Как мы автоматизировали ведение аналогов, и сколько
это стоило Заказчику
Если вы еще не знаете, что такое аналоги в «Номенклатуре» и почему их стоит вести, то почитайте вот здесь.
В этой же статье я расскажу об опыте автоматизации ведения аналогов на одном из крупнейших предприятий в России. Здесь вас ждет описание конкретного реализованного механизма автоматического подбора аналогов, польза и выгода от которого – в конкретных цифрах.
Суть проекта и проблемы Заказчика
Итак, перед нашим Заказчиком уже давно стояло несколько главных проблем ведения аналогов для запчастей, используемых в техническом обслуживании и ремонте:
- Имеющиеся на складах аналоги не учитывались в процессе закупки, потому что информация о ��ом, что они являются аналогами, на предприятии отсутствовала.
- Замена оригинала на аналог при закупке каждый раз согласовывалась техническими специалистами компании, поскольку информация об аналогах, как правило, не хранилась в Системе.
- Учет закупаемых аналогов приводил к многочисленным дополнительным согласованиям для добавления новой детали или оборудования в справочник «Номенклатура».
Не удивительно, что это приносило производству колоссальные убытки. Шло накапливание на складах невостребованных запасов, квалифицированные специалисты по несколько раз выполняли одну и ту же работу, процесс согласования новых позиций справочника затягивался, тормозя закупочную кампанию.
Так, например, только простой единицы ключевой техники из-за невозможности быстрой замены детали или подбора аналога на складах компании выливался в убытки в 2-3 млн рублей в день!
Задачи проекта
Исходя из проблем Заказчика, мы поставили перед собой три важные задачи:
- Сделать так, чтобы Заказчик знал об аналогах, хранящихся на его складах или доступных для покупки.
- Сократить время на подбор номенклатурных аналогов, а значит – автоматизировать процесс их подбора.
- Исключить лишние процедуры согласования при подборе аналогов.
Конечно, для этого потребовалось изучить и систематизировать существующие практики ведения аналогов, а также специфику номенклатуры и бизнес-процессов Заказчика.
В итоге – на данном этапе мы выработали свой подход к автоматизации ведения прямых аналогов по связям каталожных номеров и апробировали его на 10% номенклатурных данных Заказчика для оценки возможности применения такого подхода на оставшейся части «Номенклатуры».
Как мы автоматизировали ведение прямых аналогов?
Для автоматического ведения прямых аналогов мы создали специальные технические справочники – базу знаний, прямые аналоги по которым подбираются без участия технических специалистов.
- Первый из них – «Матрица замен»
Это таблица, в которой парами хранятся каталожные номера оригиналов и возможных аналогов:
Актуализация связи «оригинал — прямой аналог» в справочнике «Номенклатура» при этом происходит автоматически по регламентному заданию вот так:
Если при выполнении регламентного задания в справочнике «Матрица замен» находится номер позиции-оригинала, отсутствующей в справочнике «Номенклатура», в Системе ведения НСИ автоматически создается заявка на создание новой записи для оригинальной запчасти со ссылкой на аналог.
Информация об аналоге в справочнике «Матрица замен» обновляется ответственными специалистами и загружается только из официальных источников.
- Второй из них — «Технический каталог»
Это база знаний для хранения информации обо всех каталожных номерах запчастей, входящих в конкретное оборудование с расшифровкой. Она формируется на основе данных из официальных источников.
Такой справочник необходим для автоматической проверки правильности каталожного номера позиции, изготовителя, привязки каталожного номера к конкретному оборудованию и возможного обновления «Матрицы замен».
Как теперь выглядит подбор аналогов?
После внедрения «Матрицы замен» и «Технического каталога» на предприятии заработал процесс подбора налогов.
Теперь поиск и подбор прямых аналогов с использованием данных справочников происходят автоматически при оформлении каждой заявки на покупку детали или техники вот так:
Такой порядок подбора аналогов позволяет:
- полностью исключить возможность закупки аналогичных товаров, находящихся на складах компании, еще на этапе оформления заявки на закупку;
- экономить деньги Заказчика на покупку деталей или техники из-за наличия под рукой актуальной официальной информации о менее дорогих аналогах;
- усовершенствовать процесс закупки запчастей из-за:
— хранения информации об аналоге в описании запчасти;
— автоматизации создания актуальных позиций – аналогов в справочнике «Номенклатура»
Таким образом, выгода при ведении аналогов – в экономии денег предприятия при:
- централизованных закупочных компаниях;
- разовых закупках в условиях аварийных ремонтов за счет запасов аналогов, имеющихся на складах.
Какую конкретно выгоду получил Заказчик?
По оценкам Заказчика, эффект только от автома��ического подбора прямых аналогов, основанный на хранимой связи каталожных номеров, составил более 50% от общей суммы остатков на складах компании.
И вот из чего складывались доходы и расходы Заказчика:
Заказчик потратил Х рублей на:
- услуги подрядчика;
- доработку действующих информационных систем;
- содержание собственного проектного офиса.
Заказчик получил вот такую прибыль (от применения подхода на 10% пилотной номенклатуры запчастей):
На складах компании до начала проекта хранились остатки оригинального оборудования и запчастей на сумму 3Х рублей. По результатам применения указанного подхода суммарно на складах компании были обнаружены аналоги, о которых ранее было не известно, на сумму 5Х рублей. Не сложно посчитать, что в следующую закупочную компанию Заказчик сэкономит уже 2Х рублей.
В общем, Заказчик рад, и мы – не меньше, ведь, как оказалось, выгода, получаемая от правильного использования аналогов, значительно превышает затраты. И это лишь от автоматизации ведения прямых аналогов по связям каталожных номеров!
Так что дальше у нас (и, надеюсь, у вас!) еще широкое поле для деятельности. Предела совершенству нет – и область ведения аналогов в этом не исключение. Решайте проблемы производства, применяйте различные подходы, и, надеюсь, наш опыт вам будет в этом полезен.
