие, вопросы раскладки, практика для тренировки навыка работы за такими клавиатурами — все тут.
English — мне хотелось бы чувствовать себя свободным в плане языка в путешествиях и, не напрягаясь, потреблять англоязычный контент.
Travel — все, что относится к путешествиям: поездки, их планирование, выбор потенциальных мест.
Misc — разное, то, что не требует отдельного трека.
💡 Один и тот же трек может иметь несколько смыслов. Я распределяю треки по доменам не "объективно", а по преобладающему смыслу для себя: это больше про карьеру, здоровье или удовольствие?
3. Проекты и практики
Тактический уровень.
Проекты и практики в TickTick находятся в списках в виде задач (task) и подзадач (subtask). Например, "поменять замок на общей с соседями двери" — это проект. Я его оформляю в виде соответствующей задачи домена Environment и трека Housing. А этапы оформляю в виде подзадач, каждая из которых находится в списке и может иметь слот в календаре.
Этот скриншот показывает также и то, что TickTick позволяет делить списки на секции. Разберем их на примере списка Skiing:
Секция Backlog содержит всякие идеи и разовые дела. Очевидно, что залить лыжи на лето — это разовое дело. И "добавить тренировки" — это не сами тренировки, а отдельная конечная задача: выбрать формат, найти время и встроить в расписание.
Секция Practice — это уже сами регулярные действия, в данном случае тренировки. Это деление условное. Оно помогает не смешивать практики с разовыми задачами, чтобы при ревью фокус оставался на задачах.
💡 Может показаться, что секции должны отражать деление на проекты и практики. Но это не обязательно: секции — это просто способ группировки, а не часть самой модели. Например, в треке Housing у меня есть отдельная секция Bills — счета. Их много, поэтому я держу их отдельно, чтобы просматривать независимо от остальных задач.
4. Календарь
Это самая визуально насыщенная часть системы. Здесь сходится все: задачи из разных списков и доменов становятся видимыми и соотносятся друг с другом во времени.
Я использую 2 цветовых режима отображения:
По обязательности — основной режим использования. Слева на картинке.
По доменам — дополнительный, чтобы видеть распределение времени по сферам жизни. Справа на картинке.
По визуализации доменов видно, каким сферам жизни в этот день было уделено внимание: среде, удовольствию, телу и немного — мета-активности.
Подробнее поговорим про отображение обязательности.
Красным отмечены дела с высокой обязательностью: оплата коммуналки, встречи и активности с участием других людей. Если перенести логопеда в последний момент, занятие просто "сгорит" — оно уже оплачено абонементом. Если не оплатить коммуналку вовремя, позже это будет менее удобно и могут начислиться пени.
Желтым — дела важные, но допускающие перенос. Закупку продуктов или ревью недели лучше сделать вовремя, но сдвиг на день не критичен.
Серым — дела, которые можно безболезненно перенести. Машину можно помыть завтра или послезавтра, лыжи — и через неделю. Тренировку вне подготовки к соревнованиям можно пропустить.
💡 К сожалению, в TickTick нельзя добавить собственный атрибут (commitment) и задать для него визуальное отображение. Поэтому я использую для этого встроенный атрибут задачи "приоритет":
Для задач с низкой обязательностью оставляю None, потому что это значение по умолчанию. Заодно это избавляет от синей заливки слотов в календаре, которая мне визуально не нравится.
Как перестать опаздывать?
Возможно, вы обратили внимание, что в заголовках некоторых задач в календаре указано время, и оно не всегда совпадает со слотом. Этот прием помог мне справиться с опозданиями.
У всех разное ощущение времени: кто-то склонен его переоценивать, кто-то — недооценивать. Я из второй категории. Часто кажется: "да там ехать минут 10". В итоге за 15 минут до логопеда мы только начинаем собираться. По факту получается так:
Одеться и почистить зубы — 7 минут
Выйти из дома и дойти до машины — 3 минуты
Зимой — прогреть и очистить машину — 3 минуты
Доехать (если повезет с дорогой) — 8 минут
Дойти от машины и переодеться — 3 минуты
Итого: 24 минуты и опоздание примерно на 9 минут. Эти 9 минут вычитаются из занятия, потому что день логопеда расписан поминутно. Он не может просто войти в ваше "положение".
Поэтому в задаче я фиксирую не только действие, но и время договоренности. А слот в календаре задаю с учетом логистики — заранее, исходя из того, где я, скорее всего, буду к моменту начала события.
Как система мне помогает на работе?
Я работаю ведущим программистом, поэтому примеры будут соответствующие.
Система позволяет закладывать время на переключение контекста между активностями — например, между индивидуальной работой и встречами. Я ставлю слот на встречу с учетом необходимых мне 15 минут: переключиться и освежить повестку.
Система помогает реально оценивать, сколько у меня есть времени на важные, но несрочные задачи. Когда в календаре уже учтены встречи, слоты на подготовку к ним, обед и короткие перерывы, становится видно, сколько времени остается на другие виды активности: код-ревью, наставничество, разработку, планирование рефакторинга.
Система удерживает границы рабочего дня. Когда в календаре заранее учтены обязательные дела до и после работы, день перестает "расползаться" и не загоняет в ресурсный долг.
Пример моего дня с заранее определенными слотами.
Логистика на работу связана с фиксированным началом рабочего дня, а с работы — с планами после него. Встречи — это договоренности с другими людьми. А "подготовка к ревью Ивана", несмотря на индивидуальный формат этой активности, тоже имеет жесткий срок: ревью уже завтра днем, и откладывать подготовку на утро рискованно — могут появиться непредвиденные дела.
💡 Эти скриншоты хорошо показывают одну важную вещь: времени на важное, но несрочное значительно меньше, чем кажется.
Что дальше?
Система самоорганизации помогает взять под контроль обязательства и время, делает нагрузку видимой. При этом она ничего не может сделать, если:
у вас нет энергии;
вашим вниманием управляете не вы, а внешние системы и сервисы, которые за него конкурируют;
ваши планы не соответствуют тому, чего вы на самом деле хотите.
Система задает структуру, но наполнять ее смыслом и двигаться все равно придется самому.
