Как организовать фото- и видеосъёмку мероприятия, чтобы потом не было стыдно за контент

[PereslavlFoto]

Обязательно согласуйте смету

Но ведь это сведёт выбор к единице или даже меньше!

чтобы передать их гостям

И ещё вы забыли подчеркнуть, что результат съёмки надо публиковать под свободной лицензией, чтобы мы смогли использовать этот результат на Хабре, не нарушая законы об авторских правах. Если этого не сделать, участники вашего мероприятия не смогут законным образом использовать эти фотографии в своей работе.

[kseniaevent]

Но ведь это сведёт выбор к единице или даже меньше!

Никогда с таким не сталкивалась. Все подрядчики всегда предоставляют смету

надо публиковать под свободной лицензией

Скорее всего вы говорите о другом виде съемок. Обычно при заказной съемке мероприятия права на отснятый материал переходят заказчику и это прописывается в договоре

[PereslavlFoto]

Все подрядчики всегда предоставляют смету

И тут оказывается, что она чрезмерно велика, что её надо сократить в десять или пятнадцать раз.

переходят заказчику...

...специально для того, чтобы заказчик опубликовал фотографии под открытой лицензией. А если этого не сделать, все получившие эти снимки, то есть все участники мероприятия, не будут иметь права использовать эти фотографии в своей работе.