Привет, Мегамозг!
Меня зовут Иван и вместе с командой я занимаюсь организацией конференции TEDxHSESaint-Petersburg, которая будет проведена в Высшей Школе Экономики в Санкт-Петербурге 23 апреля 2016 года.
На «Мегамозге» не раз публиковались различные подборки TED-выступлений и другие материалы, но для тех, кто не знаком с форматом конференции, пару слов о ней.
TED (Technology, Education, Design) — некоммерческая организация, ежегодно проводящая конференцию, на которой выступают выдающиеся люди планеты (Билл Гейтс, Билл Клинтон, Сергей Брин и многие другие) с целью распространения идей и обсуждения социально значимых проблем.
TEDx — проект, позволяющий организовывать конференции в стиле TED в различных странах, городах, университетах и других сообществах в локальном масштабе.
Подготовка к нашей конференции идет полным ходом. И, так как довольно большая часть работы уже проделана (спикеры найдены, программа продумана), я решил написать серию статей по получению лицензии TEDx и по начальным этапам подготовки к конференции в России.
Получение лицензии
Для того, чтобы получить лицензию TEDx необходимо убедить кураторов проекта в своей заинтересованности провести конференцию.
В запасе у вас должно быть несколько часов, чтобы прочитать правила по оформлению, организации, сбору средств, формированию команды и еще несколько гайдов. Затем начинается самая «интересная» часть — ответы на TED-вопросы. Тут вам и пригодится терпение и фантазия. Придется рассказать о глобальной цели организации конференции, о том, что зажигает огонь в ваших глазах и какие идеи, по вашему, достойны распространения в вашем сообществе.
Время ожидания ответа о получении лицензии может варьироваться от недели до месяца. Вероятность получить лицензию хотя и высока, но и «словить» отказ можно. Мои коллеги по университету с большим опытом организации подобных мероприятий не смогли показать кураторам, что они способны на должном уровне провести TEDx. К слову, я тоже получил лицензию не с первого раза.
Немного советов по получению лицензии:
1) Перед подачей заявки изучите все правила организации конференции,
2) Продумайте, кого бы вы хотели пригласить выступающим на конференцию. Вряд ли эти люди в конечном итоге будут спикерами, но уже в заявке необходимо показать, что вы понимаете, какие идеи вы будете распространять.
3) Максимально диверсифицируйте идеи и людей, которые их распространяют. Технологии, дизайн, медицина, образование, искусство — список тем, которые можно распространять на TEDx-ивенте, почти бесконечен. Не повторяйте ни одну сферу — это может служить основанием для отказа. Это же касается людей. В первый раз я допустил ошибку — все выступающие из моего списка были мужчинами. Пришлось исправлять данную ошибку.
4) Покажите, что у вас с TED общие ценности: что вы тоже хотите распространять достойные идеи и решать социально-важные в вашем сообществе проблемы.
Командообразование
Проект TEDx — некоммерческий. Большая часть команды за организацию ивента ничего не получит, поэтому искать необходимо людей, уже знакомых с TED и готовых потратить много сил на то, чтобы конференция прошла на высоком уровне. В случае с TED найти таких людей не так сложно.
В команде, помимо лидера(ов), обязательно должны быть закрыты следующие роли:
* SMM-специалист
* Специалист по работе со СМИ
* Дизайнер (+web-разработчик)
* Тренер-оратор знакомый со спецификой формата TED
* Специалист по финансам (оформление спонсорства)
* Команда операторов и монтажеров
* Ведущий
* Команда фотографов
* Команда волонтеров
Советы:
1) Зажгите огонь в глазах ваших друзей и знакомых. Они могут оказаться очень полезными для организации конференции (или в поисках контактов).
2) Не стоит активно искать команду. TED — очень известный проект. Скорее всего, даже до начала процесса организации, к вам будут обращаться с предложениями о помощи в организации (сообщество TEDx-организаторов довольно слаженное, о вас узнают чуть ли не раньше, чем вы получите лицензию).
3) На одном энтузиазме организаторов хороший TEDx-ивент не организовать. Вряд ли у вас есть хорошие фотографы, операторы и ведущие, согласные на бесплатную работу только потому что это TEDx. Оплачивайте работу специалистов честно. Для этого необходимы спонсоры (о них речь пойдет в последующих статьях).
4) Команду есть смысл собирать постепенно. Вряд ли вам сразу понадобятся операторы и тренеры для спикеров. Чем больше команда, тем сложнее проводить ее менеджмент.
5) Я не специалист в области менеджмента, но советовал бы четко разграничить деятельность команды уже на начальных этапах ее построения. Важно не набирать в команду людей, которые вам могут не понадобится. Нарисуйте organization chart для команды с четким указанием задач и сроков выполнения этих задач. Это основа организации любой деятельности. Это может п��казаться очевидным, но на начальных этапах мы сделали ошибки, которых можно было избежать, просто разграничив области ответственности каждого человека.
6) Встречайтесь с командой как минимум один раз в неделю.
Поиск спикеров
Поиск выступающих — самая важная часть работы. Нам повезло, и этот процесс не затянулся надолго: каждый последующий спикер знакомил нас с большим количеством новых потенциальных спикеров, из которых мы и выбирали, кому мы можем доверить выступление.
Советы:
1) Ищите не спикеров, а идеи, которые они распространяют. Не забывайте о слогане конференции — «Идеи достойные распространения».
2) Со спикерами необходимо провести как минимум 5 репетиций и много работы по подготовке. Невозможно прорепетировать каждый жест и каждую фразу в выступлении, однако критически важно донести до спикера специфику выступлений на TED-конференции.
Вместо заключения
Очень хочется, чтобы TEDx-ивенты проходили в нашей стране чаще и планка качества выступающих и организаторов с каждым годом становилась все выше и выше. В следующих статьях я постараюсь подробнее раскрыть темы работы со спикерами и спонсорами, организации работы команды.
Спасибо за внимание!
Меня зовут Иван и вместе с командой я занимаюсь организацией конференции TEDxHSESaint-Petersburg, которая будет проведена в Высшей Школе Экономики в Санкт-Петербурге 23 апреля 2016 года.
На «Мегамозге» не раз публиковались различные подборки TED-выступлений и другие материалы, но для тех, кто не знаком с форматом конференции, пару слов о ней.
TED (Technology, Education, Design) — некоммерческая организация, ежегодно проводящая конференцию, на которой выступают выдающиеся люди планеты (Билл Гейтс, Билл Клинтон, Сергей Брин и многие другие) с целью распространения идей и обсуждения социально значимых проблем.
TEDx — проект, позволяющий организовывать конференции в стиле TED в различных странах, городах, университетах и других сообществах в локальном масштабе.
Подготовка к нашей конференции идет полным ходом. И, так как довольно большая часть работы уже проделана (спикеры найдены, программа продумана), я решил написать серию статей по получению лицензии TEDx и по начальным этапам подготовки к конференции в России.
Получение лицензии
Для того, чтобы получить лицензию TEDx необходимо убедить кураторов проекта в своей заинтересованности провести конференцию.
В запасе у вас должно быть несколько часов, чтобы прочитать правила по оформлению, организации, сбору средств, формированию команды и еще несколько гайдов. Затем начинается самая «интересная» часть — ответы на TED-вопросы. Тут вам и пригодится терпение и фантазия. Придется рассказать о глобальной цели организации конференции, о том, что зажигает огонь в ваших глазах и какие идеи, по вашему, достойны распространения в вашем сообществе.
Время ожидания ответа о получении лицензии может варьироваться от недели до месяца. Вероятность получить лицензию хотя и высока, но и «словить» отказ можно. Мои коллеги по университету с большим опытом организации подобных мероприятий не смогли показать кураторам, что они способны на должном уровне провести TEDx. К слову, я тоже получил лицензию не с первого раза.
Немного советов по получению лицензии:
1) Перед подачей заявки изучите все правила организации конференции,
2) Продумайте, кого бы вы хотели пригласить выступающим на конференцию. Вряд ли эти люди в конечном итоге будут спикерами, но уже в заявке необходимо показать, что вы понимаете, какие идеи вы будете распространять.
3) Максимально диверсифицируйте идеи и людей, которые их распространяют. Технологии, дизайн, медицина, образование, искусство — список тем, которые можно распространять на TEDx-ивенте, почти бесконечен. Не повторяйте ни одну сферу — это может служить основанием для отказа. Это же касается людей. В первый раз я допустил ошибку — все выступающие из моего списка были мужчинами. Пришлось исправлять данную ошибку.
4) Покажите, что у вас с TED общие ценности: что вы тоже хотите распространять достойные идеи и решать социально-важные в вашем сообществе проблемы.
Командообразование
Проект TEDx — некоммерческий. Большая часть команды за организацию ивента ничего не получит, поэтому искать необходимо людей, уже знакомых с TED и готовых потратить много сил на то, чтобы конференция прошла на высоком уровне. В случае с TED найти таких людей не так сложно.
В команде, помимо лидера(ов), обязательно должны быть закрыты следующие роли:
* SMM-специалист
* Специалист по работе со СМИ
* Дизайнер (+web-разработчик)
* Тренер-оратор знакомый со спецификой формата TED
* Специалист по финансам (оформление спонсорства)
* Команда операторов и монтажеров
* Ведущий
* Команда фотографов
* Команда волонтеров
Советы:
1) Зажгите огонь в глазах ваших друзей и знакомых. Они могут оказаться очень полезными для организации конференции (или в поисках контактов).
2) Не стоит активно искать команду. TED — очень известный проект. Скорее всего, даже до начала процесса организации, к вам будут обращаться с предложениями о помощи в организации (сообщество TEDx-организаторов довольно слаженное, о вас узнают чуть ли не раньше, чем вы получите лицензию).
3) На одном энтузиазме организаторов хороший TEDx-ивент не организовать. Вряд ли у вас есть хорошие фотографы, операторы и ведущие, согласные на бесплатную работу только потому что это TEDx. Оплачивайте работу специалистов честно. Для этого необходимы спонсоры (о них речь пойдет в последующих статьях).
4) Команду есть смысл собирать постепенно. Вряд ли вам сразу понадобятся операторы и тренеры для спикеров. Чем больше команда, тем сложнее проводить ее менеджмент.
5) Я не специалист в области менеджмента, но советовал бы четко разграничить деятельность команды уже на начальных этапах ее построения. Важно не набирать в команду людей, которые вам могут не понадобится. Нарисуйте organization chart для команды с четким указанием задач и сроков выполнения этих задач. Это основа организации любой деятельности. Это может п��казаться очевидным, но на начальных этапах мы сделали ошибки, которых можно было избежать, просто разграничив области ответственности каждого человека.
6) Встречайтесь с командой как минимум один раз в неделю.
Поиск спикеров
Поиск выступающих — самая важная часть работы. Нам повезло, и этот процесс не затянулся надолго: каждый последующий спикер знакомил нас с большим количеством новых потенциальных спикеров, из которых мы и выбирали, кому мы можем доверить выступление.
Советы:
1) Ищите не спикеров, а идеи, которые они распространяют. Не забывайте о слогане конференции — «Идеи достойные распространения».
2) Со спикерами необходимо провести как минимум 5 репетиций и много работы по подготовке. Невозможно прорепетировать каждый жест и каждую фразу в выступлении, однако критически важно донести до спикера специфику выступлений на TED-конференции.
Вместо заключения
Очень хочется, чтобы TEDx-ивенты проходили в нашей стране чаще и планка качества выступающих и организаторов с каждым годом становилась все выше и выше. В следующих статьях я постараюсь подробнее раскрыть темы работы со спикерами и спонсорами, организации работы команды.
Спасибо за внимание!
