Привет!

Я Юлия Санина, директор по персоналу в МТ Интеграция. Компания — системный интегратор, примерно 1400 человек, несколько юридических лиц.

Хочу рассказать про задачу, с которой сталкивается, наверное, большинство HR-директоров в растущих компаниях. И про то, как мы её решили.

Как это выглядело

Когда я пришла в компанию, картина была знакомая. Кадровый учёт — в 1С. Заявки на подбор — в Битриксе. Бюджет с вакансиями — в Excel. Рекрутеры работают в HuntFlow.

Каждая система делает своё дело. Всё вроде бы функционирует.

Проблемы начинаются, когда нужно посмотреть на картину целиком.

Генеральный директор спрашивает: сколько у нас плановое количество  людей по году? Простой вопрос. Но я не могу ответить сразу. В 1С одна цифра, в моей табличке другая, если считать по заявкам — третья. Нужно сначала разобраться, где актуальные данные.

Руководитель подразделения хочет понять, какой у него ФОТ на год. Я иду в 1С, выгружаю, сверяю с бюджетом, смотрю открытые вакансии. На это уходит несколько часов. А человек просто хотел одну цифру.

Проблема не в системах

Можно подумать: системы плохие, нужны другие. Но дело не в этом.

1С хорошо считает зарплату. Битрикс нормально ведёт заявки на подбор. HuntFlow — рабочий инструмент для рекрутеров. Каждая система справляется со своей задачей.

Проблема в том, что они не связаны между собой. Данные живут в разных местах. Когда нужна общая картина — её нет. Есть фрагменты, которые приходится собирать вручную.

HR в такой ситуации превращается в справочное бюро. Руководитель хочет что-то узнать про своих людей — идёт к нам. Мы копаемся в системах, собираем, проверяем, отдаём. Он ждёт. Мы тратим время не на анализ, а на выгрузки и сверки, к тому же не создаем в достаточном объеме ценность для бизнеса.

Почему нельзя просто нанять ещё людей

Когда я начала говорить про автоматизацию, первая реакция была предсказуемая: а может, возьмём ещё аналитика?

Логика понятная. Система — это проект, сроки, бюджет, риски. Люди — это проще: наняли, посадили, работают.

Но это не решает проблему. Это ускоряет неэффективный процесс.

Если данные лежат в четырёх местах — аналитик будет их оттуда выгружать и сводить. Быстрее, чем я сама? Вероятно. Но это по-прежнему ручная работа. По-прежнему задержка. По-прежнему риск ошибки — не ту версию взял, не так посчитал, не то интерпретировал.

И бизнес по-прежнему зависит от HR. Хочешь узнать что-то про своих людей — приходи, проси, жди.

Мне хотелось иначе. Чтобы руководитель мог сам открыть и посмотреть. Без запроса. Без ожидания. Без HR в роли посредника.

Что было нужно

Когда я сформулировала требования, получилось следующее.

Нужно место, куда собираются данные из всех систем. Автоматически. Чтобы не HR выгружал и сводил, а система делала это сама.

Нужно, чтобы руководители видели информацию по своим подразделениям. Самостоятельно. Численность, ФОТ, вакансии, текучка — без звонков в HR.

Нужно, чтобы HR-директор видел картину по всей компании. С возможностью провалиться в детали — до конкретного сотрудника.

И нужно, чтобы там можно было не только смотреть, но и работать. Проводить пересмотр зарплат. Делать калибровку сотрудников. Чтобы аналитика и действия были в одном месте, а не так: смотрим в системе, решения принимаем в Excel.

При этом важно было не выбрасывать то, что работает. 1С пусть считает зарплату. Битрикс пусть ведёт заявки на подбор. Нужна была не замена, а связующее звено.

Как искали решение

Готового продукта, который закрывал бы все эти требования, мы не нашли. Смотрели разные варианты — либо долго внедрять, либо не хватает нужных функций, либо вопросы с лицензиями.

Решение нашлось внутри нашей группы компаний. Команда GMCS работает с платформой Optimacros — это система для планирования и аналитики, изначально больше финансовая. Но ребята сказали: под HR-задачи можно адаптировать.

Важно было то, что команда понимала HR-специфику. Не просто разработчики, которые умеют строить дашборды. Люди, которые знают, чем ФОТ отличается от фонда заработной платы и что такое headcount.

Что получилось

Архитектура теперь выглядит так.

1С по-прежнему ведёт кадровый учёт и считает зарплату. Битрикс принимает заявки на подбор. HuntFlow остаётся у рекрутеров.

Данные из всех этих систем стекаются в Optimacros. Там они сводятся и превращаются в то, с чем можно работать.

В системе есть несколько модулей : транзакционные и аналитические.

Транзакционные: это создание и согласование хедкаунтов, проведение калибровки сотрудников (Organizational Talent review), пересмотр заработных плат

Аналитический выглядит так:  у меня есть дашборд по всей компании. Численность, ФОТ, вакансии, текучка, прирост помесячно и поквартально— на одном экране. По всем юрлицам объединенно и отдельно. Могу провалиться в любое подразделение, посмотреть любого сотрудника, увидеть историю изменений.

У руководителей свои дашборды. Каждый видит только свой периметр. Хочет узнать, сколько людей и какой ФОТ — открывает и смотрит.

По рекрутингу — нанимающий менеджер сам видит воронку по своим вакансиям. Статусы, сроки, динамика.

Пересмотр зарплат в этом году делали через Optimacros. Калибровку сотрудников — тоже.

Что изменилось по сути

Данные теперь в одном месте — это понятно. Но ключевые  изменения более кардинальные . Изменился сам подход - , кто владеет информацией о людях и как с ней работают.

Раньше любой вопрос про персонал шёл через HR. Мы были узким горлышком. Без нас руководитель не мог получить даже базовые цифры по своему подразделению. Куча времени уходила на поиск информации, сведение отчётности, ручные выгрузки. Один запрашивает, другой собирает, третий проверяет — и только потом можно думать о решениях. Теперь это всё сокращено. Время, которое тратилось на добычу цифр, идёт на анализ, моделирование различных сценариев  и принятие решений.

Руководители получили доступ к прозрачной информации в любое время, без запроса в HR. ФОТ, численность, оргструктура — всё перед глазами. Причём оргструктура в системе — это не просто схема «кто кому подчиняется». Она включает пустые и вакантные хедкаунты, штатные единицы. Руководитель видит не только кто у него работает, но и где позиции не закрыты.

Плюс появился сценарный анализ. Можно прогнозировать эффекты от конкретных мероприятий до того, как они случились: что будет при смене оргструктуры, как повлияет индексация, к чему приведут изменения в оплате труда. Не гадать, а смотреть на модели с реальными данными.

В итоге — система с нужными данными для анализа и решений, в режиме онлайн, здесь и сейчас.

Когда человек сам видит свой ФОТ и может сравнить его с результатами — он по-другому думает об эффективности. Не HR приходит и говорит «у тебя дорогой отдел». Он сам смотрит на цифры и сам делает выводы.Сроки проекта

Внедрение первых модулей заняло четыре месяца, полный запуск системы в продуктивный старт - чуть более года. 

Подход был итерационный: не описывали всё заранее на бумаге, а делали по частям. Запустили один блок — посмотрели, как работает — доработали — пошли дальше. Решили идти спринтами, поскольку создавали решение, по сути - продукт

Наших сотрудников встроили в проектную команду. Они не просто учились отдельно — работали над реальными задачами вместе с внедренцами. Когда проект завершился, мы могли самостоятельно развивать систему.

Если ситуация знакома

Если вы HR-директор и у вас данные разбросаны по нескольким системам, отчёты собираются в Excel, а руководители регулярно спрашивают базовые вещи, которые вы не можете дать сразу — это распространённая ситуация. Вы не одни.

И из неё есть выход. Не обязательно долгий проект на годы. За год его реально реализовать, на российской платформе, сохранив работающие системы. Сейчас мы дорабатываем модуль анализа эффективности рекрутинга. В режиме реального времени и Руководитель департамента подбора, и Директор по персоналу и руководители бизнес подразделений могут видеть как и движение по воронке по вакансий , так и аналитику - сроки закрытия по вакансиям, средний time to hire, количество отказов, причины отказов от офферов и пр. 

Самое сложное — не технология. Самое сложное — принять решение, что текущий способ работы больше не устраивает и определить свои ожидания и требования к новому процессу. Именно тогда комплексная цифровизация через боль и страдания (а они безусловно будут, без илюзий) в конечном итоге приносит бизнес ценность.

Юлия Санина, директор по персоналу МТ Интеграция