Я: Публикация будет посвящена, наверное, теме, которая была уже затерта до дыр. Но хотелось тоже внести лепту в развитие IT-направления и рассказать о проблемах связанных с такой областью, как складской учёт
Анализ проблем внедрения и разработки информационной системы складского учета и пути их решений
Общие проблемы при внедрении и разработках информационных систем
Как многие уже понимают и видят, что мир не стоит на месте и технологии на сегодняшний день развиваются в стремительном темпе («Я и сам иногда пропускаю некоторые новости»). На такой благоприятной почве многие, сказал бы большинство, компании стремятся идти нога к ноге с новым миром, где технологические решения и автоматизация играют большую роль в обработке информации (изменении, анализе и т. д.).
Такими технологическими решениями, являются информационные системы.
Информационные системы, если не научным языком – это системы направленные на изменение (доработки) какой-либо хозяйственной деятельности, которая должна повлечь за собой увеличение ее производительности.
Информационные системы на сегодняшний день, являются основой для решения главной проблемы человека, это не возможность обработки и хранение большого объема информации.
Беря во внимание уже приобретенный опыт по внедрению информационных систем, можно выделить общие проблемы, с которыми сталкиваются различные организации, не зависимо от выбора автоматизации бизнес-процессов:
- Малый уровень формализации процессов;
- Весомые изменения в структуре бизнес-процессов организации;
- Проблема с низкой квалификацией сотрудников;
- Трата больших ресурсов компании для привлечения сторонних специалистов для обучения штата сотрудников использованию ИС;
- Все общие сопротивление работников внедрению о информатизациях систем;
- Проблема современной технической оснащенности организации (компьютерные программы, компьютеры);
Тут приведена мала часть проблем. Так же не стоит забывать и о проблемах связанных непосредственно с разработкой таких систем. Внемлите это список:
- Выбор среды для разработки ИС и дальнейшего его поддержания.
- Проблема выбора типа разрабатываемой информационной системы;
- Проблема неправильного анализа требований организации, которая приведет к некорректному пониманию потоков информации в организации.
- Проблема построения корректной функциональной модели, которая может привести к не правильному построению архитектуры ИС.
- Проблема обеспечения целостности и безопасности информации на предприятии.
Конечно, все эти проблемы были уже приведены в интернете, но кто сказал, что они не подходят и для области складского учёта? Информационная система – она и на складе информационная система. Из этого можно сделать маленький вывод, что не зависимо от области автоматизации, компании должны для начала решить общие проблемы, а потом уже сталкиваться с проблемами, ее ждут в той области, в которой она хочет автоматизировать. В нашем случае это складской учёт.
Целями информационных систем складского учета, являются упорядочивания работы склада и сведения к минимуму участия человека (особенно бумажек, которые требуется переносить из отдела в отдел).
Такие системы должны решать проблемы связанные с:
- Правильностью контроля складских остатков в реальном времени;
- Корректностью отслеживание движения товара;
- Точностью фиксация продаж;
- Отчетностью по работе сотрудников;
- Предупреждению о наличие товара на складе;
- Формированию бухгалтерских отчетов и документов для поставщиков;
Список проблем, а точнее функциональностей, которые должны в себя включать информационные системы складского учета можно продолжать до бесконечности. Приведенные проблемы выше, являются основными в проекте, с которым пришлось столкнуться. Будем от них и отталкиваться.
Далее будем рассматривать пути решения поставленных проблем. Не зря же у нас в заголовке статьи написано слово «Анализ».
Сопротивление, это процесс разрушение компании на пути изменение
Данная статья будет включать в себя пути решения для двух проблем. Как видно из заголовка, речь пойдет о проблеме сопротивление сотрудников при внедрении и разработках информационных систем, а вторая проблема будет рассмотрена чуть позже. Не все и сразу.
Данная проблема связана больше не с проблемой разработки, как с проблемой внедрения уже готового продукта.
Я: Наверно вы думаете, что стоило начать с проблемы, которая связана с разработкой? Мой ответ вам – «Это правильное начало». Ответ будут скоро, а для начала разберем сам процесс внедрения досконально.
Внедрение информационных систем можно рассмотреть, как переходной этап от устаревшей системы управления к более современной через переходной этап. Основные задачи переходного состояния можно разделить на три направления(рисунок 1):
---------------------------------------Рисунок 1---------------------------------------
Задачи контроля. Новые изменения в бизнес-процессах организации, приводит к разрушению устоявшейся организационной структуры, а так же утрате контроля над штатом сотрудников в ходе нововведений. Задачу контроля можно решить созданием совершено нового механизма организационного контроля на период изменения.
Задачи власти. В период изменения в организации ощутимо чувствуется борьба за власть из-за нарушения структуры управления. Устранения побочных эффектов власти состоит в проведении политики, где центр власти всецело поддерживает изменения.
Задачи сопротивления изменениям. Работники сталкиваются с изменениями, которым могут оказывать сопротивления по ряду причин:
- Интерес выгоды. Данная причина убеждает человека, что при изменениях он может потерять что-то ценное;
- Недопонимание и недостаток доверия. Из-за неэффективной коммуникации между сотрудниками и руководством возникает недопонимания значимости работы;
- Различная оценка ситуации. Персонал по-разному оценивает важность такой работы;
- Изменения на низком уровни готовности. Многие люди не понимают основ и предназначении информационных систем;
- Второстепенные причины: влияния коллег, усталость от изменений, неудачный опыт в области изменений.
Проблему сопротивления можно решить создав для рабочего персонала комфортные условия на момент изменения. Теперь рассмотрим более подробно способы преодоления сопротивление изменениям (рисунок 2).
---------------------------------------Рисунок 2---------------------------------------
Исходя из приведенных выше методом, разные организации должны решить какие именно им подходят методы. Самых эффективный метод, но так же очень дорогой в обслуживании, является «Поддержка и помощь». Хоть этот метод требует много энергии и ресурсов, но он очень эффективный. Выбор должен пасть именно на него, если организация намерена сохранить сложившийся коллектив в целостности.
Выбор правильной информационной системы, это путь к эффективной автоматизации
Я: Теперь вы понимаете для чего была рассмотрена первая проблема? Для того чтобы органы управления организацией могли эффективно сообщить сотрудникам об грядущих изменениях, а так же не встретить негативного направления в сторону разрабатываемой системы. В данной ситуации хочется сказать – «Предупреждён — значит вооружён».
Далее мы рассмотрим и «проанализируем» классификацию информационных систем, чтобы решить вторую проблему связанную с правильностью выбора типа и вида разрабатываемой системы. Это важный выбор.
Для дальнейшего выбора разрабатываемой информационной системы рассмотрим по каким признакам классифицируется ИС. Поскольку информационные системы значительно различаются по типам объектов, объемом и характером решаемых задач и множеством других признаков. Исходя из этих различий и сложившейся ситуации в сфере информационных технологии, до сих пор не было выведено общепринятой классификации информационных систем. Из этого факта можно вывести, что классификация ИС происходит по различным признакам.
Классификация признаков ИС подразделяется (приведена примерная классификация):
- По уровню сложности;
- По признаку структурированности задач;
- По функциональности;
- По степени автоматизации;
- По концепции построения;
- По режиму работы.
Теперь более подробно рассмотрим всего лишь один признак, исходя из него и сделаем выбор системы, которая будет разрабатываться с учетом проблем и области автоматизации (складской учёт).
Классификация про признаку автоматизации. В зависимости от автоматизации информационные системы разделяются на:
- 1. Ручные ИС;
- Автоматизированные ИС;
- Автоматические ИС.
Исходя из данной классификации, а, то есть учитывая одну приведенную классификацию, уже можно сделать вывод и закрыть вторую проблему связанную с выбором типа и вида информационных систем. Что для автоматизации такого аспекта деятельности организации, как складской учет, требуется система, которая не будет являться системой, где процессы протекают без участия человека, а так же где человека является самой системой и выполняет все задачи в ручную. Такой системой можно считать – Автоматизированную информационную систему.
Автоматизированные информационные системы, являются решение поставленной проблемы, поскольку в свою очередь предоставляют решение таких задач, как:
- Устранения рутинных операций;
- Сокращения трудозатрат;
- Увеличения скорости обработки и преобразования информации;
- Оперативность в обслуживания клиентов;
- Возможность провести статический анализ;
- Возможность эффективного использования информационных ресурсов.
Данные задачи, можно приравнять к решению проблем связанных с областью складского учета.
Вывод:
Данная статья включает в себя рассмотрение основных проблем, с которыми может столкнуться организация при попытках разработать и внедрить в свою структуру совершенной новую информационную систему.
Так же проанализировав выявленные проблемы, были приведены пути решения некоторых проблем связанных с: сопротивления при внедрении ИС, выбор типа разрабатываемой системы и областью складского учёта.
Автор: Евченко Иван Валерьевич
Северо-кавказкий социальный институт — 2020 год
