От переводчика: в этой статье нет ссылок на конкретные LLM или другие продукты, зато есть полезные советы, которые каждый аналитик может применить.

И это хорошо! Потому что сфера ИИ развивается очень быстро и всякий софт, который сегодня в моде, завтра может быть забыт. Но общие приемы и методы работы останутся — об этих практиках и рассказывают авторы статьи.

Коротко, честно и по делу, как сказал бы ChatGPT 😀

Давайте честно: большинство советов про «ИИ для бизнеса» либо слишком общие, либо слишком технические, чтобы быть полезными. Пока мы готовили курс «AI for Process», я поговорил с десятками участников BPMInstitute.org — аналитиками, архитекторами и руководителями процессов, — которые уже экспериментировали с генеративным ИИ. Кто-то только начинал, кто-то копал глубоко, но все пытались сделать ИИ полезным в повседневной процессной работе.

Эти 10 техник стали лучшими. Если вы только начинаете, используйте этот список как трамплин. Каждая из них — это реальные уроки, реальная польза и понятный путь к тому, чтобы уже завтра работать умнее.

Быстрый старт Process Discovery

Раннее исследование почти всегда затягивается. Разрозненная документация, расплывчатые должностные инструкции, устаревшие регламенты — стартовая точка редко бывает ясной.

ИИ-инструменты помогут навести порядок. Загрузите заметки, расшифровки встреч или даже фрагменты стартовой презентации и попросите ИИ выделить предполагаемые шаги, участников и решения. Это поможет сформулировать первоначальную гипотезу для валидации — вместо того чтобы начинать с нуля.

Анализ обратной связи и исключений

Логи исключений, тикеты поддержки и эскалационные письма содержат массу инсайтов — но у команд редко есть время разбирать их вручную.

Здесь ИИ экономит часы. Экспортируйте комментарии, скопируйте содержимое из таблицы или общего документа и попросите ИИ сгруппировать проблемы по шаблонам и темам. Так вы поймёте, где процесс реально ломается, — и будете улучшать на фактах, а не предположениях.

Поиск трения в человеческих решениях

Не все задержки связаны с задачами. Многие живут в «серых зонах», где люди по-разному трактуют правила — например, в согласованиях, оценке рисков или при передаче между ролями.

Соберите несколько примеров (формы, согласования, заметки по кейсам) и попросите ИИ указать на неоднозначности, недостающие критерии или шаги, которые слишком зависят от «устной традиции». Это поможет спроектировать более понятные потоки и снизить путаницу и усталость от принятия решений.

Черновики процессной документации

Нужно ли писать с нуля или обновлять устаревшие регламенты — ИИ ускорит работу.

Начните со списка ключевых шагов, ответственных ролей и известных вариаций. Попросите ИИ подготовить первый черновик в ясном процедурном стиле. Так вы получите документ, готовый процентов на 70, — чистую базу для правок по фактам и тону.

Подготовка к встречам со стейкхолдерами

ИИ поможет объяснять изменения в процессах чётче и увереннее.

Перед следующей встречей загрузите рабочие материалы и попросите резюме ключевых пунктов, черновик заметок или план слайдов. Ещё лучше — попросите список типичных возражений и зон непонимания. Так вы предугадаете сложные вопросы и будете наготове.

Автоматизация повторяющихся микрозадач

Чтобы снять трение в рутине, не всегда нужен BPMS или RPA. Генеративный ИИ закроет множество микрозадач при правильных промптах.

Он поможет:

  • Превращать сумбурные заметки в чистые follow-up письма

  • Переформатировать регламенты в чек-листы

  • Делать сводки для стейкхолдеров из заметок встреч

  • Проверять формы заявок на неполноту

  • Переписывать тяжёлые тексты для читаемости

  • Выделять конкретные шаги из плановых документов

  • Суммировать результаты опросов в ключевые выводы

  • Составлять чек-листы комплаенса из формулировок в политиках

  • Превращать пункты задач в проектные шаблоны

  • Создавать инструкции на основе стандартных рабочих потоков

Это не демо — так процессные специалисты реально возвращают себе время.

Сравнение вариантов процесса

Предлагая улучшения, полезно показывать опции. Многие команды используют ИИ, чтобы накидать альтернативные потоки до встречи со стейкхолдерами.

Опишите текущее состояние и попросите ИИ сгенерировать вариации: более «бережливую», с меньшим риском, клиентоцентричную или масштабируемую. Это даст новые идеи, расширит альтернативы и усилит аргументацию изменения.

Ускорение моделирования процессов

Когда перед вами пустое полотно моделера, ИИ поможет построить первоначальный каркас.

Вставьте описания ролей, SLA вендоров или неформальные описания процесса и попросите ИИ разложить шаги и зоны ответственности. Так вы набросаете дорожки, последовательности задач или роли по RACI — а затем импортируете или воспроизведёте это в своём моделере.

Это не финал, но до первой версии вы дойдёте гораздо быстрее.

Краткая сводка изменений процесса

После редизайна половина успеха — правильно донести изменения. ИИ поможет объяснить суть быстрее.

Дайте список «до/после» и попросите подготовить:

  • Письмо-резюме для затронутых пользователей

  • Брифинг для руководителей и спонсоров

  • Список ключевых различий

  • Предложенные FAQ для поддержки релиза

Так вы сохраните консистентность во всех каналах и сократите цикл переписываний.

Библиотека переиспользуемых промптов

Опытные процессники не пишут новые промпты каждый раз. Они сохраняют удачные.

Чаще всего — в простом документе Word/Google Doc или закреплённой странице в Notion. Нашли промпт, который даёт полезный результат — хорошее письмо стейкхолдерам, чистый чек-лист, план тренинга — сохраните для повтора.

Так вы будете ра��отать всё быстрее и стабильнее от проекта к проекту. Можно завести категории: discovery, документация, коммуникации, подготовка и т. д.

Напоследок

Это уже не эксперименты. Так профессионалы используют ИИ сегодня — без миграции платформ, без зависимости от ИТ и без крутой кривой обучения.

Не нужно разрешение. Не нужен код. Нужен один практический кейс, чтобы стартовать.

А дальше? Вы начнёте экономить время, работать умнее и приносить больше ценности в процессную работу — как те участники, что поделились своими идеями.

Даже применив часть этих техник, вы можете вернуть себе 4–8 часов в неделю — время, которое пойдёт на более ценную аналитику, коллаборацию и улучшение процессов.

Подписывайтесь на канал BPM Developers — про бизнес-процессы: новости, гайды, полезная информация и юмор.

Об авторах:

Джордж Барлоу (George Barlow) — основатель и генеральный директор Stratiza, компании стратегических и креативных услуг. Ранее занимал должности Chief Sales Officer в Trisotech (мировой лидер в решениях для цифрового предприятия), вице-президента по BPM и облачным решениям в AgilePoint, директора по продажам в Bosch Software Innovations, CEO Cloud Harbor, Inc., а также семь лет работал в Appian Corporation. До Appian занимал посты старшего вице-президента по технологиям и операциям в iBeacon.com и старшего вице-президента по ИТ в сфере здравоохранения в ProVantage Health Services, Inc.

Он участвовал во многих крупных успешных проектах для таких организаций, как Enterprise Rent-A-Car, Telus, Concur Technologies, Manulife Financial/John Hancock, Merck & Co., CVS Caremark и Walgreens.

Г-н Барлоу — преподаватель BPMInstitute.org и DBIZInstitute.org; имеет сертификат Certified Business Process Management Professional, а также статус Business and Technical Professional Advanced в программе OMG Certified Expert in BPM (OCEB). Постоянно выступает на отраслевых мероприятиях и опубликовал множество статей, белых книг и блогов по темам BPM и облачных вычислений.

Грегг Рок (Gregg Rock) — редактор и основатель BPMInstitute.org, BAInstitute.org и DBIZInstitute.org

Имея более 25 лет опыта в создании и развитии профессиональных сообществ, Грегг Рок признан отраслевым лидером в области профессионального обучения и образования, необходимых для поддержки трансформационных инициатив предприятий. Его работа отмечалась в Wall Street Journal, Fortune, Financial Times, CIO Magazine и The New York Times. На протяжении карьеры Грегг развивал сообщества, проводил исполнительные нетворкинг-форумы и формировал консультативные советы по темам от ИБ и аутсорсинга до мультимедиа и Y2K, но больше всего известен достижениями в областях управления бизнес-процессами (BPM), цифрового бизнеса (DBiz), бизнес-архитектуры (BA) и облачных вычислений. В частности, BPM — широко признанный подход к проектированию организационных и информационных систем предприятия. Этот фокус на процессных навыках породил спрос корпораций на контент, коллаборацию и образовательные ресурсы по BPM — нишу, которую Грегг много лет последовательно заполняет.

В 1997 году Грегг основал BrainStorm Group и сеть сообществ BrainStorm Communities — специализированные веб-порталы для практиков BPM, BA и SOA, предназначенные для нетворкинга и получения образования, профессиональной подготовки онлайн и на очных мероприятиях. Благодаря этому более 100 000 специалистов из более чем 125 стран получили возможность сотрудничать и обмениваться лучшими практиками — онлайн и лицом к лицу. Сообщества BrainStorm предлагают полный набор сервисов для участников: рассылки, дискуссионные группы, блоги, виртуальные и очные мероприятия, очное и онлайн-обучение, программы сертификации и профессиональную сертификацию. За время своей работы Грегг провёл более 100 отраслевых событий в Северной и Южной Америке, EMEA и Австралии, в которых приняли участие свыше 300 000 профессионалов.

Он руководил разработкой программы Certified Business Process Management Professional. Опираясь на коллективную экспертизу ведущих специалистов по BPM, эта сертификация обеспечивает объективную оценку знаний, навыков и компетенций профессионала в области BPM. Недавно Грегг возглавил запуск нового сообщества BrainStorm, посвящённого цифровому бизнесу и трансформации — DBizInstitute.org.

Грегг получил частную пилотскую лицензию в 1991 году и остаётся активным членом Aircraft Owners and Pilots Association (AOPA). Когда не летает, он активно участвует в жизни местного сообщества и тренирует детские команды по бейсболу, футболу и лакроссу.