Здравствуйте! Я - генеральный директор аккредитованной ИТ-компании "Цифровизация инженерного дела". А еще 10 лет работал в европейской компании Danfoss в России на разных позициях, в т.ч. в отделе развития бизнеса, где занимался проектированием и разработкой программного обеспечения.
Необходимость знаний юридического оформления ПО не очевидна, пока не столкнетесь с тем, что непонимание процесса оформления у заказчика затягивает весь процесс разработки.
Регистрация нематериального актива (НМА) это комплексное мероприятие и работа бухгалтера, юриста, владельца продукта и других вовлеченных лиц.
Бухгалтерия должна собрать больше информации о создании программы, например, каким способом приобретается и/или создается программное обеспечение. Это может быть покупка готового продукта, корпоративная лицензия, подписка, использование открытого исходного кода, авторский заказ, заказ услуг по разработке, разработка своим штатом программистов и другие варианты. Рассмотрим сценарий, в котором главными становятся расходы на покупку услуг, связанных с разработкой программного обеспечения. Для собственного продукта рекомендую фиксировать договор с отчуждением исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности исполнителя в пользу заказчика (можно руководствоваться ст.1234 ГК РФ).
Сначала нужно сделать проводку: дебет 08 Кредит 60(76,51,...). Требуется сформировать первоначальную стоимость активов, где будут учтены затраты, непосредственно связанные с приобретением нематериального актива. Программа, созданная компанией, считается нематериальным активом и учитывается по фактической стоимости, которая определяется как совокупность всех затрат, связанных с процессом создания: основные средства, заработная плата сотрудников, занятых в создании нематериального актива, страховые взносы на ФОТ, услуги контрагентов и поставщиков(договор на разработку с учетом отчуждения исключительных прав и акт сдачи-приемки работ), приобретение патентов, уплата пошлин и аренда помещений (если разработчики работают в отдельных офисах). В расходы не включаются только уплаченные возвратные налоги (п. 3 ст. 257 НК РФ), например, НДС за услуги, оказываемые поставщиками.
Далее формируется проводка: Дебет 04 Кредит 08. Нематериальный актив будет принят к бухгалтерскому учету. Первичный документ - Акт ввода в эксплуатацию нематериального актива.
Включите каждый из приобретенных программных продуктов в бухгалтерский учет организации с указанием стоимости, количества лицензий и условий использования. Программное обеспечение должно быть также внесено в инвентаризацию организации, для этого можно составить Инвентарную карточку учета нематериальных активов по форме НМА-1. На этом этапе компания определяет срок полезного использования (СПИ) актива, который не должен превышать срок деятельности фирмы. Если невозможно точно установить СПИ, такие активы считаются нематериальными активами с неопределенным сроком использования, и амортизация в бухгалтерском учете на них не начисляется (п. 23 ПБУ 14/2007). В налоговом учете для обложения прибыли по исключительному праву на такие объекты устанавливается СПИ не менее 2-х лет (п. 2 ст. 258 НК РФ). При линейном методе амортизации норма амортизационных отчислений определяется путем деления стоимости нематериального актива на срок его полезного использования.
Акт ввода в эксплуатацию программного обеспечения. Что это такое?
Акт ввода в эксплуатацию программного обеспечения – это по сути документ, который подтверждает факт создания и готовности к использованию нематериального актива. Такой акт необходим для учета стоимости нематериального актива, начисления и оплаты амортизации, а также для налогового учета и статистической отчетности.
Акт ввода в эксплуатацию программного обеспечения составляется при следующих условиях:
1. Закончен этап разработки программного обеспечения
2. Программное обеспечение соответствует установленным требованиям и готово к использованию в работе
3. Затраты на создание нематериального актива могут быть зафиксированы и использованы для определения его стоимости
Содержание акта
Акт ввода в эксплуатацию программного обеспечения должен содержать следующую информацию:
1. Наименование компании-разработчика программного обеспечения, ее адрес, ИНН
2. Наименование программного обеспечения и его версия
3. Описание функционала программного обеспечения
4. Фактическая стоимость нематериального актива с разбивкой затрат на составляющие
5. Срок полезного использования программного обеспечения и метод начисления амортизации
6. Дата и место ввода программного обеспечения в эксплуатацию
7. Подписи уполномоченных представителей компании, ответственных за разработку и внедрение программного обеспечения.
Как оформить акт ввода в эксплуатацию?
Для оформления акта ввода в эксплуатацию программного обеспечения как нематериального актива необходимо выполнить следующие шаги:
1. Подготовить проект акта, составить расчеты для определения фактической стоимости нематериального актива и выбрать метод амортизации
2. Согласовать проект акта с руководством и уполномоченными представителями компании
3. Оформить акт в двух экземплярах: один хранится в бухгалтерии, другой – у лица, ответственного за учет нематериальных активов
4. Внести соответствующие записи в учетные книги, начислить амортизацию и уплатить налоги, связанные с эксплуатацией программного обеспечения
Создание программного обеспечения и внедрение его в рабочие процессы компании – это сложный и кропотливый процесс, который требует больших интеллектуальных и финансовых вложений. В соответствии с законодательством, программное обеспечение является нематериальным активом. Введение этого актива в эксплуатацию требует оформления специального документа – акта ввода в эксплуатацию программного обеспечения. Оформление акта ввода в эксплуатацию программного обеспечения является необходимой процедурой, позволяющей перевести программный продукт из статуса разработка программного обеспечения в актив компании, который приносит экономическую пользу. Таким образом, акт служит для фиксации момента перехода программного обеспечения в статус нематериального актива и начала использования его в работе фирмы.
И конечно имеет место консультация юриста и гарантии на то, чтобы не было нарушений авторских прав.
