К нам часто обращаются специалисты из бухгалтерской или юридической службы за консультацией о том, как им уже избавиться от хранения всех документов на бумаге и вступить в мир без бумаги.
Таких вопросов становится всё больше, так как государство проделало колоссальную работу по подготовке соответствующей нормативной базы. То есть бухгалтеры и юристы могут позволить себе отказаться от бумаги без бизнес-рисков. Однако такой переход требует существенных усилий по организации необходимой инфраструктуры, изменению бизнес-процессов и внедрению соответствующих программных решений. Ключевой компонент в ИТ-инфраструктуре для такого перехода – электронный архив бухгалтерских документов (АБД). Он обеспечивает хранение и доступ ко всем бухгалтерским документам. Далее давайте разберёмся, какими функциями ему необходимо обладать, чтобы помочь бухгалтерам решить их задачу.
1 критерий – одна система для хранения всех видов учётных документов
В электронном архиве бухгалтеры базово должны хранить два типа документа:
Электронные скан-копии бумажных документов, которые они получили по почте или курьерской доставкой от контрагентов.
Оригинальные электронные структурированные учётные документы, которые мы получаем через операторов ЭДО. Порой бухгалтеры сталкиваются с проблемой – как найти в организации менеджера, ответственного за эту услугу и подтвердить у него факт исполнения обязательств в полном объёме.
Однако, что по факту хранится в архиве бухгалтерских документов:
Скан-копии бумажных документов включают собственно сканы бумажных документов, набор метаданных и сопроводительную информацию, например, о месте хранения физического документа.
Электронные структурированные документы (счета-фактуры, акты, УПД) содержат сложную модель данных. Например, документы могут содержать табличные данные (элементы позиций), сложные справочные данные, отдельные атрибуты, на формирование которых наложены определённые правила и ограничения и пр.
Метаданные, сопровождающие хранимый в архиве документ (неважно, скан или сразу электронный документ), помогают искать документ, установить связи с отчётными формами. Это могут быть процессы аудита, камеральных проверок, предоставления документов по требованиям в налоговую инспекцию, процессы налогового мониторинга и пр.
Номенклатура типов документов и их формат не являются стабильными. Они расширяются и изменяются. Поэтому конструкторы форм учётных карточек для всех документов должны поддерживать структуры данных для сложных формализованных документов, описанных выше.
Сам по себе безбумажный структурированный учётный документ не содержит визуальной формы представления. Необходимо, чтобы электронный архив содержал средства генерации визуального представления безбумажных документов и механизмы их настройки.
2 критерий - гибко конфигурируемая подсистема потокового ввода
Наполнить электронный архив копиями бумажных документов можно несколькими способами: организовать централизованный потоковый ввод документов, локально сканировать документы на местах. Архив должен предоставить варианты, чтобы наполнить архив данными:
Средства интеграции сканерного оборудования для реализации как ручного, так и потокового сканирования, управления и распознавания штрихкодами и пр.
Средства настройки процессов (Workflow) наполнения архива различной логической организации.
Средства управления физическим размещением бумажных копий документов.
Средства распознавания форм бумажных учётных бухгалтерских документов для получения необходимых метаданных.
Подсистема распознавания форм документов является одной из самых трудоёмких задач, возникающих при внедрении архива. Сложность заключается в настройке шаблонов распознавания для всех типов документов, которые должны быть погружены в архив. Несмотря на унификацию форм бумажных бухгалтерских документов, на практике между компаниями курсируют разнообразные по форме одни и те же документы, которые формируются в различных ИТ-системах в разных организациях.
3 критерий - интеграция с операторами ЭДО и учётной системой
Структурированные документы могут передаваться в электронный архив из различных источников:
непосредственно от оператора ЭДО (например, Контур.Диадок);
из учётной системы (в случае если обмен с оператором ЭДО реализован через учётную систему).
Значит, электронный архив должен иметь шлюзы к операторам ЭДО и учётным системам, которые позволят настраивать сценарии взаимодействия без существенного низкоуровневого программирования.
4 критерий - механизмы работы с электронной подписью
Безбумажные документы, хранящиеся в архиве, заверяются электронной подписью (ЭП). Значит, необходимо поддержать функции для работы с ЭП:
Механизмы верификации электронной подписи. Для электронного архива необходимы средства верификации ЭП на документах любого формата. При верификации подписи с машиночитаемой доверенностью (МЧД) необходимо иметь и механизмы проверки кода полномочий, который указан в МЧД для подписанта документа.
Соблюдение требований ФЗ-63 к процедурам заверения и верификации подписи, которые необходимо учитывать при реализации архива. Например, требования о возможности просмотра содержимого документа в момент подписания и верификации подписи.
Поддержка механизмов усовершенствованной ЭП в системе. Необходимо, чтобы механизмы нанесения и верификации ЭП поддерживали механизмы усовершенствования подписи в виде поддержки штампов времени и OCSP проверок.
В структурированном документе электронная подпись наносится не на файл, а на отдельные элементы структуры, при этом подписывается не весь документ, а соответствующие элементы его структуры (например, данные о регистрации могут не подписываться или подписываться другим видом подписи). Система должна содержать средства управления структурой заверения документа и поддержку соответствующих механизмов верификации подписи.
Должны поддерживаться механизмы импорта/экспорта документов с усовершенствованной ЭП, в частности, корректное получение ЭП из системы оператора ЭДО.
5 критерий - возможность объединить в одной логической базе документы из различных физических архивов
На практике мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда первичные учётные документы хранятся в различных физических локациях и подсистемах. Если в этом случае необходимо ещё выполнить проект интеграции к налоговому мониторингу, то необходимо реализовать доступ к внешним системам физического хранения документов через общий интерфейс (как программный, так и пользовательский), создав виртуальное хранилище. Соответственно, подсистема построения электронного архива должна содержать готовые компоненты интеграции с наиболее распространёнными системами, в которых осуществляется физическое хранение файлов электронных документов.
6 критерий – кастомизация и программные интерфейсы для доступа к данным архива
Мы уже выяснили, что возможны различные сценарии автоматизированной обработки тех или иных правил загрузки и хранения документов в архиве. Архив бухгалтерских документов - не монолитное решение. Оно вынуждено меняться и адаптироваться в результате законодательных изменений, развития бизнеса и необходимости поддержать работу с новыми типами документов. Архив должен поддерживать различные регламенты и внешние комплаенсы по управлению документов. Например, требуется перештамповать документы длительного хранения.
Чтобы у пользователей архива оставалась возможность меняться и развиваться, сама система должна предоставлять инструменты для программной и визуальной кастомизации, настройки форм документов и бизнес-процессов по их обработке. В частности, должны реализоваться программные интерфейсы для встраивания функций работы с документами, хранящимися в архиве, для различных прикладных систем и приложений, используемых в организации.
Если вы хотите узнать больше про то, как организовать электронный архив в организации, по каким критериям оценивать решение, то можем сказать, что мы написали электронную книгу по этой теме.
