В этой статье мы поговорим о том, почему не стоит создавать архив документов на базе ERP-системы, в частности, в SAP. Однако рассматриваемые проблемы и подходы к минимизации рисков касаются и других учётных систем.

Почему не стоит создавать архив на базе ERP?

Несмотря на возможность, не стоит создавать архив документов в рамках ERP-системы. Во-первых, весь поток документов, которые курсируют в организации, шире ERP-контура. А значит, потребуется подключить к системе новых пользователей. Во-вторых, появится задача реализовать интеграции к другим системам. В сумме подключение новых пользователей и интеграция SAP-системы выйдет дорогим удовольствием. Плюс появляются риски стабильной работы для критически важной бизнес-системы, если нагружать её дополнительными не свойственными возможностями.

Производители SAP констатируют факт, что «родные» сервисы SAP по хранению файлов имеют ограниченную масштабируемость, и рекомендуют использовать решения компании OpenText для реализации подсистемы хранения файлов для приложений, реализованных на платформе SAP.

Почему не стоит создавать архив на базе OpenText?

Модуль OpenText Extended ECM for SAP Solutions подменяет собой стандартное файловое хранилище. Он отвечает за высокомасштабируемое хранилище контента. В результате пользователи продолжают работать с файлами документов в едином интерфейсе SAP (как через интерфейс конкретной транзакции, так и через GOS-меню). В случае отсутствия лицензии на доступ к SAP они могут работать с документами через интерфейс OpenText в соответствии с правами доступа. Документы, созданные в SAP, могут обрабатываться в приложениях, создаваемых в среде OpenText.

Недостатки реализации электронного архива на базе OpenText

Высокая стоимость лицензий
Высокая стоимость дополнительных интеграций
Не является отечественным решением (минус в сложившихся обстоятельствах импортозамещения)
Дублирует функциональность архива, которая есть в каждой российской СЭД-системе. Порождать в IT-ландшафте ещё один архив, ориентированный исключительно на работу с документами SAP, как минимум нерационально.

Как вариант, можно создать модуль интеграции архива и SAP, аналогичный OpenText, на базе используемой в организации СЭД. Хотя решать такую задачу должен сам вендор СЭД. Несколько лет назад перед компанией «ДоксВижн» клиент поставил задачу — интегрировать SAP и платформу Docsvision. И мы разработали соответствующий модуль для подмены хранилища, сделав его более масштабируемым.

Рис. 1. Для работы с файлами, хранящимися в Docsvision, пользователи SAP используют привычный интерфейс

Был разработан специальный компонент для просмотра данных архива и поиска документов по содержимому непосредственно в интерфейсе SAP-системы (DVExplorer for SAP).

Рис. 2. Модуль позволяет просматривать структуру хранения документов и искать документы

Модуль позволяет автоматически сохранять версии изменённых документов, генерировать и сохранять штрихкоды документов и настраивать сценарии синхронизации метаданных между учётными карточками документов в Docsvision и данными транзакций SAP. А с учётом интеграционных возможностей платформы Docsvision можно создавать сложные взаимосвязи, включающие обработку документов в SAP, Docsvision, 1С, и обмениваться документами с контрагентами через операторов ЭДО.

Такое решение оказывается менее дорогостоящим и соответствует всем требованиям по импортозамещению. А развивать его гораздо проще.

Рис. 3. Архитектура решения по управлению заявками с использованием SAP и Docsvision

Почему именно сейчас становится важен электронный архив?

Всё больше компаний обмениваются документами, сопровождающими хозяйственные взаимоотношения, в электронном формате. Нормой стало передавать бухгалтерские документы: счета-фактуры, накладные и акты -— через операторов ЭДО. В ближайшее время оцифруются транспортные накладные и путевые листы. Параллельно мы видим рост интереса к электронным архивам.

Бухгалтерия создаёт сразу электронные первичные документы в учётной системе, откуда они бесшовно передаются контрагентам или даже в налоговую через оператора ЭДО с сохранением юридической значимости. Каждый оператор ЭДО предлагает шлюз для интеграции с учётными системами и хранение электронных документов в своём облаке. Казалось бы, уже имеется вся необходимая инфраструктура для старта электронного взаимодействия, на практике что-то идёт не так. Ряд обстоятельств не позволяют более-менее крупной организации использовать такое простое решение для хранения документов, и требуется полноценный электронный архив.

Деятельность крупного предприятия обслуживает не одна учётная система. За пределы ERP-контура выносятся процессы, связанные с кадровым и производственным учётом. Сквозные бизнес-процессы по согласованию договоров, закупкам и работе с документами обслуживает внутренняя система электронного документооборота, включая согласование бухгалтерских документов. Например, когда бухгалтер согласует с ответственным сотрудником факт предоставления услуги или доставки объёма продукции для закрытия сделки и подписания актов. В то же время бумажные бухгалтерские документы ещё не изжили себя.

Из-за того, что учётные документы не хранятся в единой системе, а разбросаны по системам, сотрудники бухгалтерии тратят достаточно рабочего времени на поиск нужных данных, например, по запросу ФНС.

Решить задачу оперативного доступа к документам и поиску нужного может электронный архив. Он собирает электронные документы и скан-копии. Ожидается, что уже в этом году будет принят закон о дубликате документов. Тогда ещё больший объём бумажных документов можно будет перевести в цифровой формат и избавиться от пыльных архивов. В результате стоимость хранения документов резко сократится, а доступ станет удобнее, позволит посмотреть единый архив сотрудникам распределённых филиалов.

Больше на эту тему я расскажу на бесплатном вебинаре «Архив в цифре —- что, где, когда?», который состоится 23 сентября (четверг) в 11:00 (мск). Дополнительно мы с коллегами продемонстрируем работу архива на базе платформы Docsvision и ответим на вопрос: по каким критериям лучше выбирать системы для решения этой бизнес-задачи?

Как снизить стоимость владения электронным архивом в связке с SAP?