Привет, Хабр! Меня зовут Лера, я руководитель группы BIM-управления строительством в Sminex. Я уже делилась нашим опытом применения BIM-технологий и внедрения СИМ. В этой статье расскажу о том, как мы организовали электронную исполнительную документацию, какие сложности встретили и чего удалось достичь.
На стройке исполнительная документация — это все записи и акты о том, как выполняются работы, что проверено, что построено, какие материалы использованы. Раньше документооборот вели в бумажном виде — кипы журналов, актов, чертежей. Это было трудоёмко, долго и порой не удобно: документы легко терялись, сроки соблюдались не всегда, а контролировать весь процесс полностью было почти невозможно. Часто возникала путаница, кто что подписал, какие изменения внесены и на каком этапе находится проект.
29 ноября 2022 года вышел приказ Минстроя России № 1015, который с 1 сентября 2023 года разрешил вести исполнительную документацию в электронном формате — без обязательного дублирования на бумаге. Для нас это стало возможностью наконец вывести процесс работы с документацией из «серой зоны» и сделать его прозрачным.
Перевод ЭИД в электронный формат позволил нам:
видеть состояние документации в реальном времени,
задавать регламенты и сроки для каждого этапа,
отслеживать метрики и контролировать процесс,
избегать путаницы с бумажными документами.
Почему мы не стали писать своё решение?
Первое, что приходит в голову крупной компании, — сделаем своё! Мы честно рассматривали такой вариант. Но быстро поняли, что это потребует слишком много ресурсов:
поддерживать актуальность форм в соответствии с нормативными актами,
создавать отдельную команду для разработки и поддержки,
тратить годы на разработку и внедрение,
иметь постоянные расходы на поддержку и обновления.
Вместо этого мы решили изучить рынок готовых решений. Проанализировали около 10 платформ и в финале выделили двух игроков.
«Адепт» — решение, логично встроенное в сметно-ориентированную модель: удобно для формирования документов и учета затрат, но меньше фокусируется на управлении процессами согласования и сроками.
«HARDROLLER» — строится вокруг процессной логики исполнительной документации, позволяет настраивать контрольные точки, управлять сроками согласования и интегрироваться с другими системами через открытое API.
Для нас было важно не просто формировать документы, а управлять процессом, повышать эффективность и прозрачность согласований. Поэтому выбор пал на HARDROLLER: открытое API и возможность интеграций позволяли нам сразу внедрять систему в существующие процессы и не создавать ещё одну изолированную платформу.
Так мы получили инструмент, который не только автоматизирует бумажную работу, но и реально помогает совершенствовать процессы и повышать эффективность команды.
Пилотный проект: первые шаги и сюрпризы
Для теста мы взяли пилотный проект, на котором:
согласование актов скрытых работ (АОСР) происходило в системе;
подписание — на бумаге в одном экземпляре.
Первое, что мы поняли, — процесс реально контролируется. Мы начали видеть:
где акты «зависают»,
кто проверяет быстро, кто медленно,
какие подрядчики соблюдают сроки, а кто — нет.
Это был момент озарения: проблема не в документах, а в управлении процессом!
Ожидаемый результат | Метрика | Фактический результат Q4_23 |
Сокращение времени на подготовку ИД | Время подготовки ИД | Среднее время документа в статусе “Подготовка документа (корректировка)”: 6,3 ч |
Улучшение качества ИД | Количество ошибок или правок | Количество поданных на проверку АОСР: 55 Количество замечаний: 51 |
Сокращение затрат на ресурсы | Затраты на бумагу и тонер | Отпала необходимость печатать черновики Объем бумаги на черновики до старта проекта не измерялся |
Улучшение взаимодействия с государственными органами | Скорость получения ответа от государственных органов | Взаимодействие с МГСН в системе не отрабатывалось |
Сокращение числа сотрудников, занятых подготовкой ИД | Количество сотрудников, занятых подготовкой ИД (собственные силы) | Со слов подрядчика после настройки системы для ведения ИД в системе достаточно 1 сотрудника |
Масштабирование: от пилота к культуре
После успешного пилота стало ясно: система работает, цели достижимы. Но масштабирование и полный отказ от бумаги оказались куда сложнее, чем мы ожидали.
Мы начали с подготовки инфраструктуры и правил: написали регламенты, инструкции для пользователей, разработали внутренние нормативные документы. Без этого даже самое продвинутое ПО превращается в красивую, но бесполезную игрушку.
Когда подключали проекты, сразу настроили поддержку: техническую — для сотрудников и подрядчиков, еженедельные встречи для контроля динамики работы в системе и отчёты по заполнению журналов и согласованию АОСР.
Самым сложным оказался полный отказ от бумаги. Настало время сотрудникам и подрядчикам получать УКЭП и МЧД — и тут начали появляться настоящие трудности. Некоторые старожилы боялись получать электронную подпись, опасаясь за безопасность своей квартиры. Подрядчики просили компенсацию за оформление УКЭП. Были случаи, когда вместо машиночитаемой доверенности нам присылали бумажную, подписанную ручкой.
Мы решили системно поддержать людей на каждом шаге. Сделали подробную инструкцию по получению УКЭП и МЧД с пошаговыми скриншотами, подготовили памятку с юридическими пояснениями, чтобы снять страхи по безопасности. Консультировали сотрудников и подрядчиков индивидуально, показывая, как электронная подпись упрощает процесс и ускоряет согласования.
Примерно через полгода новая культура закрепилась. Люди перестали бояться системы и начали видеть её преимущества: меньше ошибок, прозрачность, экономия времени и минимум лишней бумажной работы. Электронная документация перестала быть «чужой» процедурой — она стала частью повседневной деятельности.
Когда цифры заменили споры
После того как процесс заработал во всех проектах, мы увидели следующую проблему: даже с электронной системой было сложно быстро оценивать эффективность работы и выявлять узкие места. Решение — аналитика. Мы построили дашборды в Microsoft Power BI, которые показывают ключевую информацию по исполнительной документации. Теперь мы видим:
среднее время проверки и подписания документов,
сколько итераций проходит акт,
кто тормозит процесс и где теряется время,
сравнение подрядчиков и объектов по метрикам.
Споры о том, «кто виноват» или «почему акт задерживается», ушли. На их месте — конкретные данные и управляемые процессы. Наш подход всегда ориентирован на бизнес-результат, поэтому аналитика для нас критически важна — она позволяет принимать обоснованные решения и оптимизировать процессы. Подробнее о нашем подходе можно прочитать в статье «Sminex: аналитика в строительстве».
Интеграции — ключ к зрелой системе
Открытое API HARDROLLER позволило сделать систему частью рабочих процессов, а не отдельным островом.
На сегодняшний день реализованы ключевые интеграции:
выгрузка электронного архива ИД в SMDocs — все документы доступны в корпоративном архиве,
вывод данных в Power BI — дашборды формируются автоматически и обновляются ежедневно,
автоматическая блокировка пользователей — часть процесса по управлению доступом уже автоматизирована, в ближайшее время планируется полная автоматизация добавления пользователей.
Результаты и вывод: управление вместо бумажной рутины
Сегодня электронная исполнительная документация работает в 16 проектах компании на разных стадиях строительства и дала ощутимые результаты:
полностью управляемый процесс с прозрачными сроками и регламентами,
сократили трудозатраты подрядчиков в 3 раза,
измеримые метрики — среднее время проверки и подписания документов, количество итераций, соблюдение регламентных сроков,
прозрачность работы подрядчиков — легко увидеть, кто соблюдает сроки, а кто требует внимания,
полный отказ от бумаги — все сотрудники и подрядчики используют электронные подписи, УКЭП и МЧД.
Главный вывод — электронная исполнительная документация перестала быть формальностью и превратилась в инструмент контроля и управления процессами. Она позволила вывести ИД из «серой зоны», сделать процессы прозрачными, измеримыми и управляемыми, а также закрепить новую культуру работы с документами в компании.
