В предыдущих статьях нашего цикла мы рассказали о том, как осуществляется подключение почты и ресурсов в Outlook (classic), а также о том, как при помощи сервиса автообнаружения максимально упростить подключение к корпоративной почте для пользователей. Однако помимо непосредственно почты пользователи используют также календари и адресные книги. О том, как свести достаточно сложный и запутанный процесс их подключения в Outlook к паре кликов, мы расскажем в этой статье.
Использоваться для подключения календарей и адресных книг будет SVZLink Plugin for Outlook (classic), входящий в комплект поставки SVZLink Suite. Это дополнение для Outlook (classic) поддерживает автоматическое обнаружение доступных на сервере CalDAV/CardDAV ресурсов и их массовое добавление в Outlook (classic).
Обращаем ваше внимание на то, что работа плагина в Outlook (new), Outlook for Mac и Outlook mobile не поддерживается.
Принцип работы плагина
В своей работе плагин напрямую использует SVZLink Autodiscover service, а также данные учетной записи IMAP в Outlook (classic). С помощью сервиса автообнаружения плагин получает URL CardDAV/CalDAV сервиса почтовой системы, а из настроек учетной записи IMAP — реквизиты учетной записи (логин и пароль). Благодаря этому получение перечней адресных книг и календарей почтовой системы, являющихся CardDAV и CalDAV ресурсами соответственно, происходит автоматически без запроса дополнительных данных у пользователя.
Для каждого из подключаемых DAV-ресурсов автоматически создаются папка с указанием задаваемого названия профиля SVZLink в названии, позволяющего пользователю удобным ему способом идентифицировать ресурсы, подключенные с разных серверов и/или учётных записей, и профиль в CalDAV Synchronizer for Outlook, связанный с созданной папкой.
В результате изменения в адресных книгах и календарях, произошедшие на сервере, синхронизируются периодически в Outlook (classic) пользователя, а изменения, сделанные пользователей в Outlook (classic) – синхронизируются на сервер немедленно. Кроме того, обнаруживаются и изменения перечней доступных на сервере пользователю календарей и адресных книг (т.е. добавление или удаление соответствующих ресурсов на сервере).
При этом пользователю доступны все адресные книги и календари, подключенные в учётную запись пользователя на сервере, включая общие ресурсы и ресурсы, доступные только для чтения (например, общие календари или глобальная адресная книга, GAL), чего в Outlook (classic) нельзя достичь при использовании альтернативы в виде протокола ActiveSync.
Использование плагина
После установки плагина его интерфейс доступен в Outlook на вкладке SVZLink (здесь и далее под Outlook имеется в виду только Outlook (classic)). Он состоит из разделов
Учетные записи DAV
Настройки
О программе
В разделе “Учетные записи DAV” содержится информация о настроенных в Outlook учетных записях IMAP. Для тех из них, которые были настроены при помощи SVZLink Autodiscover service можно создать профиль, в рамках которого осуществляется поиск DAV-ресурсов.
Для создания профиля нужно выбрать подходящую учетную запись из списка, после чего указать имя профиля и поставить галочку «Включить и синхронизировать этот аккаунт», при необходимости — задать период синхронизации с сервером. После выполнения этих действий появится список доступных для подключения ресурсов — календарей, задач и адресных книг.
Типы ресурсов в списке отмечены соответствующими иконками, также в списке отображается их название на сервере и возможность записи в них. К примеру, подключенная только на чтение глобальная адресная книга отображается как недоступная на запись, однако собственная адресная книга пользователя отображается как доступная на запись.
Подключать можно как отдельные ресурсы, выделяя их по отдельности, так и все сразу в один клик, воспользовавшись массовым выделением. После того как все необходимые ресурсы выбраны, следует нажать на кнопку «Применить», чтобы подключить их в Outlook. После этого плагин предложит перезагрузить Outlook для того, чтобы изменения вступили в силу. Рекомендуем так и сделать, так как в противном случае Outlook может «не заметить» добавившихся адресных книг и/или календарей (как показывает опыт использования Outlook CalDAV Synchronizer, обычно в первый раз именно так и происходит, в последующие разы перезапускать Outlook может не потребоваться).
После перезагрузки все подключенные календари, списки задач и адресные книги появятся в соответствующих разделах, а их содержимое будет обновляться с заданной в диспетчере DAV периодичностью. В случае, если обновить содержимое DAV-ресурсов нужно срочно, можно воспользоваться опцией принудительной синхронизации в CalDAV Synchronizer for Outlook.
Процесс подключения DAV-ресурсов выполнен так, чтобы быть интуитивно понятным даже пользователям не знакомым с протоколами CalDAV/CardDAV и занимает от нескольких секунд до минуты в случае выполнения перезагрузки Outlook.
Добавление/удаление ресурсов
В случае, если подключенные при помощи плагина ресурсы на сервере будут удалены или переименованы, при входе в Диспетчер учетных записей DAV плагин автоматически выдаст предупреждение о том, что один или несколько ресурсов недоступен, в связи с чем предложит удалить их из списка подключенных. При этом у пользователя будет возможность локально сохранить папки с содержимым удаленных или переименованных ресурсов по состоянию на момент последней синхронизации.
В случае, если пользователь согласится, то проблемные профили в CalDAV Synchronizer for Outlook и связанные с ними папки будут автоматически удалены. В случае, если пользователь откажется, проблемные папки и профили сохранятся, однако при повторном входе в Диспетчер учетных записей DAV предупреждение появится вновь.
В случае, если ресурсы DAV наоборот появятся, они отобразятся в списке доступных ресурсов как неподключенные. Как в случае с другими ресурсами, достаточно просто выбрать их и нажать на кнопку «Применить», чтобы осуществить их подключение в Outlook.
Настройки
В настройках плагина SVZLink можно:
Изменить локализацию. Поддерживаются русский и английский языки.
Настроить период синхронизации по умолчанию. Изначально он составляет 10 минут
Настроить синхронизацию пароля с паролем IMAP. Данную опцию следует включать в случае, если пароль IMAP и пароль CalDAV/CardDAV всегда гарантированно совпадают. В случае, если пароли совпадали в момент подключения и в будущем пароль IMAP будет изменен, а пароль CalDAV/CardDAV останется прежним, данную опцию следует отключить.Потенциально это возможно, например, если почта и CalDAV/CardDAV находятся вообще на разных сервисах или разных серверах.
Настроить прокси. Введенные здесь настройки будут использоваться по умолчанию для всех метапрофилей. Также прокси можно настроить для отдельных метапрофилей.
Отключить/включить проверки сертификатов. Настраивается как для сервиса автообнаружения, так и для уровне DAV-сервера. Это необходимо для тестовых и локальных развертываний, в которых использование коммерческих сертификатов нецелесообразно.
Тайм-аут выполнения сетевых запросов. При необходимости это значение может быть увеличено для медленных и/или нестабильных подключений к Интернет, или уменьшено для компьютеров в надёжной и высокоскоростной локальной сети организации.
Альтернативный метод работы с учетными записями следует использовать в случае возникновения проблем с добавлением настроенных в Outlook (classic) учетных записей в список доступных в Менеджер учетных записей DAV (по словам разработчиков, альтернативный метод не обнаруживает учётные записи IMAP, добавленные после запуска Outlook, но лучше описан в документации Microsoft).
Установка
В комплекте поставки плагина два файла — непосредственно инсталлятор и файл setup.exe. При запуске setup.exe инсталляционный скрипт определяет установлен ли в системе Microsoft Visual C++ Redistributable и Microsoft Visual Studio Tools for Office Runtime и, в случае их отсутствия, предлагает его скачать (хотя обычно эти компоненты уже установлены вместе с Microsoft Office). Среди других зависимостей плагина — очевидно, сам Outlook (classic), а также дополнение CalDAV Synchronizer for Outlook, которое должно быть установлено самостоятельно перед установкой плагина SVZLink.
Поддерживается установка как с использованием графического мастера установки, как и неинтерактивная установка из командной строки (то же верно и для дополнения Outlook CalDav Synchronizer). Таким образом, в организации возможна централизованная установка плагина и необходимых для его работы дополнений для Outlook, например, с использованием доменных политик или иных средств управления программным обеспечением на рабочих станциях пользователей.
Поддерживаются два варианта установки плагина: только для текущего пользователя и для всех пользователей на локальной машине. В первом случае пользователю для установки и обновления не потребуется никаких дополнительных привилегий, а во втором случае — для установки и обновления потребуются права администратора компьютера.
Как и в случае с любой другой программой, поддерживающей два вида установки, не рекомендуется использовать на одном компьютере сразу оба режима установки.
Рекомендованной является установка в формате «для всех», кроме случаев, когда она невозможна по организационным причинам. Кроме того, установка CalDAV Synchronizer for Outlook даже при установке в формате «только для себя» требует повышения привилегий. В результате проще оба плагина установить в одном формате «для всех».
В случае же централизованной установки режим «для всех» является рекомендуемым для обоих плагинов.
Кроме того, поддерживаются доменные политики для централизованного управления плагином SVZLink. В настоящее время не готовы admx-файлы политик, но по запросу предоставляются используемые плагином для этой цели ключи реестра.
Таким образом SVZLink плагин для Outlook (classic) позволяет пользователям в несколько кликов настроить синхронизацию серверных адресных книг и календарей c Outlook (classic) по протоколам CardDAV/CalDAV без какой-либо помощи со стороны системного администратора.
Планы на будущее:
SVZLink находится на стадии публичного бета-тестирования и ряд функций пока что только планируется реализовать. Среди них:
1. Ресурсы на отдельном сервере
В случае, если DAV-ресурсы надо подключить с отдельного сервера, не использующем Autodiscover service, и/или доступ к ним осуществляется с использованием других учетных данных, отличных от используемых для IMAP-почты, доступ к ним при помощи SVZLink получить пока что нельзя. В будущем будет добавлена возможность ввода отдельных учетных данных для сервера CalDAV/CardDAV.
2. Кнопка «Сделать всё и сразу»
Как уже было отмечено ранее, подключение DAV-ресурсов требует минимальных действий со стороны пользователей. И если задача пользователя подключить сразу все, то почему бы не свести этот процесс к нажатию одной кнопки? Такая опция появится в будущем.
3. Автоматическое назначение DAV-ресурсов календарям и адресным книгам по умолчанию, а также автоматическая настройка функции Free/Busy.
Из-за особенностей поведения Outlook (classic), все создаваемые пользователем события календаря и контакты автоматически добавляются в календарь и адресную книгу по умолчанию в Outlook (classic), а в случае попытки сохранения встречи или контакта в другие папки, пользователь каждый раз получает предупреждение.
В настоящее время нет возможности назначать серверный ресурс для календаря и адресной книги по умолчанию в Outlook (classic).
Кроме того, Outlook (classic) требует явно задать в конфигурации URL для выполнение Free/Busy запросов к не-Exchange серверам, необходимых при планировании встреч для определения свободных тайм-слотов у приглашаемых на встречи участников.
Появление перечисленных в третьем пункте функций, в силу их критичности для пользователей, запланировано в ближайших версиях.
