Итак, мы приходим на работу и, вуаля, через 40 минут назначено совещание (митинг). Тема «Обсудить решение текущих проблем», продолжительность 1 час, в списке приглашенных 8 человек. 40 минут томительного ожидания и мы на месте — здороваемся с коллегами, настраиваемся на конструктивный лад. Появляется организатор, бодренько стартует и… уже через пять минут мы понимаем, что в очередной раз теряем время. Вроде бы, и обсуждаемые проблемы вполне реальны, и присутствует достаточно людей, но совещание неуклонно превращается в бесцельную дискуссию.
Уверен, эта ситуация знакома многим и много написано о том, какими совещания быть не должны. И все же, есть проблемы, которые рискованно решать в одиночку и без совещания не обойтись. Эта статья о том, как в этих случаях потратить свое и чужое время эффективно.
Признаки эффективного совещания
У эффективного совещания есть:
- Необходимость
- Цель
- План
- Организатор
- Временные рамки
- Минимум участников
- Результат
Необходимость
Организатор должен очень четко отдавать себе отчет в том, что совещание это дорого. Часовой митинг вырывает человека из работы минимум на полтора часа. Невозможно мгновенно переключаться между работой-совещанием-работой, необходимо время на вход в контекст.
Положим, что час работы участника совещания стоит $25. Вышеописанный митинг о текущих проблемах, в таком случае, обойдется в 8 x 1,5 x 25 = $300. Очевидно, что под совещанием должна стоять достаточно острая необходимость, чтобы оправдать эти затраты.
Цель
У всего, что мы делаем, должна быть некая цель. Это звучит дико, но у подавляющего большинства совещаний ее нет. Зачастую, сам организатор не в состоянии объяснить зачем мы собрались. А если цели нет, то ее невозможно достичь.
Хорошая цель это SMART — цель, определяющая результат.«Обсудить текущие проблемы» это плохая цель, так как она ставит задачу поколебать воздух. «Решить на каком сервере проводить нагрузочное тестирование» — хорошая цель.
План и Организатор
План (agenda) совещания может выглядеть так:
План:
1 Описать проблему [Иван].
2 Предложить 3-5 вариантов решений [Иван, Петр, Мария].
3 Выбрать лучшее решение [Иван, Петр, Мария].
4 Назначить ответственного за выполнение [Иван].
Цель: Решить на каком сервере проводить нагрузочное тестирование.
Организатор: Иван.
Длительность: 20 минут.
Обычно 3-5 пунктов плана достаточно, чтобы обеспечить общее понимание того, что будет происходить. Обязанности организатора — обеспечить следование плану. Он имеет право давать слово, лишать слова и всячески направлять совещание в нужное русло.
Временные рамки и участники
Можно смело брать за правило, что эффективность совещания обратно пропорциональна его длительности и количеству участников. Управлять совещаниями дольше 30 минут с 5+ участниками уже очень тяжело. Если объем информации так велик, что требуется час и больше, его лучше раздробить. Ну и, конечно, хорошо подумать, оправданы ли такие расходы времени.
Результат
Как уже говорилось, нет цели — нет результата. Подавляющее большинство совещаний заканчивается ничем. Один сказал «надо сделать», остальные согласились и разошлись. Кто и когда будет делать, решим как-нибудь потом. Задача организатора привести совещание к конкретному результату. Это может быть документ, конкретная задача, либо записанное решение.
Пример хорошего результата:
«Решено проводить нагрузочное тестирование на UAT сервере заказчика. Иван сегодня запросит доступ и отправит его Петру. Петр настроит сервер до 15-00 четверга, после чего сообщит о результатах почтой.»
Итог
Проводить эффективные совещания непросто. Это объясняет то множество часов, просиживаемых впустую на никому не нужных митингах. Есть даже специальная профессия meeting facilitator — человек, который помогает проводить совещания эффективно. Но, даже просто следуя вышеописанным пунктам, со временем ваши митинги будут все короче, насыщеннее и результативнее. Успехов.
