Коронавирус (Covid-19) втолкнул весь мир в онлайн. Компании массово переводят сотрудников на удаленный режим. Все больше встреч проходит в интернете и с каждым днем тенденция только нарастает. Некоторые компании уже сейчас планируют оставить онлайн-формат в будущем, как рабочий. Но в онлайне действуют иные законы для рабочих собраний, которые значительно отличаются от очных встреч. Если вы планируете организовывать онлайн-конференции или быть на них спикером, эти приемы помогут достичь вам нужного результата.
1. Несколько компьютеров для организатора
Частыми проблемами онлайн-собраний являются вялость общения участников и их слабая вовлеченность в процесс. Добавить динамики и усилить лидерское присутствие поможет использование нескольких компьютеров, одновременно подключенных к конфе. Чтобы избежать звуковых помех, включите динамик и микрофон только на одном компьютере. При необходимости, используйте дополнительные устройства в качестве экранов. Один можно расшарить для просмотра презентации, остальные настроить на видео ключевых участников. Так вы сможете лучше видеть и контролировать настроение встречи. Если возникнет техническая проблема, несколько компьютеров спасут собрание. Вы легко перейдете на другой и продолжите общение, не сбивая ритм встречи.
2. Виртуальный конференц-зал и правила встречи
Для проведения эффективных встреч вам нужны четкие правила поведения, понятные всем участникам. Их форма и содержание напрямую зависят от организации и ее корпоративного климата. Правила проведения онлайн-конференций могут быть едиными для всех собраний или формироваться для каждой встречи отдельно. Существует ряд правил, которые мы считаем очень важными:
- Рассадка. Когда мы встречаемся оффлайн, легко регулировать процесс обсуждения. Без правил в онлайн-беседе, обсуждение станет голосов��м хаосом без конкретного результата. Чтобы этого избежать, можно согласовать последовательность перед началом беседы или заранее выслать участникам план виртуальной рассадки. Для последнего варианта используется рисунок подковы на листе и отметки, кто за кем говорит. Это значительно экономит время обсуждения и нервы участников.
- Микрофон. Чтобы избежать любых помех, фоновых звуков (Сережа – иди кушать!) и риска побочных разговоров в общем поле, все участники должны выключать микрофон. Не твоя очередь говорить? Включаешь мут! Микрофон включен только у говорящего в текущий момент.
- Тайминг. Четкий тайминг держит всех участников в тонусе и не дает беседе “размазаться” во времени. Его можно огласить в начале встречи или выслать заранее.
- Программное обеспечение. Учтите, что в самом начале нужно обучить участников, как пользоваться ПО для онлайн-встречи. Обучайте всем функциям, которые могут пригодиться сейчас и в будущем.
3. Не смешивайте оффлайн и онлайн
Когда участники собрания находятся на одной территории, у них возникает соблазн коллективного участия в онлайн-митинге. Чаще всего это выглядит, как сбор в конференц-зале массы людей с одним подключенным компьютером. В этом случае о результативности процесса говорить не приходится. Онлайн-участники не видят и не слышат никого из оффлайн-поля. Поэтому если вы проводите встречу в интернете — проводите ее в интернете. Попросите участников присоединиться к общению из разных комнат и с разных устройств. Ограничьте число участников на одном компьютере тремя людьми. Так каждый участник будет отчетливо виден и услышан.
4. Тест. Тест. Тест
Технические проблемы истощают запал любой онлайн-встречи. При проблемах с системой, собрание либо начнется позже, либо вообще не начнется. Такие ситуации мешают и сотрудникам, и компании. Чтобы избежать разочарования, войдите в систему не менее, чем за 10 минут. Рекомендуем сделать это и другим участникам встречи. Этот момент можно включить в общие правила компании или писать перед организацией каждого конкретного собрания. К примеру, начало встречи в 11.00, вход в систему в 10.45 — 10.50.
5. Разогрев участников
Неформальные беседы являются одним из ключевых факторов гладкого рабочего процесса. Но работая в интернете, вы рискуете потерять большую часть личных взаимодействий. Если в онлайн-беседе будет регулярно говориться только о работе, у сотрудников будет ощущение общения с неживыми людьми. Проблему закрывает 5-10 минутная разминка в начале беседы. Она представляет собой группу неформальных вопросов к каждому участнику: “Как дела?”, “Что интересного в жизни?”, “У вас там всю гречку скупили уже?” и т.д.
Задавая эти вопросы, вы:
- сформируете почву для свободных дискуссий, где каждый может поделиться личным мнением;
- дадите каждому возможность высказаться, морально расслабляя перед выступлением на собрании;
- дадите им возможность проверить стабильность подключения, камеру и микрофон;
- обеспечите временной буфер для опоздавших посетителей или участников с техническими проблемами. Так они смогут присоединиться к собранию позже, не пропуская критический контент.
6. Работа с ключевыми участниками
Вне зависимости от формата совещания, согласуйте повестку дня с ключевыми участниками беседы. Для онлайн это важно вдвойне. Виртуальные встречи затрудняют наблюдение за людьми и контроль рабочей атмосферы. А неожиданная паника спикера может свести на нет все усилия по организации конструктивной беседы. Поговорите с ключевыми участниками и узнайте их потребности, беспокойства и стиль поведения. Понимая это, вы сделаете повестку дня удобной для всех, а собрание более результативным. Во время 5-минутного перерыва, свяжитесь со спикерами по телефону. Оцените их настроение и внесите коррективы при необходимости.
7. Презентация
Кроме четких правил для участников, согласованной повестки дня и тайминга есть еще один остов встречи. Убедитесь, что вы знаете, что хотите обсудить, какие вопросы задать, какую информацию предоставить и какой результат получить. Затем создайте презентацию, которая проведет участников через всю повестку дня. Слайды должны быть хорошо структурированы и лаконичны. Вы можете расшарить свой экран с презентацией или просто самостоятельно идти по ней. Это поможет не сбиться с ритма беседы и получить максимальную отдачу от онлайн-встречи.
8. Меньше людей
Онлайн-встречами управлять сложнее, чем очными. И чем больше людей принимают участие, тем сложнее. Имейте это ввиду при формировании состава собрания. Старайтесь включить только тех людей, без к��торых встреча не имеет смысла. Неключевым участникам можно отправить запись беседы, если существует такая необходимость.
9. Тайминг
Как правило, онлайн-встречи занимают на 30% больше времени, чем очные. Это связано как с разогревом, так и с необходимостью дополнительных уточнений и установки правил. Примите это во внимание при формировании расписания. Не забудьте включить время для подведения итогов встречи и неформальных прощаний после.
10. Нет тишине в эфире
Представьте, что ваше собрание — это радио, чье вещание не должно прерываться. Тишина, когда ничего не происходит, вводит участников в недоумение и расстройство. В такие минуты кто-то может “покинуть” собрание, начав думать о посторонних вещах. Другие участники могут увидеть в тишине возможность показать себя и взять собрание под свой контроль. Такие действия не только подорвут ваше лидерство, но и отвлекут от повестки дня. Единственным исключением для тишины является запланированное молчание, когда участникам даются персональные задания. От “тишины в эфире” спасет только полноценная подготовка к встрече. А полноценная подготовка — это все 9 предыдущих пунктов.
