Выбор бэкапа для Яндекс 360 я бы начинал с конца. Не с вопроса “что копируется”, а с вопроса “что не вернётся”.
На первый вопрос отвечает страница любого сервиса. Второй остаётся на вас.
Ниже - две проверки до подключения системы резервного копирования (СРК), места, где Трекер, Вики, Почта и Диск возвращаются из копии не в прежнем виде, и вопросы поставщику до пилота.
Сначала тариф
У СРК от K2 (ROC Backup) на странице вендора назван порог: тариф Яндекс 360 для бизнеса “Основной” и выше. Наша СРК подключается к организации с того же тарифа.
Первое действие простое. Посмотрите тариф своей организации.
Если он ниже “Основного”, с этими двумя СРК разговор о бэкапе начнётся со смены тарифа.
Потом порядок увольнения: копия идёт первой
Блокировка в Яндекс 360 сохраняет всю информацию об аккаунте сотрудника. Пользоваться Почтой и другими сервисами он уже не может.
Платить за него организация продолжает: цену Яндекс считает по всем сотрудникам, “включая неактивных и заблокированных”.
Пора сказать, кто пишет. Я руковожу “+Альянсом”, у нас есть своя СРК для Яндекс 360. Границы показываю на её примере.
В нашей СРК лицензия с сотрудника снимается автоматически при блокировке или удалении в Яндекс 360. Новых копий его данных после этого не будет, архивных тоже.
Пока действует подписка, в СРК копии уволенного можно просмотреть, скачать, отдать другому сотруднику или перевести в архив, если архивное хранение есть в тарифе. Восстановить и перенести данные можно только в учётную запись с лицензией. Обычные копии удаляются на 30-й день после снятия лицензии, у архивных срок свой.
Когда доменный аккаунт удалён, данные его Почты и Диска не восстановить - это рубеж окончательный. Архив писем Яндекс 360 тут не выручит. Письма сотрудников, чьих аккаунтов больше нет, в нём не сохраняются, а удалённое из ящиков до включения архива через него тоже не вернуть.
Строки в регламент увольнения. Сначала - последний запуск копирования и проверка, что он прошёл. Вторым шагом - блокировка. Решение о копиях уволенного - архив или передача коллеге - принять, пока обычные копии ещё не удалены.
Ошибки последнего запуска разберите до блокировки.
История операций в СРК от +Альянс: в списке операции разных типов, среди них “Полный”, “Diff” и “Восстан.”, справа открыта карточка операции восстановления. В её блоке “Статистика задач” есть счётчики “Пропуск” и “Ошибки”, в логах - итоговая строка с числами “Выполнено”, “Пропущено” и “Ошибок”. Данные на экране демонстрационные.
Трекер возвращается, но не весь
Трекер наша СРК восстанавливает “на месте”. Поля существующих задач возвращаются к состоянию копии, правки полей после копирования перезаписываются.
Выбрать одну очередь или задачу нельзя: поднимается вся копия целиком.
Настройки уровня организации назад не приходят. Это глобальные поля, статусы, рабочие процессы и резолюции. Процессы восстановление не создаёт и не меняет.
С остальным так:
из локальных полей очереди создаются поля восьми типов: строка, текст, целое число, дробное число, дата, дата и время, ссылка, пользователь;
поля этих типов создаются и с несколькими значениями, и со списком вариантов, поля других типов пропускаются;
статус напрямую Трекер поставить не даёт, задача идёт переходами своего рабочего процесса и получает комментарий “Восстановление статуса”;
нет перехода к нужному статусу - задача остаётся в текущем;
резолюции из копии в организации больше нет - задача получит первую резолюцию, доступную её типу;
у восстановленного комментария номер будет новый, так устроен Трекер.
Комментарии и заново созданные задачи возвращаются от имени автора, причём задача сохраняет его, даже если сотрудник уволен. Подмена автора у них срабатывает по разным условиям.
Автором задачи станет учётная запись организации, только если автора нет в Трекере совсем. Исходные автор и дата создания тогда будут указаны в описании. Комментарий восстановится от учётной записи, подключившей организацию, когда автор удалён или потерял доступ к очереди; настоящий автор и дата встанут в начало текста. Существующие задачи меняются всегда от имени учётной записи, подключившей организацию.
В копии можно открыть историю изменений задачи, но в Трекер при восстановлении эта история не переносится. Доски, спринты, версии, макросы, триггеры, фильтры и дашборды в копию не входят совсем.
Восстановление Трекера в СРК от +Альянс: слева - что приходит из копии, справа - что не приходит, внизу - чего в копии нет вовсе.
Опишите глобальные поля, статусы, процессы и резолюции своей организации отдельно, хоть таблицей. Доски и дашборды, которыми команда живёт, туда же.
Таблица пригодится в день, когда настройки уровня организации придётся собирать руками. Когда восстановление заводит очередь с нуля, привязка типов задач к процессам и резолюциям вернётся при условии, что эти процессы в организации есть.
Вики: большие файлы и закрытые страницы
Вложение из Вики приходит по API одним ответом, и примерно через 10-15 секунд этот ответ обрывается. Вики не даёт скачивать его частями. Обычно не успевают файлы больше 150-200 МБ.
После пяти попыток копия Вики в СРК завершается без вложения, которое не успело скачаться. Видео и дистрибутивы надёжнее держать на Диске и давать в Вики ссылку. Или сохранить такой файл вручную.
Права режут копию тише. Вики и Трекер через API показывают читающей учётной записи только доступное ей: закрытая страница Вики вернёт отказ, задачи закрытой очереди Трекер не покажет.
В СРК от +Альянс Вики и Трекер читает сервисная учётная запись, если её задали, а без неё - учётная запись, подключившая организацию. Страницу Вики СРК пробует прочитать ещё и от имени владельца личного раздела.
Без временного доступа страницы Вики и очереди Трекера, закрытые для читающей учётной записи, в копию СРК не попадут. Временный доступ выдаётся сервисной учётной записи на время операции и только к тем страницам и очередям, которые ей закрыты, а затем снимается. Включить его можно, только когда сервисная запись указана, и сама она должна быть администратором организации.
Страниц, уже лежащих в корзине Вики, API не отдаёт, поэтому в копии их не будет. После копии Трекера в журнале операции СРК видно число очередей, оставшихся пустыми, и число пропущенных номеров задач.
До первой копии пройдитесь по закрытым разделам и очередям и решите, нужны ли они в бэкапе. Если нужны, выясните у поставщика, чьими правами его СРК их читает.
Почта и Диск: копия есть, но в своём формате
Почту наша СРК даёт скачать в .eml, контакты - в .vcf, календарь - в .ics; в .pst и .mbox скачивания нет, а при загрузке из .pst переносится только почта. Общий почтовый ящик копируется, только если у него включён IMAP. Делегированные ящики в копию не попадают. Мессенджер и Телемост в перечне её сервисов не названы.
Если архивный процесс у вас держится на .pst, конвертацию закладывайте сами. Общие ящики пройдите списком: где IMAP выключен, копии не будет.
Копирование по расписанию в СРК от +Альянс - не чаще раза в сутки. Если файл создали и окончательно удалили между двумя запусками, его не будет ни в одной копии.
Пока файл лежит в штатной корзине, его ещё можно вернуть, но у корзин Яндекс 360 свои сроки и квоты - цифры собраны в статье “У облака же есть корзина” - есть. Тридцать дней, десять гигабайт, и то не всегда.
Что спросить у поставщика до пилота
От любой СРК ответа “поддерживается” мало. Нужны условия: тариф, права, формат, срок.
С какого тарифа Яндекс 360 ваша СРК подключается к организации и на каких её собственных тарифах есть архив и Трекер?
Что происходит с заблокированным сотрудником: копируете ли вы его дальше, что можно сделать с уже снятыми копиями и сколько они живут?
Какие настройки Трекера уровня организации возвращаются: глобальные поля, статусы, рабочие процессы, резолюции?
Можно ли восстановить одну очередь или одну задачу, а не всю копию?
От чьего имени возвращаются комментарии и задачи, если автор уволен или потерял доступ к очереди?
Чьими правами СРК читает закрытые страницы Вики и очереди Трекера и что будет с вложением, которое не успело скачаться?
Копируются ли общие и делегированные почтовые ящики и при каком условии?
В каком формате скачивается почта и входят ли в копию Мессенджер и Телемост?
Где после копии и восстановления видно, что пропущено и что ушло в ошибки?
А у вас в регламенте увольнения что идёт первым - копия или блокировка? И пробовал ли кто-нибудь поднимать Трекер из копии в организацию, где процессы собраны заново?
