Каждая компания начинает и осуществляет свою деятельность для реализации поставленной ее владельцем цели. При этом деятельность любой коммерческой компании можно разделить на следующие составляющие:
1. Основная деятельность – это выполняемые сотрудниками операции, создающие непосредственно продукт, который приносит владельцу прибыль (производство продукта, оказание услуги).
2. Вспомогательная деятельность – это выполняемые сотрудниками операции, которые непосредственно способствуют реализации основной деятельности (планирование, ведение коммерческой работы, финансовая деятельность, логистика и др.).
3. Обеспечивающая деятельность – это выполняемые сотрудниками операции, которые необходимы для работы всех сотрудников компании независимо от вида их деятельности (бухгалтерский учет, административно-хозяйственная деятельность, работа с персоналом, ИТ обеспечение, безопасность).
4. Управленческая деятельность – это направление и обеспечение работы необходимой информацией для всех сотрудников, участвующих в выполнении основной, вспомогательной и обеспечивающей деятельности.
Не будем касаться операционной деятельности, осуществляемой в компании, и вопросов повышения ее эффективности, так как на эту тему имеет большое количество публикаций. Разберемся только с тем, какую роль играет управленческая деятельность, как она формируется, изменяется и влияет на деятельность компании в зависимости от ее нахождения на разном этапе ее жизненного цикла (см. Рис. 1).
На Рис. 1 видно, что компании независимо от их сферы деятельности проходят одинаковые этапы в рамках их жизненного цикла. Эти этапы в зависимости от внутренних и внешних условий могут существенно различаться по длительности и результативности. Кроме того, в рамках каждого нового этапа в основной, вспомогательной и обеспечивающей деятельности происходят изменения, которые касаются объема выполняемых работ, применяемых средств производства или оказания услуг, технологии работы, средств доставки, имеющихся расходов и доходов и другое. При этом изменения также касаются и управленческой деятельности, когда руководитель приводит в соответствие с изменившимися операционными процессами процессы управления, которая тесно связана со всеми другими видами деятельности. Если этого своевременно не делать, то последующее развитие компании будет тормозиться из-за имеющейся системы и структуры управления, которая была приспособлена для других условий деятельности (см. Рис. 2).
На Рис. 2 видно, что на каждом этапе решаются свои задачи, которые требуют от руководителя (владельца) компании выстраивания такой управленческой деятельности, которая будет наиболее эффективна для выполнения текущей операционной деятельности. Все это невозможно реализовать при отсутствии у руководителей и специалистов соответствующих знаний и компетенций, необходимых для принятия решений о том, как все это осуществлять. Рассмотрим наиболее характерные особенности прохождения компании по этапам ее жизненного цикла с точки зрения применения в них управленческой деятельности.
Этап Роста.
Основные изменения происходящие в компании на этапе Роста (см. Рис. 3).
Характерные особенности и изменения, происходящие в компании на этапе Роста:
1) Определение цели, выбор стратегии, формирование плана и постановка задач – выполняет руководитель (владелец) с учетом требований действующего законодательства. Задача - формирование операционных процессов, системы и структуры управления от достигнутых результатов в рамках всего этапа. По завершении этого этапа, т.е. при достижении поставленной цели (намеченных показателей), компания уже будет иметь сложившуюся систему и структуру управления и технологию работы, которые позволили этого достигнуть. Цель этого этапа – это занять намеченное место на рынке и стать конкурентоспособной компанией.
2) Количество сотрудников – в начале этапа минимально необходимое для осуществления поставленных задач с постепенным или одномоментным увеличением их количества по мере изменения объемов работы, а при завершении этапа наличие в штате необходимого числа сотрудников, позволяющих достигать установленных показателей, определенных при формировании цели.
3) Кто выполняет функциональные задачи – в начале этапа ряд функциональных задач обычно выполняет сам владелец или с помощью привлеченных специалистов, а при завершении этапа с увеличением объема работы выполнение определенных руководителем (владельцем) функциональных задач уже будет возлагается на руководителей среднего и нижнего уровня управления и на отдельных специалистов в рамках предоставленных им полномочий. На работу принимаются только сотрудники, имеющие необходимые знания, опыт и компетенции, позволяющие им выполнять поставленные руководителем (владельцем) задачи без дополнительного обучения и с вводом в специализацию выполняемых ими задач в минимальном объеме.
4) Как осуществляется управление сотрудниками - в начале этапа лично руководителем (владельцем) напрямую устно и/или по средствам связи, а при завершении этапа через назначенных руководителей среднего и/или нижнего уровня управления, если количество сотрудников в компании не позволяет эффективно ими управлять одним руководителем, и, если это целесообразно, для выполнения поставленных задач.
5) Внутренние регламенты – отсутствуют, кроме обязательных для функционирования компании законодательством, или имеются на минимально необходимом для соблюдения технологии работы и дисциплины уровне, а остальные аспекты деятельности сотрудников обычно не регламентированы в виде внутренних документов и доносятся руководителем (владельцем) до сотрудников в устной форме.
6) Структура управления – создается по мере распределения руководителем (владельцем) функциональных задач между сотрудниками, увеличения выполняемого ими объема работы и привлечения для этого новых сотрудников. Если в начале этапа некоторые функциональные задачи решаются непосредственно руководителем (владельцем) и/или структурным объектом (специалистом) по профилю их работы (простая или плоская структура управления, когда руководитель и сотрудник напрямую имеют выход друг на друга), то к завершению этапа по мере увеличения объема работы и количества сотрудников с передачей задач исполнителям через руководителей среднего и нижнего уровня управления создается более сложная структура управления, имеющая несколько уровней управления. И такая функциональная структура управления позволяет решать поставленные задачи при достижении бизнесом определенных объемов, где требуется большое количество сотрудников.
7) Система планирования и контроля – если в начале этапа планирование осуществляется непосредственно руководителем (владельцем) компании путем прямого составления и распределения задач сотрудникам с последующим контролем их выполнения, то к завершению этапа и достижению намеченных показателей обычно формируется специальный структурный объект (функциональное подразделение – Планово-экономический отдел), в рамках которого осуществляется формирование плана и отслеживание результатов, а также проведение анализа деятельности сотрудников.
8) Система мотивации сотрудников – в рамках всего этапа установленная при приеме на работу заработная плата с возможным повышением сотрудника по карьерной лестнице после выхода компании на намеченные объемы и при стабилизации ее на рынке.
Таким образом, при завершении этапа Роста компания заняла определенную нишу на рынке и для достижения и поддержания этого результата были сформированы:
· Система управления.
· Структура управления.
· Механизм управления.
Их формирование и изменения осуществляются руководителем (владельцем) компании непрерывно от достигнутых результатов деятельности с целью выполнения намеченных задач и в каждой компании могут быть свои особенности их формирования. Поэтому простой перенос шаблонов системы, структуры и механизма управления, являющихся оптимальными в одной компании, в другую компанию не гарантирует такого же результата, даже если она и занимается одинаковой деятельностью. Причиной этого является наличие множества факторов, которые могут повлиять на их формирование.
Этап Стабилизации.
Основные изменения происходящие в компании на этапе Стабилизации (см. Рис. 4).
Характерные особенности и изменения, происходящие в компании на этапе Стабилизации:
1) Определение цели, выбор стратегии, формирование плана и постановка задач – выполняет руководитель (владелец) совместно с командой (специалистами). Задача - совершенствование операционных процессов, системы и структуры управления и поиск новых возможностей для развития в рамках выполнения проектов. Результат - завершении этого этапа, когда оптимизированы система и структура управления, позволяющая наиболее эффективно осуществлять управление сотрудниками в их операционной деятельности и подготовка к новому этапу развития и освоения рынка.
2) Количество сотрудников – определение минимально необходимого для осуществления поставленных задач числа сотрудников по мере совершенствования операционных процессов и оптимизации системы и структуры управления, позволяющих достигать установленных показателей, определенных при формировании цели.
3) Кто выполняет функциональные задачи – функциональные задачи выполняются назначенными руководителями среднего и нижнего уровня управления и на отдельных специалистов в рамках предоставленных им полномочий. На работу принимаются не только сотрудники, имеющие необходимые знания, опыт и компетенции, но и молодые специалисты для подготовки лояльного персонала с помощью наставников.
4) Как осуществляется управление сотрудниками - через назначенных руководителей среднего и/или нижнего уровня управления.
5) Внутренние регламенты – разрабатываются на минимально необходимом для соблюдения технологии работы и дисциплины уровне, а также во избежание рисков появления ненужной инициативы со стороны сотрудников в процессе их деятельности.
6) Структура управления – корректируется по мере совершенствования операционных процессов и процессов управления с целью получения оптимальной системы и структуры управления, позволяющей выполнять текущие задачи.
7) Система планирования и контроля – совершенствование работы сотрудников Планово-экономический отдела, в рамках которого осуществляется формирование плана и отслеживание результатов, и проведения анализа результатов деятельности руководителей и сотрудников.
8) Система мотивации сотрудников – создание системы материальной и моральной мотивации сотрудников, позволяющей их активное вовлечение в деятельность компании.
Таким образом, в рамках этапа Стабилизации осуществляется работа по совершенствованию существующих операционных процессов и внесению необходимых изменений в систему и структуру управления. Эта работа кропотливая и требует привлечения как сотрудников компании, так и сторонних специалистов (консультантов). Обычно выполняется в рамках проектной деятельности. Результатом таких изменений является создание наиболее оптимальной для существующей деятельности исходя из существующих условий технологии работы, механизма управления, а также системы и структуры управления. Дальнейшее развитие компании возможно уже только при внесении существенных изменений в деятельность компании (технологии, механизма и структуры управления, применения новаций и т.п.).
Этап Развития.
Основные изменения происходящие в компании на этапе Развития (см. Рис. 5).
Характерные особенности и изменения, происходящие в компании на этапе Развития:
1) Определение цели, выбор стратегии, формирование плана и постановка задач – выполняет руководитель (владелец) совместно с командой (специалистами) с учетом появления технологических и иных новаций. Задача – кардинальное изменение операционных процессов, системы и структуры управления для расширения своей деятельности. Результат – повышение конкурентоспособности компании и расширение рынка.
2) Количество сотрудников – определение необходимого для осуществления поставленных задач числа сотрудников с учетом применения новаций в технологии, материалах и ИТ, а также после соответствующей оптимизации системы и структуры управления, позволяющих достигать установленных показателей, определенных при формировании цели.
3) Кто выполняет функциональные задачи – функциональные задачи выполняются назначенными руководителями среднего и нижнего уровня управления и на отдельных специалистов в рамках предоставленных им полномочий. Внедрение новаций может потребовать увольнение или переучивание имеющихся сотрудников и прием на работу новых специалистов, обладающих необходимыми знаниями, опытом и компетенциями.
4) Как осуществляется управление сотрудниками - через назначенных руководителей среднего и/или нижнего уровня управления.
5) Внутренние регламенты – разрабатываются на минимально необходимом для соблюдения технологии работы и дисциплины уровне, а также освоения новаций и во избежание рисков появления ненужной инициативы со стороны сотрудников в процессе их деятельности.
6) Структура управления – корректируется или формируется по мере внедрения новаций и совершенствования процессов управления с целью получения оптимальной системы и структуры управления, позволяющей выполнять текущие задачи.
7) Система планирования и контроля – формирование плана модернизации за счет внедрения новаций с этапами реализации и отслеживание его реализации в рамках существующих структур (ПЭО, Отдел аналитики) или расширения деятельности.
8) Система мотивации сотрудников – создание системы материальной и моральной мотивации сотрудников, позволяющей уменьшить их сопротивление вводимым новациям и изменениям, а еще лучше их превращения их а активных участников.
Таким образом, в рамках этапа Развитие осуществляются достаточно кардинальные изменения в деятельности компании на новом этапе развития. Эти изменения могут затрагивать как использование в компании новаций в технической и информационной среде, так и существенное расширение ее деятельности (по объему, географии присутствия, освоение новых видов деятельности и др.). Все это требует для получения положительного результата внесение соответствующих изменений в систему и структуру управления.
Этап Ликвидации.
Основные изменения происходящие в компании на этапе Ликвидации (см. Рис. 6).
Характерные особенности и изменения, происходящие в компании на этапе Ликвидации:
1) Определение цели, выбор стратегии, формирование плана и постановка задач – выполняет руководитель (владелец) исходя из сложившейся ситуации. Задача – прекращение деятельности компании.
2) Количество сотрудников – постепенное или разовое увольнение всех сотрудников.
3) Кто выполняет функциональные задачи – задачи, необходимые для ликвидации компании, выполняются назначенными руководителями подразделений или внешним управляющим.
4) Как осуществляется управление сотрудниками – напрямую от руководителя (владельца) к руководителям подразделений или от внешнего управляющего к специалистам.
5) Внутренние регламенты – для выполнения этой задачи применяются действующие законодательные акты (внешние нормативные документы), регулирующие этот процесс.
6) Структура управления – существующая структура ликвидируется и создается подходящая для решения этой задачи.
Ликвидация компании подразумевает прекращение ее деятельности на рынке со всеми вытекающими из этого обстоятельствами.
Комментарии:
1. Без выстраивания в компании грамотной управленческой деятельности, т.е. без формирования способствующих выполнению задачам системы и структуры управления, невозможно осуществление в ней эффективной основной, вспомогательной и обеспечивающей деятельности.
2. На каждом этапе жизненного цикла компании при ее становлении и при ее развитии происходят определенные изменения как в операционной, так и в управленческой деятельности. Если система управления в компании не будет корректироваться при изменении операционных процессов, изменения технологии работы и внедрения новаций то получаемый результат вряд ли будет успешным.
3. Внедрение новаций (автоматизация или роботизация выполняемых операций, использование современных ИТ) требует внесения необходимых для формирования устойчивого и успешного управления сотрудниками изменений в систему и структуру управления.
Вы можете принять участие в обсуждении различных вопросов, касающихся управления в организации, на моем ТГ-канале Управление – Новый подход: https://t.me/upravlenie_novyj_podhod/5.
