Привет, меня зовут Марина Гончарова, я старший менеджер проектов в Купере (ex СберМаркет). Я работаю в IT с 2008 года, а проджектом — с 2015, и за эти годы у меня накопилось много знаний, приёмов и лайфхаков, которыми хочется делиться. Одна из таких животрепещущих тем — как сделать даже короткие встречи эффективными и результативными для всех участников.
При работе в разных компаниях я сталкивалась с тем, что все встречи по умолчанию ставятся минимум на час, и даже за час мы не всегда успеваем всё обсудить. 8 рабочих часов, 7-8 встреч — и вот весь день занят, а работать некогда, ну или приходится перерабатывать вечером. Лёд тронулся во время пандемии, когда компании перешли на удалёнку, и стало ясно, что с таким обилием часовых встреч нужно что-то делать.
Началась практика встреч на полчаса, но чтобы уложиться, обсудить только важное, и не уйти с открытыми вопросами, такие встречи нужно проводить по определённым правилам. И я подумала, что может быть полезно эти правила сформулировать и рассказать. Вам может показаться, что эти правила — это базовая база, но мне ни разу не попадались ни статьи на эту тему, ни в книжках я не видела лаконичного описания этой базы.
Какие основные правила важно соблюдать, чтобы встречи проходили эффективно
Я считаю, что гигиенический минимум каждой встречи состоит из четырёх правил:
Ставить встречи по календарю. Важно не просто назначать дату и время, а открывать календари всех участников и выбирать свободный для всех слот. Советую учитывать все календари, даже если встреча на большую группу. Конечно, если во встрече участвуют топы, можно попросить остальных участников по возможности подстроиться, но в идеале нужно искать свободный слот для всех.
Писать адженду. В приглашении стоит написать, что вы хотите обсудить на встрече, чтобы участники могли подготовиться и настроиться на тему, и чтобы для всех повестка была одинаковой. Потому что одно и то же название встречи, например, «Обсуждаем итоги квартала» может быть воспринято по-разному: вы ждёте, что все подготовят мини-доклады про результаты, часть сотрудников думает, что нужно прийти и послушать речь руководителя, а кому-то может показаться, что итоги неудовлетворительные, и на встрече будут озвучивать санкции. А ещё понимание адженды позволяет участникам дополнительно позвать на встречу людей, которые, как им кажется, нужны для обсуждения темы.
Проговаривать на встрече, каких результатов от неё вы ждёте. Это можно написать в адженду, но стоит дополнительно озвучить в начале встречи. Просто собраться и обсудить что-то — это одно, но если вы хотите принять какое-то решение, достичь цели — важно для начала это сформулировать для себя, а потом озвучить всем участникам. Чтобы понять для себя цели встречи, может помочь задать себе вопрос — а что будет успехом встречи?
Писать протокол встречи (MoM — moments of meeting) и отправлять его всем участникам. Во-первых, это поможет восстановить хронологию событий, а во-вторых, из-за огромного количества коммуникаций и потока входящей информации людям свойственно довольно быстро забывать подробности встречи. Протокол помогает по пунктам восстановить всё, что вы обсудили, и заодно пропинговать вовремя тех, кто взял на себя задачи. Его удобно писать прямо во время вс��речи, заранее подготовив себе инструмент для записей, это может быть даже бумажный блокнот.
И, конечно, важно следить за ходом встречи, не давать разговору уйти от темы и не отступать от финальной цели.
Как регулировать ход встречи, чтобы участники не отвлекались от повестки
Правило удержания внимания участников во время встречи одно — постоянно напоминать, для чего мы собрались. Бывает, что люди подключают эмоции, и уходят от повестки, и здесь важно вернуться к теме, к цели этой встречи. Исключением здесь могут быть ретро, на которых сама цель встречи — обсудить прошедшую неделю, и нет задачи, которую нужно решить.
Если обсуждение начинает уходить от заданного русла, я обычно записываю возникшие новы�� вопросы и предлагаю участникам зафиксировать их и назначить отдельную встречу, или, например, обменяться мнениями в режиме чата.
Бывает и такое, что в процессе обсуждения меняется цель встречи, и это тоже нормальная практика. Например, когда поднимается вопрос, который блокирует основную цель, и, пока он не будет решён, вы не сможете идти дальше по изначальному плану.
Почему важно резюмировать встречу и подробно проговаривать все итоги
Выше мы уже обсудили, что важно писать протокол встречи, но хочется заострить внимание на том, как важно проговорить итоги встречи в конце подробно со всеми участниками.
Мы все разные, с разным бэкграундом и восприятием слов и контекстов. Одни и те же поинты в обсуждении могут быть восприняты совершенно по-разному. Поэтому в конце встречи я проговариваю достигнутые договоренности в первую очередь для себя, чтобы убедиться, что я на 146% поняла всё правильно, потому что с итогами встречи работать дальше в первую очередь предстоит мне. Обычно я зачитываю то, что было зафиксировано в процессе встречи, ну или рассказываю то, что планирую записать после встречи в качестве МоМ.
Это поможет сделать работу над задачей прозрачной для всех участников, к этим записям можно будет возвращаться при возникновении спорных моментов, и для всех будут ясны следующие шаги по проекту.
Как правила работают на практике: пример установочной встречи
Сразу оговорюсь, что сейчас для меня выполнение «гигиенического минимума» встречи — такая же простая и очевидная рутина, как почистить зубы. Я не прилагаю к этому специальных усилий, просто иду и делаю. Но так было не всегда — как и любой навык, ведение встреч выстраивалось постепенно.
Приведу пример на установочной встрече по проекту. Не важно, будет ли эта встреча получасовой — механизм проведения всегда один.
Сначала я чётко формулирую, что я хочу получить от этой встречи — отвечаю себе на вопрос: что я буду считать успехом этой встречи? Это может быть как формирование плана проекта (тут имею в виду глубокую проработку до плана прямо на встрече), так и назначение ответственных по проекту. Всё зависит от глубины предварительной проработки, состава участников и прочих факторов.
На установочной встрече важно не уйти в бесконечно долгую дискуссию (читай как холивар) о проекте и о том, сколько он нам принесёт прибыли или другого профита.
Потому что главная цель встречи — не похоливарить, а сформировать план проекта/определить ответственных по проекту/подставьте свою цель.
В зависимости от цели я составляю список участников, выбираю по календарю удобный для всех слот, ставлю встречу, и пишу адженду о проекте, и о том, зачем мы его делаем, а главное — какой результат от этой встречи нам нужно получить. Потом дополнительно проговариваю это в начале встречи, немного углубляясь в детали, чтобы убедиться, что все участники в курсе.
Слежу за ходом встречи: если не направлять дискуссию в нужное русло, совещаться можно бесконечно. В конце встречи у меня готово резюме, в котором подробно описано, о каких шагах мы договорились, на ком стоят задачи, какие у них дедлайны, и когда мы промежуточно сверяем результаты. Этот протокол встречи я отправляю в минимум два канала связи, это может быть письмо в почту и сообщение в общую группу в мессенджере. Это позволяет минимизировать недопонимания и ситуации, когда кто-то из участников просто не увидел резюме встречи и не знал или забыл, что от него чего-то ждут.
Согласованные на встрече ответственные и дедлайны позволяют прийти к участникам встречи с kindly reminder о задачах. Лучше делать это не впритык к дедлайну, а заранее, так будет больше шансов вовремя синхронизироваться. Из-за огромного потока информации люди забывают о некоторых задачах и это нормально, моя задача — помочь и напомнить вовремя.
Выводы
Чтобы встречи проходили эффективно, их результат был прозрачен для всех участников и задачи выполнялись в срок, важно соблюдать четыре основных правила:
Искать время для встреч по календарю, а не придумывать его рандомно, и по возможности искать свободный слот для всех участников.
Писать адженду, чтобы все участники встречи понимали, что именно вы будете обсуждать, и могли подготовиться.
Проговаривать на каждой встрече, каких результатов вы от неё ждёте.
Писать протокол встреч (МоМ) и отправлять его на всех участников во всех доступных каналах связи.
Вероятно, все эти правила вы уже знаете. Но применяете ли? Каждый ли раз? Если не получается включить правила в рутину, но хотелось бы — можно выписать их на стикер и приклеить его на видное место, и через некоторое время, скорее всего, вы заметите за собой, что их соблюдение перестало быть «каторгой» и «тратой времени», а стало необходимым элементом в действии «назначить встречу».
Конечно, я понимаю, что это не все лайфхаки, которые могут быть, и поэтому буду рада, если вы поделитесь своими правилами встреч в комментариях. Обсудим! :)
Tech-команда Купера (ex СберМаркет) ведет соцсети с новостями и анонсами. Если хочешь узнать, что под капотом высоконагруженного e-commerce, следи за нами в Telegram и на YouTube. А также слушай подкаст «Для tech и этих» от наших it-менеджеров.
