Одной из функций электронной, которой регулярно пользуются офисные сотрудники, является автоответчик. Автоматический ответ на получаемые письма настраивается на время ухода в отпуск, командировки или просто в выходные и нерабочие часы. В Carbonio, как почтовом решении корпоративного класса, данная функция имеется и настраивается очень гибко. В данной статье мы разберем большинство наиболее популярных сценариев использования автоответчика и на их примере научимся эффективно его использовать.
Автоответчик, также называемый “Out of office” или “OoO” пользователь может настроить самостоятельно в настройках веб-клиента Carbonio в разделе “Общие настройки”.
Настройки автоответчика состоят из нескольких полей. Первое поле “Вне офиса” позволяет полностью включить или отключить функцию автоответа.
В случае отключения автоответчика, все остальные поля в данной секции становятся неактивными, а автоматические ответы, даже если они настроены, никому не отправляются.
После включения функции автоответчика пользователь может настроить автоматический ответ на сообщения. Ответ может быть отправлен только в формате обычного текста без форматирования. Это позволяет добиться большей совместимости.
Без дополнительных настроек автоматический ответ будет отправляться всегда и всем. Для того, чтобы этого избежать, можно задать расписание, по которому автоответы будут отправляться, а также установить круг лиц, которым будет отправляться автоответ.
В поле “Внешние отправители” можно настроить отдельное сообщение, которое будет отправляться внешним отправителям.
Пользователю предлагается на выбор четыре варианта - использовать единое сообщение автоответчика для коллег и внешних отправителей, вовсе не отвечать на сообщения от внешних отправителей, а также две опции, касающихся включения в число коллег контактов из адресной книги.
В случае выбора последних двух опций, появится новое поле, в котором можно настроить автоматический ответ для внешних отправителей.
Еще одной опцией является настройка расписания отправки автоматических ответов. На письма, которые приходят в рамках указанного расписания будут отправляться автоматические ответы.
Следует учесть, что Carbonio сохраняется информация об автоответах, где ин��ормация об отправленном автоответе может храниться на протяжении нескольких дней. По умолчанию глубина хранения данных об отправке автоответов составляет 2 дня. Это означает, что пользователь, который написал вам во время действия автоответчика и получил автоматический ответ, не будет получать его в ответ на свои последующие письма в течение двух дней.
Это может стать проблемой для пользователей, которые настраивают автоответ таким образом, чтобы он работал каждый день в нерабочее время. Именно поэтому глубина хранения кэша может быть настроена администратором на уровне отдельных пользователей или классов обслуживания.
Примеры
carbonio prov modifyAccount user@carbonio.loc zimbraPrefOutOfOfficeCacheDuration 1d
carbonio prov modifyCos default zimbraPrefOutOfOfficeCacheDuration 7d
В первом случае мы установили глубину хранения информации об автоответе для пользователя user@carbonio.loc на 1 день, а во втором случае мы установили глубину хранения информации об автоответе для класса обслуживания default на 7 дней.
Помимо этого параметра в командной строке можно настроить:
Включение/выключение функции автоответа - carbonio prov modifyAccount user@carbonio.loc zimbraFeatureOutOfOfficeReplyEnabled TRUE
Включение/выключение автоответа для внешних пользователей - zimbraPrefOutOfOfficeExternalReplyEnabled FALSE
Включение/выключение автоответа - carbonio prov modifyAccount user@carbonio.loc zimbraPrefOutOfOfficeReplyEnabled TRUE
Текст автоответа - carbonio prov modifyAccount user@carbonio.loc zimbraPrefOutOfOfficeReply “Здравствуйте, буду отсутствовать на рабочем месте до сентября. Не пишите мне.”
Текст автоответа для внешних пользователей - carbonio prov modifyAccount user@carbonio.loc zimbraPrefOutOfOfficeExternalReply “Добрый день, возможно вы ошиблись адресом. Попробуйте написать на адрес info@company.com”
Включение/выключение использования стандартного автоответа для внешних пользователей - carbonio prov modifyAccount user@carbonio.loc zimbraPrefOutOfOfficeSuppressExternalReply FALSE
Время начала действия автоответа - carbonio prov modifyAccount user@carbonio.loc zimbraPrefOutOfOfficeFromDate 20250811210000Z
Дату окончания действия автоответа - carbonio prov modifyAccount user@carbonio.loc zimbraPrefOutOfOfficeUntilDate 20250915205959Z
Таким образом Carbonio предоставляет массу возможностей для гибкой настройки и использования функции автоматического ответа на письма, которые могут быть полезны не только во время отпуска, но и в ежедневной работе.
По вопросам тестирования, приобретения, предоставления лицензии и консультаций обращаться на почту sales@svzcloud.ru к эксклюзивному партнеру Zextras
Получить информацию и обменяться информацией о Carbonio CE вы можете в группах в Telegram CarbonioMail и Carbonio CE Unofficial.
