В статье разбираю конкретный пример - как при помощи Google Apps Script на основании шаблона, созданного в Гугл Документах массово создавать договора дарения из строк Гугл Таблицы.
Массово создавать типовые договора можно когда есть документ-шаблон с готовым форматированием и в нём промаркированы ключевые поля, которые идут под замену для каждой новой строчки таблицы. После автозамены копия заполненного шаблона сохраняется с установленным именем в виде Гугл Документа и может сразу автоматически преобразована в PDF или файл Microsoft Word.
Автозаполнение договоров дарения
Во многих организациях бухгалтеры отвечают за составление договоров дарения от организации. Эта задача может быть однотипной, трудо��мкой и подверженной ошибкам при выполнении вручную. Все данные скорее всего хранятся в 1С, но из неё можно сделать экспорт в Эксель и дальше скопировать в Гугл Таблицы:
Используя скрипт Google Apps, этот процесс можно полностью автоматизировать. Скрипт извлекает данные из таблицы Google, содержащей сведения о сотрудниках:
Дата заключения договора
ФИО
Должность
Сумма
Подарок
Паспорт
ИНН
Затем составляется однотипный шаблон документа Google для всех сотрудников:
После этого время работы гугл скрипта.
Скрипт автозаполнения договоров
Ниже приведён скрипт автозаполнения договоров дарения, написанный на Google Apps Script. Это скриптовый язык программирования, который используется для автоматизации работы с сервисами Google, такими как Gmail, Google Docs, Sheets, Slides, Forms и другими. Он позволяет создавать пользовательские функции, макросы и приложения, которые могут взаимодействовать с данными внутри этих сервисов. Это мощный инструмент для повышения производительности труда и улучшения взаимодействия между различными компонентами экосистемы Google:
function generateDocumentsFromSpreadsheet() {
// Подробнее: https://habr.com/ru/articles/843488/
console.log(`Функция generateDocumentsFromSpreadsheet начала работу в ${(new Date()).toLocaleString("ru-RU")}`);
// Доступ к таблице и получение данных
const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
const sheet = ss.getSheetByName("Автозаполнение"); // Измените на название вашего листа
const data = sheet.getDataRange().getValues(); // Получаем все данные с таблицы
// Открытие шаблона Google Документа
const templateDocId = "1y2XQhZBХХХХХХХХХХХХХzyfnXh8yUQ"; // Замените на настоящий идентификатор вашего шаблона
const templateDoc = DriveApp.getFileById(templateDocId);
const templateFolder = templateDoc.getParents().next(); // Получаем папку, в которой находится шаблон
// Проходим по каждой строке (начиная со второй, чтобы пропустить заголовки)
for (let i = 1; i < data.length; i++) {
const [rawDate, fullName, position, rawAmount, gift, passport, tin] = data[i]; // Получаем данные из строки таблицы
console.log(`Работаем с ${fullName}.`);
let formattedAmount = '';
formattedAmount = rawAmount + " (" + FloatToSamplesInWordsRus(rawAmount) + ")" // Форматируем сумму как текст (включая пропись)
// Форматируем дату
let formattedDate = '';
if (rawDate instanceof Date) {
formattedDate = Utilities.formatDate(rawDate, Session.getScriptTimeZone(), "dd.MM.yyyy"); // Преобразуем дату в формат "дд.мм.гггг"
}
// Создание нового документа на основе шаблона
const copyDoc = templateDoc.makeCopy(`Заполненный - ${fullName}`); // Копируем шаблон и называем новый документ по ФИО
const copyDocId = copyDoc.getId();
// Открываем новый документ
const copyDocAsDoc = DocumentApp.openById(copyDocId);
const copyDocBody = copyDocAsDoc.getBody();
// Замена шаблонных полей на данные из таблицы
copyDocBody.replaceText('Дата', formattedDate);
copyDocBody.replaceText('ФИО', fullName);
copyDocBody.replaceText('Должность', position);
copyDocBody.replaceText('Сумма', formattedAmount);
copyDocBody.replaceText('Подарок', gift);
copyDocBody.replaceText('Паспорт', passport);
copyDocBody.replaceText('ИННномер', tin);
// Замена текста полей на соответствующие данные
// Сохранение и закрытие заполненного документа
copyDocAsDoc.saveAndClose();
// Преобразование документа в PDF, если надо
// const pdfBlob = DriveApp.getFileById(copyDocId).getAs("application/pdf");
// Сохранение копии PDF на Google Диске
// const pdfFile = templateFolder.createFile(pdfBlob).setName(`Заполненный - ${fullName}.pdf`);
// Дополнительно: удалите промежуточный Google Документ, если нужен только PDF
// DriveApp.getFileById(copyDocId).setTrashed(true);
}
console.log(`Функция generateDocumentsFromSpreadsheet закончила работу в ${(new Date()).toLocaleString("ru-RU")}`);
}
// Карта для преобразования чисел в слова (рубли) отсюда https://habr.com/ru/articles/104057/
var mapNumbers = {
0: [2, 1, "ноль"],
1: [0, 2, "один", "одна"],
2: [1, 2, "два", "две"],
3: [1, 1, "три"],
4: [1, 1, "четыре"],
5: [2, 1, "пять"],
6: [2, 1, "шесть"],
7: [2, 1, "семь"],
8: [2, 1, "восемь"],
9: [2, 1, "девять"],
10: [2, 1, "десять"],
11: [2, 1, "одиннадцать"],
12: [2, 1, "двенадцать"],
13: [2, 1, "тринадцать"],
14: [2, 1, "четырнадцать"],
15: [2, 1, "пятнадцать"],
16: [2, 1, "шестнадцать"],
17: [2, 1, "семнадцать"],
18: [2, 1, "восемнадцать"],
19: [2, 1, "девятнадцать"],
20: [2, 1, "двадцать"],
30: [2, 1, "тридцать"],
40: [2, 1, "сорок"],
50: [2, 1, "пятьдесят"],
60: [2, 1, "шестьдесят"],
70: [2, 1, "семьдесят"],
80: [2, 1, "восемьдесят"],
90: [2, 1, "девяносто"],
100: [2, 1, "сто"],
200: [2, 1, "двести"],
300: [2, 1, "триста"],
400: [2, 1, "четыреста"],
500: [2, 1, "пятьсот"],
600: [2, 1, "шестьсот"],
700: [2, 1, "семьсот"],
800: [2, 1, "восемьсот"],
900: [2, 1, "девятьсот"]
};
var mapOrders = [{
_Gender: true,
_arrStates: ["рубль", "рубля", "рублей"]
},
{
_Gender: false,
_arrStates: ["тысяча", "тысячи", "тысяч"]
},
{
_Gender: true,
_arrStates: ["миллион", "миллиона", "миллионов"]
},
{
_Gender: true,
_arrStates: ["миллиард", "миллиарда", "миллиардов"]
},
{
_Gender: true,
_arrStates: ["триллион", "триллиона", "триллионов"]
}
];
var objKop = {
_Gender: false,
_arrStates: ["копейка", "копейки", "копеек"]
};
function Value(dVal, bGender) {
var xVal = mapNumbers[dVal];
if (xVal[1] == 1) {
return xVal[2];
} else {
return xVal[2 + (bGender ? 0 : 1)];
}
}
function From0To999(fValue, oObjDesc, fnAddNum, fnAddDesc) {
var nCurrState = 2;
if (Math.floor(fValue / 100) > 0) {
var fCurr = Math.floor(fValue / 100) * 100;
fnAddNum(Value(fCurr, oObjDesc._Gender));
nCurrState = mapNumbers[fCurr][0];
fValue -= fCurr;
}
if (fValue < 20) {
if (Math.floor(fValue) > 0) {
fnAddNum(Value(fValue, oObjDesc._Gender));
nCurrState = mapNumbers[fValue][0];
}
} else {
var fCurr = Math.floor(fValue / 10) * 10;
fnAddNum(Value(fCurr, oObjDesc._Gender));
nCurrState = mapNumbers[fCurr][0];
fValue -= fCurr;
if (Math.floor(fValue) > 0) {
fnAddNum(Value(fValue, oObjDesc._Gender));
nCurrState = mapNumbers[fValue][0];
}
}
fnAddDesc(oObjDesc._arrStates[nCurrState]);
}
function FloatToSamplesInWordsRus(fAmount) {
var fInt = Math.floor(fAmount + 0.005);
var fDec = Math.floor(((fAmount - fInt) * 100) + 0.5);
var arrRet = [];
var iOrder = 0;
var arrThousands = [];
for (; fInt > 0.9999; fInt /= 1000) {
arrThousands.push(Math.floor(fInt % 1000));
}
if (arrThousands.length == 0) {
arrThousands.push(0);
}
function PushToRes(strVal) {
arrRet.push(strVal);
}
for (var iSouth = arrThousands.length - 1; iSouth >= 0; --iSouth) {
if (arrThousands[iSouth] == 0) {
continue;
}
From0To999(arrThousands[iSouth], mapOrders[iSouth], PushToRes, PushToRes);
}
if (arrThousands[0] == 0) {
// Handle zero amount
if (arrThousands.length == 1) {
PushToRes(Value(0, mapOrders[0]._Gender));
}
var nCurrState = 2;
PushToRes(mapOrders[0]._arrStates[nCurrState]);
}
if (arrRet.length > 0) {
// Capitalize first letter
arrRet[0] = arrRet[0].match(/^(.)/)[1].toLocaleUpperCase() + arrRet[0].match(/^.(.*)$/)[1];
}
arrRet.push((fDec < 10) ? ("0" + fDec) : ("" + fDec));
From0To999(fDec, objKop, function () {}, PushToRes);
return arrRet.join(" ");
}Процесс выполнения:
Скорость заполнения: 3-4 секунды на 1 договор.
Результат
После выполнения скрипта создаётся необходимое количество договоров дарения в папке расположения таблицы:
Как воспользоваться этим кодом?
Чтобы вставить и запустить скрипт Google Apps в таблицу Google, выполните следующие действия:
Откройте Google Таблицы: начните с открытия своей таблицы Google.
Откройте редактор скриптов: нажмите «Расширения» в меню, затем выберите «Скрипт приложений». Это откроет редактор скриптов приложений на новой вкладке.
Вставьте скрипт: в редакторе скриптов удалите код-заполнитель. Затем вставьте скрипт Google Apps выше в редактор.
Сохраните скрипт: нажмите значок дискеты или нажмите «Ctrl+S», чтобы сохранить скрипт. Дайте ему осмысленное имя, если будет предложено.
Авторизуйте скрипт: если ваш скрипт взаимодействует со службами Google (например, Таблицами, Календарем), вам необходимо предоставить ему разрешение. Нажмите кнопку «Запустить» (значок воспроизведения) и следуйте инструкциям по авторизации.
Запустите скрипт: После авторизации снова нажмите «Запустить». Скрипт будет запущен и выполнит действия по автозаполнению договоров дарения.
С этого момента вы можете легко запустить скрипт из редактора скриптов или создать пользовательское меню или кнопку в своей таблице для его запуска.
Где ещё можно использовать?
Подобные скрипты могут использоваться и для других целей:
Автоматизированные ведомости по заработной плате для отделов кадров
Бухгалтерия микроприятий (большие пользуются уже чем-то другим) могут создавать ведомости по заработной плате для каждого работника. Используя подобный скрипт, они смогут автоматически вносить т��кие сведения, как фамилия, должность, зарплата из главной таблицы, формируя документы по оплате труда.Создание юридических документов
Юридические отделы часто обрабатывают большой объем стандартизированных договоров и соглашений, в которых от клиента к клиенту меняется лишь несколько деталей. Извлекая данные из электронной таблицы (имя клиента, сумма контракта, даты), этот скрипт может автоматически генерировать соответствующие документы за считанные секунды.Табели успеваемости или сертификаты школьников
Школы и университеты могут использовать подобный скрипт для создания табелей успеваемости или сертификатов для учащихся. Сохраняя имена, оценки и достижения учащихся в электронной таблице, скрипт может генерировать персонализированный отчет или сертификат для каждого учащегося.Персонализированные приглашения и таблички для мероприятий
Организаторам мероприятий часто требуется отправлять персонализированные приглашения или создавать именные значки для участников. Используя подобный скрипт можно извлекать данные участников из электронной таблицы и генерировать пригласительные письма или таблички в формате PDF, готовые к печати.
Итоги
Бухгалтерам больше не нужно вручную создавать каждое соглашение, что экономит время и устраняет потенциальные ошибки при вводе данных. Вместо этого они могут положиться на скрипт для создания и хранения всех соглашений в организованной структуре папок на Google Диске, готовых к просмотру и распространению. Такая автоматизация не только оптимизирует административные рабочие процессы, но и обеспечивает согласованность и легкий доступ к записям.
Автор: Михаил Шардин
🔗 Моя онлайн-визитка
📢 Telegram «Умный Дом Инвестора»
30 сентября 2024 г.
