Вся деятельность сотрудников должна быть нацелена на достижении установленных руководителем (владельцем) результатов в определенные сроки. А что происходит при практической реализации намеченных планов? Что препятствует или способствует такой деятельности сотрудников? Это, конечно, риторический вопрос, так как ответ давно известен – это деятельность самого руководителя (владельца) компании, т.е. то, как он организует работу свою и сотрудников и имеется ли у него понимание что и как надо делать, чтобы получать максимально возможный при имеющихся условиях результат.
Попробуем разобраться, какие признаки отражают появление несоответствий между произошедшими в деятельности компании изменениями (появление новых задач, оптимизация бизнес-процессов, применение более современных орудий труда, технологии и др.) и существующей системой управления, которая уже начинает тормозить ее развитие. Система управления должна обеспечивать осуществление производственной деятельности компании наиболее оптимальным способом и при изменении этой деятельности необходимо оперативно ее подстраивать для достижения намеченных результатов. Если своевременно этого не делать, то несмотря на применение самых современных технологий и оборудования добиться максимального эффекта от их внедрения будет затруднительно.
1. Соответствие имеющихся в компании трудовых ресурсов поставленным задачам.
Самым главным и ценным ресурсом, который целеустремленно ищет и собирает любой руководитель (владелец) компании, являются сотрудники, которые предоставляют свой труд (знания, опыт и компетенции) для выполнения намеченных задач. Руководитель (владелец) компании формулирует задачи и требования к руководителям верхнего и среднего уровней управления и к отдельным специалистам, которые должны будут реализовывать эти задачи. К сотрудникам (исполнителям) нижнего уровня управления требования обычно определяют руководители функциональных подразделений (среднего уровня управления).
Руководители верхнего и среднего уровней управления принимаются на работу руководителем (владельцем) компании) и должны обладать необходимыми знаниями и умениями для выполнения поставленных задач. На первый взгляд все представляется достаточно простым, если не углубляться в детали, но именно последующие практические действия руководителя (владельца) могут оказаться определяющими и способствовать как к положительному, так и к отрицательному результату работы руководителей верхнего и среднего уровней и, соответственно, влиять на деятельность всей компании.
Какие последующие действия руководителя (владельца) компании, кроме уже сделанного им выбора руководителей верхнего и среднего уровня, определяют полезность и эффективность их работы:
1. Ясная и точная постановка перед ними задачи, не допускающая двойного толкования и неясностей.
2. Определение точного круга их обязанностей, позволяющих им выполнять поставленные задачи наилучшим образом.
3. Определение порядка и правил взаимодействия с коллегами (другими руководителями) при решении вопросов, связанных с выполнением ими своих обязанностей.
4. Наделение их необходимыми для выполнения поставленной задачи и своих обязанностей полномочиями и ресурсами.
5. Определение таких мер поощрения и ответственности за принимаемые и реализуемые решения, которые оказывают стимулирующие воздействия на этих руководителей на достижение требуемого результата.
Как видно из вышеперечисленного, недостаточно только принять на работу грамотного и знающего руководителя или специалиста. Необходимо также создать для него такие условия, чтобы все его полезные качества смогли проявиться и отразиться на выполняемой им и его подчиненными работе и привести к требуемым руководителю результатам. А создание в компании необходимых для реализации потенциала руководителей и специалистов условий зависит от самого руководителя (владельца) компании и его понимания что и как надо делать, чтобы получать максимально возможный при имеющихся условиях результат.
Остальной персонал компании должен приниматься на основании требований, предъявляемых к новым сотрудникам руководителями верхнего и среднего уровней, которые отвечают за свои участки работы и которые должны иметь возможность самим создавать необходимые условия работы для них в рамках своих полномочий и ответственности.
Взаимосвязь между признаками, затрудняющие реализацию сотрудниками поставленных задач, и потребностью во внесении изменений в имеющиеся в компании элементы системы управления указаны на Рис. 1.
На Рис. 1 видно, что при наличии определенных признаков в работе сотрудников следует изучить необходимость внесения изменений в указанные элементы управления.
Посмотрим, какие признаки могут сигнализировать о том, что руководителю (владельцу) компании требуется обратить внимание на необходимость обратить внимание и возможно внести изменения в управление при подборе персонала и при работе с сотрудниками:
1) Постановка руководителям и специалистам задач, имеющих неопределенности и/или двойное толкование в их реализации.
2) Составление для руководителя или специалиста общего круга обязанностей, когда при их реализации у него периодически возникают вопросы по своей деятельности.
3) Возникновение сложностей при решении рабочих вопросов с руководителями смежных подразделений.
4) Наличие сложностей у руководителей верхнего или среднего уровня управления при выполнении задач, связанных с недостатком полномочий.
5) Проявление формального подхода у руководителей и специалистов при выполнении поставленных им задач.
Возникновение основания для указанных выше признаков являются:
· недостаточно проработанное планирование и, соответственно, наличие неопределенности при постановке задач;
· отсутствие ясного понимания решаемых в компании задач и, соответственно, указание формальных требований к кандидатам;
· отсутствие необходимых для выполнения процессов регламентов или недостаточное регламентирование взаимодействия сотрудников из разных подразделений;
· отсутствие или наличие неоптимальной системы решения различных вопросов, возникающих в рамках трудовой деятельности, и системы распределения полномочий между руководителями;
· отсутствие или недостаточно продуманная система мотивации.
Для выполнения поставленных задач и полноценного использования трудовых ресурсов требуется создание в компании соответствующих условий их работы. Руководитель компании и принимаемые на работу сотрудники должны ясно и точно понимать, что каждая из сторон должна делать и какие результаты от новых сотрудников ожидаются.
2. Порядок выполнения сотрудниками своей работы и их взаимодействия с коллегами из других подразделений.
Взаимосвязь между признаками, затрудняющими взаимодействие сотрудников из разных подразделений, и потребностью во внесении изменений в имеющиеся в компании элементы системы управления указаны на Рис. 2.
На Рис. 2 видно, какие признаки могут сигнализировать о том, что руководителю (владельцу) компании требуется обратить внимание на необходимость внесения изменений в систему управления, связанные с его работой и с работой руководителей верхнего и среднего уровней:
1) Избыточное количество совещаний в течение продолжительного времени, где поднимаются одни и те же вопросы (кроме плановых и тематических совещаний, где рассматриваются текущие вопросы деятельности).
2) Неоднократное вынесение рабочих вопросов, касающихся взаимодействия между различными подразделениями, на верхний уровень для принятия решения руководителем компании.
3) Постоянное согласование с руководителем компании условий и прайсов на продукцию или услуги при ведении коммерческой работы с различными клиентами.
4) Принятие в рамках повседневной деятельности только руководителем компании решений по всем направлениям деятельности компании (финансы, договорная работа, технология, кадровая работа и др.).
5) Периодическое возникновение проблем при выполнении сотрудниками своей работы согласно установленной в письменной или устной форме технологии и ситуаций, когда требуется вмешательство их руководителей.
6) Периодическое внесение руководителями любых уровней управления изменений в поставленные сотрудникам задачи, кроме случаев форс-мажорных обстоятельств.
7) Не соответствующая параметрам рынка текучесть кадров.
Указанные выше признаки, если, конечно, руководитель (владелец) компании хочет позитивных перемен, требуют:
· сбора материалов, касающихся выявленного/-ых признаков;
· проведения анализа этих материал и подготовки предложений по внесению изменений в существующий порядок работы;
· подробное обсуждения результатов анализа и предложений по улучшению с участием руководителя (владельца) компании и вовлеченных руководителей и специалистов;
· принятие руководителем (владельцем) компании решения;
· реализации решения руководителя (владельца) компании для практического применения.
Для целенаправленной и плодотворной работы сотрудников необходимо создание в компании соответствующей системы планирования, взаимоотношений, принятия решений и отвечающей выполняемым задачам технологии работы.
3. Внедрение новаций в деятельность компании.
Каждый руководитель (владелец) компании ищет возможность по оптимизации существующих процессов, снижения издержек и повышению производительности труда. Взаимосвязь между признаками, отражающими внедрение новаций, и необходимость во внесении изменений в имеющиеся в компании элементы системы управления указаны на Рис. 3.
На Рис. 3 видно, что применение новых технологий и внедрение новейших достижений в деятельность компании (орудия труда, технологии и др.) зачастую требует и внесение изменений в систему управления, а именно:
1) Совершенствование бизнес-процессов и переход на иную технологию требует приведения в соответствие с происходящими изменениями участвующий в них персонал.
2) Применение новых, более совершенных орудий труда (станки, оборудование и др.) влияет на квалификацию и количество сотрудников, которые их применяют.
3) Применение роботов, автоматизированных участков и ИИ невозможно без специалистов, которые ими управляют и обслуживают, т.е. возникает потребность в приеме на работу новых специалистов.
4) Выполнение проектов, связанных с повышением эффективности работы сотрудников путем разработки и внедрения новых инструментов (программ) или ИТ, может потребовать не только внесение изменений в регламентацию деятельности участвующих в них сотрудников, но и к привлечение новых специалистов.
Настроенные на выполнение текущих задач операционные процессы при внесении в них изменений скорее всего потребуют изменений и в процессы управления сотрудниками, которые выполняют эти операционные процессы. Насколько большими могут быть эти изменения зависит от ряда факторов, в том числе и от величины изменений в операционных процессах.
4. Расширение деятельности компании.
Обычно руководители (владельцы) компаний стараются не останавливаться на достигнутом, а искать возможности по расширению своей деятельности. Расширение деятельности может сопровождаться увеличением объема производства и реализации продукта или услуг, расширения географии присутствия, включение новых видов деятельности и др. Взаимосвязи между признаками, изменяющими деятельность компании, и необходимость во внесении изменений в имеющиеся в компании элементы системы управления указаны на Рис. 4.
На Рис. 4 видно, что внесение значительных изменений в деятельность любой компании потребуют и создания соответствующих возможностей в сфере управления, чтобы их можно было реализовать, а именно:
1) Увеличение объема производства скорее всего потребует привлечение новых сотрудников и внесения изменений в штатное расписание.
2) Расширение географии деятельности может потребовать создания новых структур управления и привлечения новых сотрудников.
3) Расширение видов деятельности может потребовать создания новых структур управления и прием на работу новых сотрудников.
Расширение деятельности компании – это значительные изменения во все сферы ее деятельности, которые требуют применения соответствующих этим изменениям операционных процессов и процессов управления. Старая система управления, которая была нацелена на обеспечение текущих условий работы, не позволяет реализовать задачи по расширению деятельности без внесения в нее необходимых изменений.
Комментарии:
1. Процессы управления и операционные процессы неразрывно связаны и при появлении изменений в одних процессах необходимо вносить изменения в других процессах. В противном случае появившиеся несоответствие, между тем как было и тем, как стало будет негативно влиять на общую деятельность компании.
2. Главным и основным фактором, определяющим, какой должна быть система управления, является руководитель (владелец) компании. Не знание или не умение руководителем компании выстраивать систему управления, способствующую решению поставленных задач, затруднит или сделает невозможным достижение им поставленной цели.
3. Правильный подбор персонала и создание в компании необходимых условий, когда они могут максимально реализовать свои возможности, ведет к успеху в деятельности компании и достижении цели.
