Я почти закончил чтение книги, написаной Джоном Сонмезом (известный блогер, разработчик ПО и автор множества курсов Pluralsight) — «Soft Skills: The software developer's life manual». Должен сказать, что книга очень легко читается, она полна ценных советов и в большой степени практична. И время от времени она смешная. В книге множество интересных разделов, но сегодня я хотел бы выжать наиболее интересные мысли из раздела, посвящённого продуктивности.

Я пытался настроить свою систему управления временем, но провалился. Не то чтобы я прямо совсем провалился, но в один прекрасный момент я начинал пренебрегать правилами, которым должен был следовать. Пренебрежение своими собственными правилами ведёт к непродуктивному использованию времени. По моему мнению, есть две основные причины того, что всё заканчивается таким образом. Прежде всего, практически нигде не представлены комплексные системы управления временем, кем-либо реально опробованные и работоспособность которых подтверждена. По большей части, книги, посвящённые управлению временем рассказывают о фундаментальных вещах и в них даются практические советы, но никто не делится завершённой комплексной системой. В результате, вы должны настраивать свою собственную систему. Джон предлагает систему, которая может быть использована кем угодно, возможно, с небольшими изменениями под себя. Вторая причина заключается в том, что мы не понимаем или не принимаем правду о необходимости тяжёлой работы. Это очень важно. Без труда не вытащить и рыбку из пруда. Это основное утверждение, которое всегда должно циркулировать в нашем мозге. Давайте немного углубимся в то, что предлагает Джон.

Квартальное планирование

Разделите год на четыре части. Каждая часть состоит из трёх месяцев. Затем подумайте о больших проектах, которые вы хотели бы завершить в этом году и назначьте каждому кварталу по одному проекту. Для этой задачи Джон использует Evernote. Лично я предпочитаю старый верный Microsoft Excel, где я создаю табличку, записываю большие цели и могу видеть их по годам. Вообще говоря, у меня есть план на всю жизнь. Этот план гибок, разумеется. Вы можете сдвигать ваши цели, поскольку невозможно предсказывать результаты вашей работы на очень длительные сроки. Но сей факт не означает того, что вы не должны иметь набросок того, чего вы хотите добиться в своей жизни. Джон также назначает парочку мелких задач по кварталам. Квартальный план поможет сконцентрироваться на текущем проекте. А вот пример того, как может выглядеть план на жизнь в excel:

Месячное планирование

Если вы не знаете сколько времени вы можете тратить на работу на себя, то вам нужно замерить используемое время. Очень важно знать сколько времени вы можете тратить на свою работу в неделю. Чтобы сделать замеры, достаточно начинать работать всегда, когда у вас появляется свободное время и записывать количество времени, которое вы смогли проработать. После этого вы получите достаточно точную оценку того, сколько времени вы можете работать по своим проектам в неделю и в месяц. Теперь можно планировать первый месяц квартала. Разделите большую квартальную цель на маленькие задачи и составьте из них текущий месяц.

Недельное планирование

Для недельного планирования Джон использует Kanban-доску. В настоящее время, он использует kanbanflow.com. Я тоже попробовал этот сервис и он мне понравился. Так что теперь я тоже его использую, он удобен и прост. И, да, там есть помодоро-таймер! Если вы не слышали про технику «помодоро», то идите и почитайте про неё. Я не буду углубляться в технику, которую Джон использует для управления своими недельными планами. Для этого вы можете послушать Джона на youtube, или купить его книжку. Я просто скажу, что Джон старается делать от 9 до 14 помидоров в день. Хотя, на мой взгляд 14 помидоров в день достигнуть сложно. Лично я могу сделать 10 помидоров в день и считаю такие результаты довольно высокой производительностью. Спланируйте всю неделю из небольших задач, которые требуют не более 2-х часов каждая.
Делая помидоры, нужно избавиться от прерываний: отключите уведомления почтовика, мессенджеры, выйдите из социальных сетей. Как говорит Джон: «Сосредоточенность — магическая таблетка для продуктивности».
Когда вы начинаете свой день, с целью погрузиться в рабочий процесс, вам нужно попытаться сосредоточиться на первой задаче в течение 5-10 минут. Дальше будет проще продолжить. Нужно поймать «импульс», после чего вас будет трудно прервать. Техника «помодоро» также позволяет не чувствовать себя виноватым в том, что ты мог бы делать ещё больше, но не делаешь. Используя «помодоро», вы можете отслеживать количество эффективно использованного времени для ваших проектов. Это поможет не чувствовать себя виновным, поскольку вы будете знать, что вы достаточно хорошо поработали (если это действительно так).

Система квотирования

Система квотирования это очень важная часть системы Джона. Если вы сосредотачиваетесь на одном важном проекте, то может так случиться, что вы будете тратить всё время на этот проект. В таком случае прогресс по остальным важным задачам, таким как изучение иностранного языка будет со временем деградировать. Поэтому вам нужно выделить квоты для своих занятий. Вы можете сформулировать их, например так: «каждый день я должен учить 5 новых слов», «каждые 3 дня я должен ходить в спортзал», «каждый день я должен читать 25 страниц книги», «каждый месяц я должен терять 2 фунта веса».

Ответственность перед самим собой

Ответственность перед самим собой — интересная тема и в то же время неясная. Общая идея состоит в том, что вы должны доверять самому себе в том, что вы делаете. И для того, чтобы доверять самому себе (нести ответственность перед самим собой) вы должны ввести некоторые общие правила, которым вы будете следовать всю свою жизнь.

Многозадачность

Вообще говоря, выполнение нескольких дел сразу — плохая практика. Это из-за того, что переключение между задачами имеет свою цену. А ещё это потому, что почти невозможно оставаться сосредоточенным на двух и более делах одновременно. Вот почему многозадачность — это плохо. Однако, есть случай, когда всё же можно выполнять сразу несколько дел. Это возможно тогда, когда одна из задач не требует мозговой деятельности. Например, можно готовить еду и слушать аудио-книгу.

Перегорание

Джон говорит, что когда вы себя чувствуете подавленно, то вероятнее всего вы бьётесь о стену. Это значит, что вы устали заниматься одним и тем же, вы не наслаждаетесь тем, что вы делаете. И лекарство для этого состояния — пробиться сквозь стену, поскольку за стеной вас ждёт большое вознаграждение. Большая часть людей сдаются. Стена побеждает. Единственное, что может вам помочь в такой ситуации это… тяжёлая работа. Я не смогу сказать о тяжёлой работе лучше Джона, так что следующий параграф будет состоять из нескольких цитат.

Великолепные фразы о тяжёлой работе

Все, кто обещают большие результаты при меньшем количестве затрачиваемых усилий пытаются что-либо вам продать, или они забыли как много им приходилось работать, чтобы добиться того, чего они добились.
Проблема заключается в том, что ваши коллеги, которые длительное время занимаются одной задачей со временем вас обойдут.
Вы получаете назад то, что вкладываете. В одном сезоне вы посеваете, в другом пожинаете. Нельзя собрать урожай, если вы ничего не посадили.
Вам необходимо осознать, что единственный способ, которым вы можете достичь своих целей, раскрыть полностью свой потенциал — это стиснуть зубы и приступить к работе.

Нет никакой серебряной пули или магии, которые помогут вам продвигаться вперёд. Кстати, не забывайте, что продуктивность != эффективность. Делайте нужные дела, чтобы быть эффективным. Это очень краткое описание системы Джона, о которой он рассказывает в своей книге. Так что, если вам стало интересно, то вы можете или купить книгу, или изучить блог Джога Сонмеза. В качестве бонуса я приведу пример «календарика-пинарика» (не из книги).

О чём это и как пользоваться

Вы заполняете свой день рождения и получаете дату, когда вам стукнет 40, 50 и 60 лет. Теперь вы можете видеть сколько дней уже остались в прошлом, сколько дней остаётся до вашего сорока, пятидесяти и шестидесятилетия. Каждый день вы должны открывать табличку и заливать текущий день зелёным цветом. В конце дня вы заливаете текущий день красным цветом. Это упражнение не для слабонервных. Цель этой таблички заставить осознать факт того, что наши жизни крайне ограничены по времени. Вы можете скачать xls по следующей ссылке.

GTD от Джона Сонмеза