О том, как дизайнеру освоить «азы программирования», чтобы не утонуть в рутине
Меня зовут Владислав Кузеванов, я руковожу отделом дизайна и верстки в рекламно-производственном агентстве Zeytz Project group.
Наша компания работает с крупными сетями и практически ежедневно мы верстаем большие объемы полиграфической продукции. Этот процесс подразумевает большое число рутинных задач, которые занимали слишком много времени и, честно говоря, совсем не воодушевляли творчески настроенных сотрудников. Используя нехитрые приемы автоматизации нам удалось избавиться от большинства самых нудных операций и на 20% сократили общее время выполнения таких задач, и в целом — ускорили сдачу подобных заказов. Если вам приходится работать с версткой однотипных материалов в больших объемах, наш опыт может вам пригодиться.
Для начала поясню, чем же именно мы занимаемся.
Для наших клиентов, сетей ресторанов быстрого питания, мы верстаем и печатаем постеры, вставки в лайтбоксы, меню, листовки, флаеры и проч. Например, если у клиента запланирован ввод в меню нового блюда, это означает, что только для Москвы и области нам нужно сверстать порядка 500 разных макетов — ведь рекламные носители в каждой точке разные, нам нужно подгонять присланный заказчиком макет под разные размеры и материалы.
Помимо самого макета нам приходится работать и с другими файлами:
- огромными адресными таблицами, содержащими недопустимые и/или излишние символы (точки, дробь, переносы на следующую строку, двойные пробелы и прочие);
- с неудобочитаемыми таблицами данных для замены цен в исходниках макетов.
Кроме того, мы добавляем адреса конечного получателя в название файла для печати, чтобы производство могло верно скомплектовать заказ. То есть мы делаем отдельные файлы для каждого рекламного носителя в каждой точке. Причем название файла нужно писать без пробела. Кроме того, мы экспортируем превью с минимальными размерами — они нужны менеджерам для «быстрого просмотра» печатных файлов и согласования их с клиентом. Печатники используют превью для конечного контроля — иногда в процессе переверстки могут слететь шрифты или не правильно отображается градиент. Превью должно быть нормального качества, но минимально весить.
Представляете, насколько увеличивается время обработки задач? Раньше на переверстку макетов меню (при замене цен) у дизайнера уходило 3-4 рабочих дня. Сейчас мы успеваем за 2. Также мы сократили почти до нуля число ошибок — и при внесении ценовых изменений, и при именовании самих макетов.
Как нам это удалось? Для того, чтобы оптимизировать работу отдела мне пришлось освоить навыки программирования и подобрать подходящие для наших задач подходы к автоматизации.
Продвинутое использование Excel
Что делать если вам систематически поступают задачи по верстке большого числа однотипных макетов, которым нужно присваивать специфические имена? Мы, как я уже говорил, указываем в имени файла адрес торговой точки, который берется из огромной таблицы и может содержать недопустимые символы.
Опытным путем мы нашли быстрый способ решения этой задачи: сначала приводим в надлежащий вид адреса в таблице, а затем вставляем обработанные данные в имя файла.
Редактировать адресные таблицы вручную — задача совсем не для дизайнера. Это нудно и крайне неэффективно, может занять более получаса.
Но на этом этапе мы можем использовать инструменты самого Excel — функцию «Найти и заменить» и запись макросов.
Я проанализировал таблицы, которые приходят от наших клиентов и выделил 12 замен, которые нужно совершать в определенной последовательности. Все эти действия были записаны в макрос и теперь редактирование любого количества адресов делается в один клик.
Следующая задача, которую нам удалось автоматизировать — это внесение ценовых корректив в макеты меню и их последующая верстка под разные размеры для более чем 500 ресторанов. Поясню: часто заказчики проводят акции или вводят в меню новый продукт. Поэтому в самом меню, которое печатается в виде постера или вставки в лайтбокс, необходимо заменить одну или несколько позиций. Но сами эти меню в разных точках могут быть разных размеров. Нужно взять имеющиеся макеты, внести в них исправления и подготовить отдельные файлы для каждой точки.
Таблицы с информацией о макетах очень громоздки, в них содержится много дополнительной и информации, важной для менеджеров или производства, но бесполезной для дизайнера.
Но и нужная информация расположена неудобно: названия продукции и их новые цены упорядочены иначе, чем в списке меню; само меню имеет разные ценовые категории, внутри которых также есть отличия по составу в зависимости от типа носителя: в ресторане используются настенные меню, в точке автораздачи — вставки в уличные стеллы, возле окна выдачи на улице — усеченное меню. Все эти нюансы очень усложняют внесение коррективов в исходники — легко ошибиться и указать в меню неправильную цену. Перепроверять готовые макеты по той же самой таблице бесполезно, она сложна для восприятия и может повлечь новые ошибки.
Нам нужно было упростить отображение таблицы, оставив в ней только нужную нам информацию в требуемом порядке. В этом помогли такие функции Excel, как ИНДЕКС, ПОИСКПОЗ, ВПР и ряд других. Новая таблица, которую мы используем в работе, отображает только нужные нужные позиции, подставляет цены в зависимости от выбранной категории, а также выводит общую цену на предложения, состоящие из нескольких продуктов, беря все необходимые значения из исходной таблицы клиента.
После того, как мы начали использовать собственные отображения таблиц, время на внесение корректировок в меню и проверку ошибок сократилось более чем вдвое.
Файловые менеджеры — снова в строю
В нашей практике встречается ситуация, когда один и тот же макет подходит для разных точек — у крупных клиентов часто имеются одинаковые рекламные конструкции во множестве точек. Это упрощает вёрстку макетов, но вопрос с адресным подписанием каждого файла остается актуальным. Дублировать один и тот же файл и вручную переименовывать его разными адресами — не самая хорошая затея. Я задался вопросом, как автоматизировать эту задачу.
Оказалось, что все уже автоматизировано до нас :) В интернете я нашел скрипт, который нужно было добавить в один известный файловый менеджер.
Работает он просто: сам скрипт, макет, который нужно растиражировать с разными именами, и текстовый файл с адресами (фактически, с именами файлов) помещаем в одну папку. Затем выделяем файл с названием макета, нажимаем на кнопку скрипта и, вуа-ля, получаем целую папку одинаковых файлов с нужными именами.
Настройка рабочей среды «под себя»
Горячие клавиши — спасение при выполнении рутинных операций, нажать пару кнопок на клавиатуре намного удобнее, чем выбирать нужные функции, тыкая мышкой по вкладкам меню.
Проанализировав процесс верстки макетов в нашем отделе, я выявил некоторые важные для нас однотипные операции, которые не имели собственных “hotkey”, и назначил им удобные комбинации. Конкретно в нашей ежедневной работе это:
- Преобразовать в смарт-объект (Convert to Smart Object — Photoshop)
- Выполнить сведение (Flatten Image — Photoshop)
- Размытие по Гауссу (Gaussian Blur — Photoshop)
- Добавить шум (Add Noise — Photoshop)
- Новый макет направляющей (New Guide Layout — Photoshop)
- Подогнать монтажную область под выделение (Fit to Selected Art — Illustrator)
- Создать параллельный контур (Offset Path — Illustrator)
- Разобрать (Expand — Illustrator)
- Преобразовать обводку в кривые (Outline Stroke -Illustrator)
Помимо функций графических редакторов у нас также есть ряд самописных сценариев/операций (actions), призванных автоматически из готового макета делать изображения для предварительного просмотра (preview) весом 400-800 Кбайт. Им мы тоже присвоили горячие клавиши. Лично я записал четыре разных сценария, каждый для своего габарита: для А6-А2, А1 и более, перетяжек/подвесов (вытянуты по горизонтали) и для макетов, вытянутых по вертикали. Часть моих коллег использует сценарий, автоматически сохраняющий превью в заранее заданную папку при сохранении макета к печати — тоже довольно удобный приём.
Сценарии очень выручают при выполнении задач следующего толка: поставить определенную дату, лого или водяной знак на 1000 фото; оптимизировать большую группу изображений для сайта; сделать превью для десятка готовых макетов. Мы просто записываем последовательность действий в сценарий и применяем его для группы файлов в Photoshop в разделе Автоматизация > Пакетная обработка (File > Automate > Batch…).
Сценарии настолько удобны, что мы применяем их и для некоторых частных случаев. К примеру, есть макет прайса в пяти разных вариантах, 11 видов размеров, дизайн фона — простой, но цены меняются систематически раз в два месяца. Каждый раз вносить правки в 55 макетов — верный способ где-то ошибиться и выставить неправильную цену. Проще выявить основной размер, на его базе сделать 5 исходников с разными вариантами и записать 10 сценариев, переверстывающих базовый макет под остальные размеры.
Повторюсь, это уже частный случай и такой подход не всегда можно реализовать, но может быть у вас попадаются подобные задачи.
Выводы
Все вышеописанные приемы частичной автоматизации принесли свои плоды. Наш отдел дизайна сократил время выполнения заказов примерно на 20%. Особенно это касается объемных задач от крупных клиентов.
Используя системный подход, можно взглянуть иначе на ежедневную рутину. Если вы совершаете один и тот же набор действий более трех раз, пора задуматься о его автоматизации. Поэтому дизайнер не должен ограничивать свои навыки владением только профессиональным ПО. Есть множество задач, которые можно автоматизировать самыми разными способами. Это ускоряет работу и позволяет избежать ошибок.
Условия современного рынка вынуждают оптимизировать процессы на всех этапах производства и сфера дизайна не является исключением. А в результате мы, как сервисная компания, можем делать больше для своих клиентов: не только качественно выполнять заказы, но делать это быстро и эффективно, избегая ошибок и лишних действий.
