Всем привет. Долго думал, как опубликовать такой кейс, чтобы аудитории здесь было интересно, а не просто для галочки. Рассказывать про очередной опыт автоматизации думаю нет смысла. В итоге понял, что кейс может быть интересен тем, как крупные производители сталкиваются с проблемами внедрения простых и быстрых и, самое главное, эффективных решений.
В 2019 году к нам обратилась всем известная компания Danone. Задача: цифровать и автоматизировать процесс закупки продукции.
Кажется очень странно, такая крупная компания, с производством, с поставками по всей стране в каждую сеть, каждый магазин, кафе и самую отдаленную столовую. Как у них может быть что-то не автоматизировано.
Но оказалось, что самые очевидные решения, которые легко можно разработать, нельзя так просто внедрить в такую крупную компанию.
Основная задача, которую нам надо было решить - это сделать процесс закупки всеми участниками максимально простым, быстрым, в веб и с возможностью автоматизации.
То есть наше решение должно дать возможность специалистам по закупкам в онлайне присоединиться к компании, оформлять заказы онлайн, а менеджеры компании должны быстро онбордить новых клиентов, быстро модерировать заказы и вести процесс закупки и поставки.
То есть простое веб-решение. Но с какими проблемами мы столкнулись.
Производство работает в автоматическом режиме, на каком-то супер индивидуальном ПО. Никто не даст туда вам доступ, не даст возможность работать с API и тем более что-то туда допились или надстроить. То есть сквозной интеграции или надстройки в самой системе нет и быть не может.
Закидывать заказы напрямую в производственное ПО также никто не разрешит с точки зрения безопасности. Каждая заявка на производство подписывается лично менеджерами, чтобы не дай б... лишнего не заказали и производство не сделало продукцию на склад, которое испортится.
Бухгалтерия работает на 1С.
Юристы работают просто с типовыми контрактами без специализированного ПО.
Менеджеры по закупкам внутри компании работают в excel.
Торговые представители катаются по точкам и подписывают физический контракт и по приезду запускают процедуру через юристов, бухгалтеров, отдел закупки нового покупателя.
Сами покупатели делают заказ по телефону или в мессенджерах.
В общем все очень весело. С чего мы начали.
Самый простой и понятный путь автоматизации - это менеджеры внутри компании. Они максимально заинт��ресованы в упрощении процесса. Это в том числе узкое горлышко, которое проще всего устранить и сразу будет эффект. То есть работа менеджера заключалась в том, чтобы принять заказ, оформить позиции в заявку в excel и загрузить его во внутреннюю систему, которая проведет заявку на производство.
Что мы сделали.
Развернули на домене личные кабинеты менеджеров и выгрузили туда всю базу текущих клиентов с привязкой к менеджеру.
Выгрузили каталог продукции и сделали его по сути онлайн-каталогом с поиском, сортировкой, фильтрацией и так далее.
Настроили индивидуальные условия для компаний:
Точки доставки внутри одного клиента - чтобы все адреса компании были заранее вбиты в систему и для каждой точки можно было сформировать отдельный заказ.
Цены - у каждого клиента своя ценовая политика. Когда мы выбрали клиента и формируем заказ - цены считаются именно по этому клиенту. Менеджер не может совершить ошибку просто по невнимательности.
Скидки - каждому клиенту можно настроить скидки на новые позиции, например. Или для новой торговой точки, перед открытием.
Минимальный размер заказа - удобно не держать информацию, а система сама знает, что в гипермаркет меньше десятка паллетов не поедет, а в кофейню и 5 пачек молока можно доставить.
Кратность заказа - очень удобный функционал, когда кратность считается сама для каждого клиента. Если мы знаем, что минимум - это палет молока, а паллет - это, скажем, 40 пачек, то кратность заказа равна 40 штукам. Очень удобно формировать заказ не думаю и не считая такие мелочи.
Дали возможность менеджеру формировать заказ и выгружать его в excel и загружать excel во внутреннюю систему. Это сокращала процесс обработки заказа с 10-15 минут до 2-3 минут на первых этапах.
Кроме того, история заказов позволяла следующий раз просто скопировать предыдущий заказ и внести при необходимости корректировки.
В итоге что мы получили. Первую версию продукта, которая решила задачу для основной ЦА в компании, при этом мы не ломали привычный процесс для покупателей и не пытались достучаться во внутреннее ПО.
Далее мы взяли задачи торговых представителей и юридической службы. Наша задача была в том, что торговый представитель может ввести на месте данные новой компании и договор сформируется автоматически, скан подпишется и в эту же минуту можно сказать, что контракт подписан. Новому клиенту уже потом придут оригиналы, но в системе уже будет подписанный скан договора со стороны компании. Данные клиента уже есть в системе и менеджеры могут принимать от него первые заказы.
Для юристов мы дали возможность скачивать договор и отправлять его на печать, не выверяя те данные, которые были заполнены торговым представителем. Им оставалось только распечатать его и отправить оригиналы по указанному адресу.
Для торговых представителей стало удобно то, что все происходит мгновенно и дальше он может не контролировать процесс с юридической точки зрения.
В дальнейших планах было, но мы не успели сделать, развитие функционала для юридического отдела. То есть автоматическое уведомление о истечение срока контракта, автоматическая проверка контрагента по базам должников и искам и другие рутинные юридические задачи, которые сопряжены с рисками, но их легко автоматизировать. Возможно реализуем в следующих проектах.
Когда цепочка: торговый представитель - новый клиент - юридическая служба - менеджер заказов были автоматизированы, мы перешли к следующему очевидному шагу: вывод каталога для общего пользования.
Мы сделали красивое промо для всех, чтобы покупатели сами могли изучать продукцию, торговые представители могли показывать красивый каталог и быть реально сильнее конкурентов даже в самой подаче и презентации. Но самое главное, что все могли получить доступы в свои личные кабинеты, увидеть историю заказов и формировать новые заказы.
Что здесь получает клиент:
Нет необходимости звонить или писать - зашел онлайн - повторил заказ - получил смс, что все готово и ожидает поставки.
Видит статистику по своим заказам и может прогнозировать свои заказы.
Видит документацию по заказам и может ее скачать, подписанную производителем.
Но к сожалению в этой сфере работают супер консервативные люди. в 2019 году это оказалось просто глухой стеной, в которую мы стучались.
Никто не хотел даже слышать о том, что вместо звонка надо что-то там куда-то там заходить и запоминать логины и пароли. Проще позвонить и забыть, а все вытекающие проблемы из этого не так сильно волнуют и беспокоят, да и привыкли все к ним, не то что к этим вашим онлайнам. При этом такая система только у вас одних, а всем остальным все равно надо звонить.
Как мы решали проблему. По сути мы старались промоутить акции и скидки, чтобы они заходили туда ради выгоды.
Крупные сети цепляли на то, что они могут управлять из одного места всеми своими объектами и заказывать все туда в два клика. А когда у вас 12 брендов и 50-100 точек по стране - это оказывается удобно.
Также документы и статистика оказались полезной фичей, ради которой иногда заходили в личный кабинет.
На сегодня я бы принял другое решение - я уходил бы в телеграм-бот и позволял бы все делать через него, в том числе отслеживание статуса поставки и уведомление о том, если производство не успевает выполнить весь заказ в эту смену и приедет только часть заказа, а остаток приедет в другое время, чтобы сеть могла оперативно принимать управленческие решения, чем заполнить полку.
Финальным этапом было - контроль дебиторской задолженности. Это был самый важный момент, чтобы компания вовремя получало уведомление о том, что у нее накопился долг и скоро заказ заблокируется.
Так как система уже разработана и работала, убедить бухгалтерию в том, что нам надо получать данные из 1С по API оказалось очень просто. Бухгалтерам не приходилось контролировать задолженность самостоятельно и менеджеры не отвлекали их вопросами: есть ли задолженность, а какая и когда они ее погасят. В итоге был настроен алгоритм поведения системы при накоплении дебиторской задолженности.
Так, не ломая процесс компании мы смогли запустить процесс автоматизации в вебе при помощи банальных и простых решений.
К сожалению проект был запущен в августе 2020 года, и вскоре Danone ушел с рынка Беларуси и России.
И остался одна нереализованная идея, которая могла многое изменить. Мы хотели получать баланс компании и на основе аналитики понимать оборачиваемость продукции и формировать индивидуальные предложения по отсрочке платежей. На основе маржинальности мы могли строить индивидуальное ценообразование. А также при хорошей оборачиваемости и маржинальности, мы могли бы рассчитывать овердрафтовые кредиты от банков и финансировать перспективных ритейлеров и тем самым повышать их покупательскую способность.
Вот такая история одного интересного проекта.
Почему решил написать об этом спустя столько лет. Прошло 5 лет и рынок поменялся. Сейчас на позициях менеджеров по закупкам находятся молодые ребята, которые легко используют онлайн инструме��ты. Именно по этому мы начинаем получать некоторые заявки на такие решения. Когда решил вспомнить проект, понял, какой он был прикольный и решил поделиться с теми, кому это может быть интересно.
